Mit nur einer Software Prozesse schlanker und intelligenter gestalten
ERP ist die englische Abkürzung für Enterprise Resource Planning, heisst wörtlich übersetzt „Unternehmensressourcenplanung“ und umfasst die unternehmerische Aufgabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Betriebsmittel, wie z.B. Dienstleistungen, Waren, Personal oder Kapital für den betrieblichen Ablauf möglichst genau zu planen, zu steuern und so viel Arbeitszeit einzusparen.
deLUXE-ERP ist eine für den Internationalen Handel ausgelegte ERP-Software, die von der Warenwirtschaft (u.a. Lagerlogistik, PIM (Product Information Management)) über das Kundenmanagement und den Vertrieb (CRM (Customer Relationship Management)) bis hin zum Dokumenten-Management und vorbereitender Finanzbuchhaltung alle Funktionen umfasst, die eine ganzheitliche ERP-Lösung benötigt.
Mit deLUXE-ERP werden alle Mitarbeiter im Unternehmen mit aktuellen Informationen über sämtliche Geschäftsprozesse in nur einzigen einer Anwendung versorgt – unabhängig davon, ob unter Apple Mac oder unter PC gearbeitet wird! Die gesamte Korrespondenz vom Angebot über Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Zahlungserinnerung etc. stellen in deLUXE-ERP nur wenige Mausklicks dar. Alle bereits vorhandenen Informationen wie Adresse, Artikelnummern, Rabatte werden einfach übernommen. Das spart Zeit und minimiert Fehler. Lieferantenbeziehungen sind ebenso übersichtlich abgebildet. Durch die Verknüpfung aller Daten lassen sich auch Fragen beantworten, die häufig nur mit weiteren Softwarekomponenten möglich wären.
So sind die Funktionsbereiche Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition), Bedarfsermittlung, vorbereitende Finanzbuchhaltung, Controlling, Verkauf und Marketing, Stammdatenverwaltung, Stücklistenplanung schon in der Grundversion enthalten und voll funktionsfähig.
Das bietet Anwendern viele Vorteile, denn somit entfällt beispielsweise die mehrfache Datenpflege, da alle Informationen direkt in deLUXE-ERP vorliegen und mit nur einem Klick verwendet werden können. Der Geschäftsleitung, bzw. dem Management ist es über das DCC (deLUXE-Control-Center) leicht möglich, das Unternehmen immer in Echtzeit im Blick zu behalten.
ERP-Software ist ein erweitertes Warenwirtschaftssystem
Warenwirtschaftssysteme sind in vielen Unternehmen unverzichtbar, da sie den Fluss von Waren und Materialien innerhalb des Unternehmens abbilden. Dabei werden die Abläufe in Einkauf, Verkauf, Lager, Wareneingang und Warenausgang definiert. Ein Warenwirtschaftssystem muss zahlreiche Funktionen erfüllen, aber vor allem Informationen zwischen allen beteiligten Bereichen transportieren. Es gibt unterschiedliche Arten von Warenwirtschaftssystemen, darunter geschlossene, offene und integrierte Systeme. Jede Art erfüllt unterschiedliche Anforderungen an entsprechende Softwares wie ERP-Systeme.
Unabhängig von der Art des Warenwirtschaftssystems arbeiten alle nach dem gleichen Prinzip: die physische und computergestützte Abwicklung von Waren und/oder Materialien. Die Stammdaten wie Artikel, Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter, potenzielle Käufer und andere für die Datenbank relevante Objekte werden im Einkauf festgehalten. Dem gegenüber stehen die Bewegungsdaten, wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen. Mit einem Warenwirtschaftssystem können Unternehmen Zeit einsparen, Daten in einem einzigen System einpflegen und Transparenz über die Prozesse gewinnen, um sie zu optimieren. Es ermöglicht auch die Nutzung mehrerer Lager gleichzeitig, ohne den Überblick zu verlieren, und die Anpassung des Sortiments basierend auf realen Statistiken.
Um sicherzustellen, dass ein Warenwirtschaftssystem reibungslos arbeitet, sollten dafür gedachte Programme mindestens folgende Funktionen mitbringen: Stammdatenverwaltung, Bestell- und Bestandsmanagement, Auftragsverwaltung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Lagerplatzverwaltung, Versand- und Transportmanagement, Retourenmanagement und Reporting.
Es ist wichtig zu beachten, dass ein Warenwirtschaftssystem nicht dasselbe ist wie ein ERP-System. Ein ERP-System ist ein erweitertes Warenwirtschaftssystem, das die Ressourcenplanung für weit mehr als nur die Warenbewegung innerhalb eines Unternehmens managt.
Insgesamt bieten Warenwirtschaftssysteme zahlreiche Vorteile, die die Abläufe im Unternehmen beschleunigen und optimieren können. Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, welche Art von Warenwirtschaftssystem am besten geeignet ist, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie weitere Fragen haben oder sich für ein Warenwirtschaftssystem interessieren, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen dabei, die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Studycase: R&G Faserverbundstoffe – Ein Tag mit deLUXE-ERP und eZentrum
Seit 1980 liefert die R&G Faserverbundwerkstoffe GmbH Leichtbauwerkstoffe für die Luftfahrt, den Automobilbau, für Surfboards und Sportboote, für den Modellbau und viele andere Einsatzgebiete. Des Weiteren produziert R&G Faserverbundwerkstoffe GmbH für namhafte Unternehmen im In- und Ausland mehrere tausend Artikel pro Jahr in Lohn.
Das Produktprogramm umfasst über zehntausend Artikel, die auch im Webshop bestellt werden können. deLUXE-ERP und eZentrum als Basis ermöglichen Features, die den Bestellvorgang einfacher und übersichtlicher gestalten. Eine ausgeklügelte Logistik und deLUXE-ERP sorgen dafür, dass die Waren in kürzester Zeit die Empfänger erreichen.
- 08:15: R&G Sachbearbeiterin Katrin Blume startet den Computer und meldet sich an. In deLUXE-ERP sieht sie die über Nacht eingegangenen Bestellungen, die vom Onlineshop eZentrum bereits übertragen wurden. Katrin überprüft die eingegangenen Bestellungen auf Plausibiltät und gibt die Aufträge zur Lagerreservierung und zum Versand frei. Per Mausklick wird eine E-Mail an den Besteller abgeschickt, die ihn informiert, dass die Bestellung bearbeitet wurde und wann er mit der Ware rechnen kann. Zwei neue Kunden sind dabei: Sie erhalten eine E-Mail zur Begrüßung mit Kundennummer für die nächste Bestellung.
- 08:21: Katrins Kollegin Ute Baum startet die Auftragsabwicklung. Anhand der Lagerreservierungen sieht sie, wo noch Ware fehlt, was heute geliefert werden kann und welche Artikel in jedem Fall über das deLUXE-ERP „Produktionsaufträge“ produziert werden müssen. Kunden mit der Zahlungsart Vorkasse erhalten die Rechnungsdaten per E-Mail. Pro Auftrag dauert das durchschnittlich 45 Sekunden, denn alle benötigten Daten sind bereits in deLUXE-ERP vorhanden.
- 09:00: Der Onlinevertrieb testet die Akzeptanz des Angebots eines neuen Lieferanten für Verstärkungsmaterialien: Wie kommen die Materialien dieses Zulieferers bei den Kunden an? Für die zwei der hochwertigsten Materialien werden im „Product Information Management System (PIM)“ Namen, Artikelnummer, ein Internet Beschreibungstext, mehrere Artikelbilder, Preis sowie die Google Kategorie in deLUXE-ERP eingegeben und für den Onlineshop freigegeben. Dieser Vorgang dauert nur wenige Minuten, da schon alle Informationen im Vorfeld zusammengetragen wurden. Sobald die ersten Kunden bestellen, wird automatisch der neue Lieferant ausgewählt. So vermindert die Einkaufabteilung sein Risiko und spart Platz. Damit die Kunden informiert sind, wird bei diesen Materialien die Ampel auf »Gelb« – Lieferung erfolgt zeitverzögert, gestellt. Parallel wird ein E-Mail mit der Information an das Marketing gesendet, die englischen Texte für die beiden neuen Artikel vorzubereiten und einzupflegen.
- 10:55: Für vier Füllstoffe kann der Preis gesenkt werden. Katrin gibt die neuen Preise in den Artikeldaten in deLUXE-ERP ein. Sekunden später hat der eMover die Änderung ins Internet übernommen und Bestellungen erfolgen ab sofort zum neuen Preis.
- 11:00: Andreas Rudolph prüft die Materialbestände und setzt in deLUXE-ERP eine befristete Aktion für die neuen Gewebe-Scheren „Aramid“ und „Fibre-Z“. Beide Artikel markiert er direkt im Artikelstamm in deLUXE-ERP für die Angebotsseite im Webshop. 30 Sekunden später stehen sie als Sonderangebot im Internet – und 7 Minuten später kann Katrin ihm berichten: Wir haben die erste große Bestellung – 25 Gewebe-Scheren „Aramid“!
- 12:35: Katrin, Ute und Andreas gehen zusammen zum Essen. Der Webshop bleibt geöffnet – wie immer. 365 Tage im Jahr, rund um die Uhr, können die Kunden einkaufen.
- 13:55: Katrin sitzt wieder am Arbeitsplatz und prüft ihren E-Mail-Eingang. Ein Kunde fragt an, wann er mit seiner Lieferung rechnen kann. Katrin schaut in der Trackingfunktion von deLUXE-ERP nach. 2 Minuten später ist der Kunde informiert und erfährt gleichzeitig, dass er selbst jederzeit den Status seiner Bestellung direkt im Webshop verfolgen kann.
- 15:50: Andreas prüft die neuen Bestellvorschläge, die deLUXE-ERP anhand der letzten Aufträge, Wareneingängen sowie weiterer Kennzahlen ermittelt hat. Per Mausklick markiert er Materialien zur Nachbestellung und aktiviert den Postausgang an die Lieferanten – als PDF in der E-Mail oder via EDI.
- 15:52: Der Trans-o-flex-Fahrer fährt hupend in den Hof ein. Ute druckt schnell die Versandliste. Die Daten übermittelt deLUXE-ERP automatisch an Trans-o-flex. Minuten später lässt sich jede Sendung auf ihrem Weg zum Kunden online verfolgen.
- 16:15: Ein LKW bringt neue Verstärkungsfasern von einem Lieferanten. Ute bucht den Wareneingang, inkl. Chargennummer sowie Verfallsdatum. deLUXE-ERP stellt fest, welche Kunden auf Ware dieser Lieferung warten und nimmt die automatische Verteilung vor.
- 16:20: Katrin ruft die Liefervorschläge mit der Versandart Trans-o-flex „Drittland“ auf, übergibt alle notwendigen Angaben über die ATLAS Schnittstelle an den Zoll. Wenige Minuten später druckt der deLUXE-ERP Roboter die Versandpapiere, damit bei der Abholung um 17 Uhr alles bereit ist.
- 17:00: Andreas Rudolph schaut sich über das DCC kurz die Tagesstatistik für Vertrieb und Logistik. Er ist sehr zufrieden. Von den Materialien aus dem Internetangebot wurden schon 120 Einheiten bestellt! Das hat sich gelohnt. 24 Bestellungen für die hochwertigsten Materialien sind bereits am ersten Tag eingegangen. Andreas beschließt, den Test auf 4 Wochen zu verlängern, bevor er über die Zusammenarbeit mit dem neuen Lieferanten endgültig entscheidet.
- 17:15: Ute und Katrin machen sich gemeinsam auf den Heimweg.
- 03:00: Während Katrin, Ute und Andreas längst friedlich schlummernd in ihren Betten liegen, betreut der Webshop zuverlässig und freundlich die Internetkunden aus dem In- und Ausland. deLUXE-ERP startet automatisch seine Controlling-Routinen und wertet die wichtigsten Kennzahlen aus, damit sie am nächsten Morgen auf Mausklick wieder aktuell zur Verfügung stehen.