FINANZBUCHHALTUNG (FiBu)

Anforderung

Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011, das die die elektronische der Papierrechnung gleichgestellt, auf der Hand. Beim Rechnungsversender müssen eine Reihe von Kostenpositionen, wie z.B. Druck, Kuvertieren, Porto bis hin zur Archivierung berücksichtigt werden. Der elektronische Rechnungsversand per E-Mail bietet schnelle und enorme Einsparungspotentiale (neben den Portokosten), bei Amortisationszeiten von tlw. unter einem Jahr.

Leistungsumfang

Mit dem Modul „Digitalisierter Rechnungsversand“ lassen sich auf einfache Art und Weise elektronische Rechnungen im PDF-Format direkt aus deLUXE-ERP erstellen und an Kunden versenden. Unternehmen sparen nicht nur Zeit sondern auch Kosten für Papier, Druck und Versand.

Dabei ist zu beachten, das für den Versand einer E-Rechnung  der Versender das Einverständnis des Empfängers benötigt.

Anforderung

Neben der Option Mahnungen zu drucken und zu faxen, können mit dem deLUXE-ERP Modul „e-Reminder“ auch Kontoauszüge und Mahnungen per E-Mail direkt an säumige Kunden gesendet werden.

Leistungsumfang

• Versand nur an freigegebene E-Mail Adressen
• Eingabe einer/mehrerer E-Mail Adressen
• Archivierung der per E-Mail versendeten Mahnungen und Sammelmahnungen in der Historie des Kunden
• Protokollierung des Datentransfers
• Anzeige des Versandstatus

Anforderung

In einer global vernetzten Wirtschaftswelt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Waren und Dienstleistungen über nationale Grenzen hinweg anzubieten, dabei jedoch die regionalen steuerlichen Vorschriften einzuhalten. Dies ist insbesondere im europäischen Raum relevant, wo unterschiedliche Umsatzsteuerregelungen die Geschäftsprozesse komplex gestalten können. Das deLUXE-ERP-Modul „EU-Lieferschwelle|OSS“ wurde entwickelt, um diese Herausforderung zu meistern und die EU-Internationalisierung Ihres Unternehmens zu erleichtern.

Leistungsumfang

Wenn Unternehmen an Privatkunden in der EU – ohne EG Umsatzsteuer ID – über die festgelegte Lieferschwelle hinaus Waren liefern, ist eine Registrierung im jeweiligen EU-Land notwendig. Nach Überschreitung der Lieferschwelle eines Landes unterliegen die aktuelle und alle folgenden Lieferungen an private Kunden in diesem Land der Umsatzsteuer des Empfängerlandes. Das Versäumnis der Meldung bei Überschreitung der Lieferschwelle kann zu umsatzsteuerlichen Korrekturen und möglichen Strafzahlungen in den Empfängerländern führen.

Das deLUXE-ERP-Modul „EU-Lieferschwelle|OSS“ bereitet Ihr Unternehmen optimal auf diese Anforderungen vor. Es ermöglicht eine länderspezifische Umsatzsteuer-Eingruppierung bei Überschreitung der Lieferschwellen und sorgt für eine korrekte Buchung auf das Erlöskonto bei Rechnungsstellung an Kunden ohne Ust.ID., unter Berücksichtigung der landesspezifischen Umsatzsteuer des jeweiligen EU-Landes.

Hierbei sind einige Vorteile des Moduls:

1. Compliance-Sicherheit: Das Modul unterstützt Sie dabei, steuerrechtliche Vorgaben in den verschiedenen EU-Ländern korrekt einzuhalten und mögliche Strafzahlungen zu vermeiden.
2. Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse erleichtern die Handhabung von unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen und reduzieren den administrativen Aufwand.
3. Aktuelle Schwellenwert-Informationen: Über Ihre zuständige Handelskammer können Sie die neuesten Informationen zu den Schwellenwerten der einzelnen EU-Mitgliedsländer einholen und Ihr System entsprechend anpassen.
4. Klare Finanzübersicht: Durch die korrekte Zuordnung der Umsatzsteuer und Buchung auf die entsprechenden Erlöskonten behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen.

Das deLUXE-ERP-Modul „EU-Lieferschwelle|OSS“ ist eine essenzielle Erweiterung für alle Unternehmen, die ihre Produkte und Dienstleistungen EU-weit anbieten möchten, und stellt einen entscheidenden Schritt zur Internationalisierung im Einklang mit den regionalen Steuervorschriften dar. So bleibt Ihr Unternehmen nicht nur wettbewerbsfähig, sondern navigiert sicher durch die steuerrechtlichen Anforderungen des EU-Binnenmarktes.

Aktuelle Informationen zu den Schwellenwerten der einzelnen EU-Mitgliedsländer können Sie z.B. bei Ihrer zuständigen Handelskammer in Erfahrung bringen.

Anforderung

Es soll eine Finanzbuchhaltung (TOPIX oder LOOPS FINANZ) an deLUXE-ERP angebunden werden.

Leistungsumfang

Das deLUXE-ERP-Modul Faktura-Schnittstelle kontiert alle Ausgangsrechnungen auf die entsprechenden Erlöskonten und übergibt die zugehörigen Daten (Kundennummer, Anschrift, Währung, Kreditlimit, Rechnungsart, Belegnummer und -datum, Text, Steuer, Rechnungsbetrag, Skonto, Zahlungsbedingungen und Zahlungsart etc.) an die deLUXE-ERP unterstützte Finanzbuchhaltung.

In der Finanzbuchhaltung verbuchte Zahlungseingänge werden beim Reimport in deLUXE-ERP automatisch abgeglichen (Kundennummer, Zahldatum, Belegnummer, Zahlbetrag, Skonto und Teilzahlungen etc.).

Anforderung

In mittelständischen Unternehmen steigt die Anzahl der Buchungen im  Rechnungswesen stetig an. Die zeitnahe, digitale Übermittlung von Kontoauszugsdaten in deLUXE-ERP erleichtert und beschleunigt die buchhalterischen Arbeiten in Ihrem Unternehmen und sorgt so für mehr mehr Effizienz und Transparenz auf allen Ebenen.

Leistungsumfang

Auf Basis des Electronic Banking Internet Communication Standard (kurz: EBICS)  ist das Modul „KontoManager“ die effiziente und kostengünstige Lösung zur Optimierung der buchhalterischen Abläufe in deLUXE-ERP. Mit Hilfe dieses Modules können alle von der/den Bank(en) zur Verfügung gestellten, elektronischen Kontoauszüge eingelesen und automatisch verbucht werden. Der KontoManager erkennt die im Belegtext des Auszugs angegebene Rechnungs-/Debitoren- oder Kreditorennummer und kann die daran anschließende Buchung ohne weiteren manuellen Eingriff vornehmen. Die hierfür entwickelte Lerndatei kann so eingerichtet werden, dass bei wiederkehrenden Buchungen  die Beträge automatisch auf die jeweiligen Konten verbucht werden (z.B. Leasing, Miete, etc. steht). Auch das Verarbeiten von Sammlern im Kontoauszug (durch  einfaches Auflösen und Zuordnen) ist effizient gelöst. Durch die intelligente Verwendung von Filtern ist es möglich Buchungsvorschläge automatisch um fehlende Angaben zu ergänzen.


Anforderung

SEPA Zahlungsumstellung zum 01.02.2014.

Leistungsumfang

Dieses Modul hilft Ihnen bei der Umstellung der bisherigen Kontendaten und bei der Verwaltung der für spätere Lastschriften erforderlichen Mandate. Es umfasst die technische Einrichtung der SEPA Zahlwege in deLUXE-ERP, die Dokumentation der Einstellungen sowie der neuen Funktionen und Oberflächen.

Ergänzend werden Stammdaten-Anpassungen, wie die Massenpflege von IBAN und BIC Codes (SWIFT) oder der erforderlichen SEPA Mandate aufgezeigt.

Anforderung

Zahlungsprozesse beschleunigen und vereinfachen, sorgt für mehr Transparenz auf allen Ebenen.

Leistungsumfang

Mit der Umstellung auf das SEPA Lastschriftverfahren wurde im Frühjahr 2014 das bisherige DTAUS Format zur Einreichung von Zahlungen durch ein neues XML-Format abgelöst.

Das deLUXE-ERP Modul unterstützt den SEPA-Zahlungsverkehr (Überweisungen und Lastschriften), über die gesamte Zahlungsprozesskette hinweg –  sowohl im SEPA Direct Debit Core-[Basis-Lastschrift] als auch im SEPA Direct Debit B2B [Firmenlastschrift]-Verfahren.

Die Mandatsreferenznummer sowie die Gläubiger-Identifikationsnummer wird beim Zahlungsverkehr bei jedem SEPA-Datensatz verwendet und automatisch weitergeleitet. Lastschriftmandate werden durch eine in deLUXE-ERP generierte Mandatsreferenznummer gekennzeichnet.

Standardmäßig unterstützt dieses Modul die Formate aller deutschen Hausbanken*.  (Ausländische Hausbanken auf Anfrage).

Anforderung

Im Kontext der geschäftlichen Interaktionen mit gewerblichen Kunden im europäischen Ausland nimmt die EG Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine zentrale Position ein. Diese Nummer muss bereits vor der Erbringung einer Leistung oder dem Verkauf von Waren überprüft werden, um die korrekte Umsatzsteuerabwicklung sicherzustellen. Das Überprüfen der Gültigkeit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist daher eine wesentliche Anforderung für Unternehmen, die im europäischen Binnenmarkt tätig sind.

Leistungsumfang

Das deLUXE-ERP-Modul „UST-ID Prüfung“ vereinfacht diese Prüfung erheblich, indem es die Überprüfung von ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern direkt aus der ERP-Umgebung heraus ermöglicht. Das Besondere an diesem Modul ist, dass es die Notwendigkeit des manuellen Erfassens der zu prüfenden Unternehmensdaten eliminiert, die sonst bei einer Einzelabfrage über das Internetformular des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) anfallen würde.

Im Detail funktioniert das Modul wie folgt:

1. Automatisierte Prüfung: Sobald eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Kundenverwaltung von deLUXE-ERP eingetragen oder geändert wird, initiiert das System automatisch eine Prüfanfrage an das Bundeszentralamt für Steuern. Dies geschieht über einen WebService, was den Prozess nicht nur beschleunigt, sondern auch Fehler durch manuelle Dateneingabe vermeidet.
2. Direkte Integration: Die elektronische Antwort des BZSt wird direkt in deLUXE-ERP integriert und die Prüfergebnisse werden unmittelbar in der Kundenhistorie gespeichert. Dies ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung der Prüfprozesse und stellt sicher, dass eine erneute Prüfung nur bei einer Änderung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich ist.
3. Optionale Dokumentenverwaltung: Mit dem zusätzlichen Modul „Dokumentenverwaltung“ können die von BZSt gelieferten Prüfprotokolle schnell und chronologisch archiviert werden. Dies erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf diese wichtigen Dokumente und trägt zu einer verbesserten Compliance bei.
4. Benachrichtigung und Anforderung: Bei Bedarf kann das deLUXE-ERP-Modul „UST-ID Prüfung“ auch schriftliche Bestätigungen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beim BZSt anfordern. Somit wird ein hohes Maß an Transparenz und Konformität in der Umsatzsteuerabwicklung erreicht.

Durch die Integration dieses Moduls in Ihre deLUXE-ERP-Umgebung können Sie den Verwaltungsaufwand in Bezug auf die Umsatzsteuerüberprüfung deutlich reduzieren und die Compliance in Ihren geschäftlichen Transaktionen im EU-Raum sicherstellen. Es ist ein weiterer Schritt, um die Effizienz Ihrer operativen Prozesse zu steigern und Ihr Unternehmen fit für die Anforderungen des europäischen Binnenmarktes zu machen.

Anforderung

In der global vernetzten Wirtschaftswelt ist es unerlässlich, Geschäftsprozesse effizient und fehlerfrei zu gestalten, insbesondere wenn es um den Handel über Ländergrenzen hinweg geht. Das Handling von Fremdwährungen kann dabei eine Herausforderung darstellen.

Leistungsumfang

Unser innovatives deLUXE-ERP Modul zur automatischen Fremdwährungsaktualisierung nimmt Ihnen diese Last ab, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – Ihre internationalen Geschäftsbeziehungen.

Funktionalitäten im Überblick:

1. Tagesaktuelle Währungskurs-Aktualisierung: Unser Modul stellt sicher, dass die in deLUXE-ERP hinterlegten Währungskurse stets aktuell sind. Sei es der US-Dollar, Schweizer Franken, Britische Pfund oder jede andere relevante Währung – dieses Modul hält die Kurse täglich auf dem neuesten Stand, ganz automatisch.
2. Zuverlässige Datenquelle: Die Basis der Währungskursaktualisierung bildet die Währungskurstabelle/-datei der Europäischen Zentralbank (EZB), eine hoch verlässliche und anerkannte Quelle für Wechselkursinformationen. Ein automatisierter Roboter integriert diese Daten regelmäßig in deLUXE-ERP, sodass Ihre Währungsdaten stets präzise und zuverlässig sind.
3. Intelligente Automatische Umrechnung: Dank einer klugen Logik kann dieses Modul auch zur automatischen Umrechnung von Einkaufspreisen genutzt werden. Dies garantiert, dass die Preise im Artikelstamm, basierend auf der jeweiligen Basiswährung, stets aktuell gehalten werden, wodurch eine korrekte und transparente Preisgestaltung sichergestellt wird.
4. Effiziente Geschäftsprozesse: Mit der automatischen Fremdwährungsaktualisierung minimieren Sie den manuellen Aufwand und das Risiko von Fehlern bei der Handhabung von Wechselkursen. Dies bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis und erhöht die Zuverlässigkeit Ihrer internationalen Geschäftsabläufe.

Mit dem Modul zur automatischen Fremdwährungsaktualisierung optimieren Sie die Verwaltung Ihrer internationalen Transaktionen erheblich. Erfahren Sie, wie deLUXE-ERP Ihnen dabei hilft, die Herausforderungen der Fremdwährungshandhabung zu meistern und Ihre internationalen Geschäftsprozesse effizient und problemlos zu gestalten. Machen Sie den nächsten Schritt in Richtung nahtloser Internationalisierung – mit deLUXE-ERP an Ihrer Seite.

Als Basis dient die Währungskurstabelle/- datei der EZB (Europäischen Zentralbank), die automatisch und regelmäßig in deLUXE-ERP aktualisiert wird.