Abwicklung, Bearbeitung & Kontrolle
deLUXE-ERP – Ihre zentrale Unternehmenssoftware für effiziente und übersichtliche Auftragsabwicklung
In der heutigen globalisierten und digitalisierten Welt sind effiziente Geschäftsprozesse unerlässlich für den Erfolg eines Unternehmens. deLUXE-ERP stellt eine zentrale Softwarelösung dar, die alle Aspekte der Auftragsabwicklung im Unternehmen abdeckt und somit für reibungslose Abläufe und optimierte Prozesse sorgt. Die umfassende Funktionalität der Software erstreckt sich von der Kundenanfrage bis zur Rechnungserstellung und ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsabläufe effektiv zu planen, steuern und kontrollieren.
Ein zentraler Aspekt von deLUXE-ERP ist die Verwaltung des Informationsflusses, der die gesamte Auftragsabwicklung durchzieht. Dieser Informationsfluss wird in der Software sowohl vor dem eigentlichen Artikel- oder Güterfluss, währenddessen als auch nachfolgend abgebildet. Durch diese logistische Determinierung der Artikel können Unternehmen ihre Ressourcen besser planen und einsetzen, um so die Effizienz der gesamten Lieferkette zu erhöhen.
Die Auftragsabwicklung in deLUXE-ERP lässt sich in zwei Hauptkomponenten unterteilen: Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung. Bei der Angebotserstellung stellt die Software den Unternehmen alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, um individuelle, auf die Kundenwünsche zugeschnittene Leistungsangebote zu erstellen. Dabei werden Preise sowie mögliche Liefertermine berücksichtigt, sodass die Kunden stets ein attraktives und konkurrenzfähiges Angebot erhalten.
deLUXE-ERP stellt sicher, dass alle diese Prozesse reibungslos ablaufen
Die Auftragsbearbeitung wird durch die Auftragserteilung des Kunden ausgelöst und umfasst je nach Auftragsart und Kundenanforderungen eine Vielzahl von Tätigkeiten. Dazu gehören unter anderem die Bonitätsprüfung, Arbeitsplanung und -steuerung, Materialbeschaffung, Erstellung von Versanddokumenten und Fakturierung. deLUXE-ERP stellt sicher, dass alle diese Prozesse reibungslos und effizient ablaufen, um eine schnelle und zufriedenstellende Abwicklung für den Kunden zu gewährleisten.
Die für die Auftragsabwicklung benötigte Zeit ist ein entscheidender Faktor für die Kundenzufriedenheit und trägt wesentlich zur Lieferzeit bei. deLUXE-ERP optimiert nicht nur die physischen Bewegungen der Güter zwischen Liefer- und Empfangspunkt, sondern beschleunigt auch die Kommunikationsvorgänge und die Bearbeitung der Auftragsdokumente, die im Vorfeld stattfinden. So können Barverkäufe im Ladengeschäft ebenso schnell abgewickelt werden wie telefonisch angenommene Aufträge oder Onlinebestellungen über das eZentrum.
Prozesse in einer einzigen Plattform abzubilden und abzudecken, ermöglicht eine bessere Übersicht und Kontrolle über die gesamte Lieferkette. Dies führt zu einer erhöhten Effizienz, reduzierten Fehlerquoten und einer optimierten Ressourcennutzung.
Ein weiterer Vorteil von deLUXE-ERP ist die Möglichkeit, die Software individuell an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Mit modularen Erweiterungen und Funktionen können Sie das System nach Ihren Wünschen gestalten und so ein maßgeschneidertes ERP-System erhalten, das Ihren Geschäftsprozessen optimal entspricht.
In Kombination mit der übersichtlichen Benutzeroberfläche und dem intuitiven Bedienkonzept ermöglicht deLUXE-ERP eine schnelle Einarbeitung und reibungslose Integration in den Arbeitsalltag. Die ständige Weiterentwicklung der Software gewährleistet zudem, dass Ihr Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Technik bleibt.
Die Auftragsabwicklung und -bearbeitung lässt sich in vier grundlegende Schritte unterteilen, um einen reibungslosen Ablauf von der Auftragserteilung bis zur Lieferung an den Kunden sicherzustellen:
Auftragserfassung: Der erste Schritt der Auftragsabwicklung ist die Erfassung des Kundenauftrags. Dies umfasst die Entgegennahme und Registrierung der Kundenanforderungen, wie z.B. Produkt- oder Dienstleistungsdetails, Lieferadresse und Zahlungsbedingungen. Die Auftragserfassung kann über verschiedene Kanäle erfolgen, wie Telefon, E-Mail, Online-Shop oder persönlich im Ladengeschäft.
Auftragsprüfung und -bestätigung: Nach der Erfassung des Auftrags wird dieser geprüft, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen korrekt und vollständig sind. In dieser Phase werden zudem die Kundenbonität und die Verfügbarkeit der angeforderten Produkte oder Dienstleistungen überprüft. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Auftrag bestätigt, und der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung, die in der Regel den voraussichtlichen Liefertermin enthält.
Auftragsbearbeitung und Produktion: Im dritten Schritt wird der Auftrag intern weiterverarbeitet. Dies kann die Arbeitsplanung und -steuerung, Materialbeschaffung, Produktion oder Zusammenstellung der bestellten Produkte beinhalten. Je nach Auftragsart und Komplexität kann dieser Schritt sehr unterschiedlich ausfallen. Ziel ist es, die bestellten Waren oder Dienstleistungen effizient und zeitnah bereitzustellen.
Versand und Fakturierung: Sobald die Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt sind, wird der Versand organisiert. Dabei werden Versanddokumente erstellt und die Waren verpackt und an den Spediteur übergeben. Nachdem die Waren versendet wurden, erfolgt die Fakturierung an den Kunden. Dies umfasst die Erstellung und Übermittlung der Rechnung sowie die Überwachung der Zahlungseingänge und gegebenenfalls die Durchführung von Mahnverfahren.
Module der Auftragsabwicklung
Anforderung
deLUXE-ERP bildet als zentrale Software alle Warenströme ab und unterstützt beim Tagesgeschäft in der Disposition, Logistik sowie in der Finanzbuchhaltung. Dieses Modul ist ein weiterer Baustein für einen erfolgreichen Multichannel-Vertrieb.
Leistungsumfang
Mit dem deLUXE-ERP-Modul „PoSPlus TSE“ wird die Möglichkeit geschaffen am Point of Sale (PoS), Barverkäufe direkt und finanzamtskonform aus deLUXE-ERP abzuwickeln, d.h. einfach und GoBD-konform kassieren.
Durch den vollen Zugriff auf Kundenstammdaten, Wareneingänge, Artikelbilder, Bestellungen bleibt auch beim Barverkauf der volle Komfort der Warenwirtschaft deLUXE-ERP erhalten. Alternativ zur klassischen Variante, Aufträge mit der Erzeugung von Rechnung und Lieferschein abzuwickeln, können Aufträge mit diesem Modul als Barverkauf abgewickelt werden.
Eine Storno-Funktion ist ebenso enthalten wie ein Kassenbuch und die Möglichkeit, Tages- und Kassenberichte mit umfangreichen Analyse- und Statistikfunktionen zu erstellen.
Das Modul unterstützt dabei auch Hardware wie Kassenbondrucker, Kundendisplay und Kassenschublade. Die Auftragspositionen können manuell oder mit einem Barcodelesegerät erfasst werden.
Es stehen für den Abschluss der Transaktion verschiedene Zahlungsvarianten zur Verfügung (Barzahlung, EC- oder Kreditkartenzahlung, usw.).
Vorteile
- Direkte und einfache Abwicklung ohne komplizierte Zusatzsoftware.
- Zeitersparnis durch Verzicht auf Ausdruck einer herkömmlichen Rechnung.
- Direkte Anbindung an Lagerbestände und Bestellwesen der Warenwirtschaft.
- Zeitersparnis durch Schnellerfassung mit Barcodelesegerät.
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP
- Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
- Hardware: optional Kassenbondrucker, Kundendisplay, Kassenschublade, Barcodelesegerät
Anforderung
Angebote und Aufträge sollen direkt aus deLUXE-ERP als PDF per E-Mail versendet werden.
Leistungsumfang
Das deLUXE-ERP-Modul „e-Order/Offer“ erweitert deLUXE-ERP um die Möglichkeit Angebote oder Aufträge als PDF per E-Mail zu versenden.
Ein entsprechender Standard E-Mail Text (Sprachenunabhängig) dient als Vorlage. Der Versand erfolgt nur an dezidierte Empfänger, wobei die PDF Erstellung vollautomatisch im Hintergrund erfolgt.
Zur Überprüfung erfolgt nach der Versendung eine Kennzeichnung der entsprechenden Angebote oder Aufträge sowie ein Eintrag in der Angebots- oder Auftragshistorie.
Vorteile
- Standard E-Mail Text als Vorlage.
- Vollautomatische PDF Erstellung im Hintergrund.
- Automatischer Eintrag in der Angebots- oder Auftragshistorie.
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP
- deLUXE-ERP „RobotClient“
- Vorhandener E-Mail-Server
- Die Freischaltung des Moduls erfolgt FUCHS EDV GmbH
Anforderung
Für produzierende Unternehmen sind effiziente Produktionsplanung, Verwaltung von Produktionsaufträgen sowie Fertigungsstücklisten ausschlaggebend für hohe Rentabilität. Terminverzug sowie zu geringer/hoher Lagerbestand der zu produzierenden Güter müssen vermieden werden.
Leistungsumfang
Das in deLUXE-ERP Fertigungsmodul kann sowohl in der Auftragsfertigung als auch in der Serienfertigung eingesetzt werden. Die Durchgängigkeit des Moduls geht vom Vertrieb über den Einkauf bis hin zur Fertigung. Durch den Einsatz ist eine profitablere und effizientere Produktionsplanung möglich. Optional können die Seriennummernverwaltung (kostpflichtiges deLUXE-ERP-Modul) und/oder die Chargen-/Losnummernverwaltung (kostpflichtiges deLUXE-ERP-Modul) eingebunden werden, um eine komplette Produktrückverfolgung zu gewährleisten, wie sie zum Beispiel im Bereich der Lebensmittelsicherheit unverzichtbar ist.
Schnell zu produzierende Aufträge können z.B. direkt aus dem Kundenauftrag heraus geplant werden, Fertigungsaufträge können während der Bearbeitung geändert werden und die mehrstufige Fertigungsauftragsverwaltung (Stücklisten inkl. Baugruppen) ermöglicht die Produktion besser und leichter zu koordinieren.
Vorteile
- Schnellerer, besserer Kundenservice durch transparente Produktionsprozesse.
- Erhöhung des Cash-Flow durch optimale Verwaltung der Lagerbestände.
- Einfache und übersichtliche Kalkulation von Fertigungsstücklisten.
- Im- und Export von Stücklisten in CAD Programme.
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP
- Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
Anforderung
Es sollen Zahlungen mit Kredit- oder EC-Karten direkt aus deLUXE-ERP durchgeführt werden.
Leistungsumfang
Mit diesem deLUXE-ERP-Modul können direkt aus der deLUXE-ERP-Auftragsabwicklung Zahlungen oder Reservierungen mit den gängigen Kredit- oder EC-Karten vorgenommen werden. Hierfür wird lediglich ein Internetzugang benötigt. Der deLUXE-ERP Client baut eine SSL-verschlüsselte Verbindung zum Host unseres Partners inatec (http://www.inatec.com) auf und überträgt eine Anfrage (Reservierung oder Buchung). Das System powercash21 von inatec leitet die Anfrage an die entsprechenden Verarbeiter weiter (Kreditkarte, EC-Lastschrift, Streetcash). Der Verarbeiter sendet ein Ergebnis zurück und Sie erhalten direkt innerhalb von deLUXE-ERP den Status des Vorgangs angezeigt. Der Vorgang entspricht der einfachen Kartenzahlung an einer Tankstelle.
Zu Ihrer weiteren Sicherheit werden die Daten nicht nur SSL-verschlüsselt, sondern zusätzlich mit einem HASH Kontrollcode ausgestattet, um Manipulationen zu verhindern. Bei unserem Partner inatec (http://www.inatec.com) erhalten Sie die Zugangsdaten für diesen Service. Wir haben die Schnittstelle zu inatec für Sie bereits getestet und vergünstigte Vertragsbedingungen ausgehandelt. Die Unterlagen für einen Vertrag über die Nutzung der entsprechenden Zahlungsarten erhalten Sie direkt bei uns. Wenn Sie bereits mit Kreditkarten arbeiten und schon eine sog. „VU-Nummer“ besitzen, können Sie diese weiter benutzen. Sie tragen lediglich Ihre inatec-Zugangsdaten im deLUXE-ERP-Modul ein und sind startbereit.
Vorteile
- Sicher, da Zahlungen Online überprüft werden.
- Kostengünstig, da keine zusätzliche Hardware benötigt wird.
- Flexibel: es werden Kreditkarten (Euro-/Mastercard, VISA, American Express), EC Lastschrift.
- (Maestro) und Streetcash akzeptiert.
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP
- Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
Anforderung
Es sollen Zahlungen mit PayPal Zahlungen und Gutschriften schnell und einfach, direkt aus deLUXE-ERP durchgeführt werden.
Leistungsumfang
Dieses Modul ist eine Anwendung, das PayPal Zahlungen direkt aus deLUXE-ERP heraus verarbeitet und somit eine optimale Ergänzung zu anderen gängigen Zahlungsmethoden wie SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, Rechnung, Nachnahme oder Vorkasse ist.
Sämtliche Bewegungen auf dem PayPal Konto werden von der intelligenten „PayPal-API“ automatisch ausgelesen und verarbeitet. So kann zum Beispiel bei Anlage eines Auftrages direkt geprüft werden, ob es Probleme bei der Zahlung geben kann. Die Belastung des PayPal-Kontos kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen (z.B. bei Auslieferung der Ware).
Die zertifizierte PayPal-Schnittstelle ermöglicht die vollständige Übergabe sämtlicher PayPal-Daten aus dem Shop direkt in deLUXE-ERP und verknüpft somit alle PayPal-Zahlungen automatisch mit der Warenwirtschaft, der Finanzbuchhaltung und der Versandabwicklung.
Über das integrierte Payment-Modul können Zahlungen angefordert, Gutschriften oder Rückerstattungen verbucht oder Teilbeträge einer bestimmten Rechnung zugeordnet werden. Außerdem lassen sich eingehende PayPal-Zahlungen direkt abrufen und mit offenen Bestellungen abgleichen.
Vorteile
- Schnellere Abwicklung
- Kundenfreundlich
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP
- Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
Anforderung
Mit diesem Modul zur Produktionsplanung und -steuerung können in deLUXE-ERP Produktion und Fertigung schnell sowie effizient geplant, gesteuert und überwacht werden. So können Sie immer schnell und zuverlässig, auch bei geänderten Lieferplänen reagieren und erhalten gleichzeitig einen perfekten Überblick über aktuelle Lagerbestände, Reservierungen, usw. – alles in einer Software!
Eine Produktionsplanung in z.B. Excel oder die Planung des Fertigungsverfahrens mit weiteren Programm gehört ab sofort der Vergangenheit an.
Leistungsumfang
Das Modul „Produktionsaufträge“ ermöglicht eine einfache und bequeme Steuerung, Kontrolle und Verwaltung von Produktionsabläufen – gerade für die Fertigung von Kleinserien oder Einzelteilen.
Egal, ob es sich um Kunden – oder interne Bestellungen handelt, mit diesem Modul werden Produktionsstücklisten (wobei Schachtelung in beliebiger Tiefe möglich ist), inkl. Arbeitsplänen, Zeichnungen, Bildern verwaltet, Aufträge kalkuliert und das interne Bestellwesen sowie das Reservierungssystem überwacht. Da natürlich die deLUXE-ERP Lagerverwaltung integriert ist, werden alle Komponenten bei der Produktion ausgebucht und fertige Produkte automatisch eingebucht.
Vom Kundenauftrag, über die interne Bestellung bis hin zum Wareneingang der Produktionsaufträge – alles Einheitlich und auf einer Datenbasis.
Vorteile
- Übersichtliche Kosten- und Lagerkalkulation.
- Schnelle Reaktionsfähigkeit.
- Alle Artikelreservierungen im Überblick.
- Vollautomatische Wareneingangsbuchung.
- Minimale Lagerbestände sowie optimale Kapazitätsauslastung der Ressourcen.
- Verlässliche Terminzusagen schon bei Auftragsanlage.
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP
- Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
- Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch
Anforderung
SAP Ariba gehört zu einer der führenden B2B-Beschaffungsplattformen weltweit. Kunden und Lieferanten profitieren schon seit einiger Zeit von den vollständig elektronischen Prozessen.
Sowohl Kundenbestellungen aus SAP Ariba als auch der Export von Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus deLUXE-ERP sollen in deLUXE-ERP umgesetzt werden.
Leistungsumfang
Eine vom Kunden in SAP Ariba generierte Bestellung wird mittels eMover vollautomatisch via cXML sowie das deLUXE-ERP „Web Gateway“ verarbeitet und in deLUXE-ERP zur weiteren Bearbeitung übertragen. Verarbeitete Bestellungen generieren in deLUXE-ERP automatisch Auftragsbestätigung und Rechnung, die wiederum mittels cXML übertragen wird. Der Status der einzelnen Bestellungen kann jederzeit online über entsprechende Tools eingesehen werden.
Vorteile
- Vollautomatisch
- Wartungsarm
- Kostengünstig
- vielseitig einsetzbar
Voraussetzungen:
- Lizenzierte, aktuelle Version der ERP-Software deLUXE
- deLUXE-ERP -„Web Gateway“
Anforderung
Mit dem deLUXE-ERP „PreOrder“ Modul wird der Vorverkauf von bestellten Waren perfekt organisiert.
Leistungsumfang
Gerade wenn Artikel nicht in hoher Stückzahl an Lager sind, jedoch kontinuierlich von der Einkaufsabteilung nachbestellt werden, und Kunden genau für diese Artikel eine Vororder platzieren, kann es gewünscht sein, dass die Mengen dieser Artikel nicht in die aktuellen Reservierungen laufen, damit diese weiterhin zum Verkauf bereit stehen.
Das „Preorder“ Modul schafft eine neue Ebene für die Planung von zukünftigen Lieferungen und hilft dabei die Übersicht zu behalten.
- Zuordnung zu einer bestimmten Bestellung. Hier wird die Menge einer Bestellposition zugeordnet.
- Vororder ohne Zuordnung zu einer Bestellung. Diese Mengen werden unter dem Begriff „ALLGEMEIN“ verbucht. Bestellungen ohne Zuordnung können später einer Bestellung zugeordnet werden.
Nach Freischaltung und Einrichtung werden alle georderten Mengen im Bereich der Aufträge und Bestellungen dokumentiert. Dieses Mengen können jederzeit angepasst bzw. im Rahmen des Bestellvorganges mit den avisierten Wareneingängen abgeglichen werden.
Einer der Vorteile ist, die z.B. durch den Lieferanten gemeldeten Lieferabweichungen freigewordene Mengen mit Kunden neu zu planen und sich damit weiteren Umsatz zu sichern. Dabei ist es unerheblich, wie groß das Warenportfolio ist – deLUXE-ERP sowie alle Module sind intuitiv und auch bei großen Datenmengen übersichtlich und schnell zu bedienen.
Vorteile
- perfekte Überwachung bestellter Mengen
- schnelle Reaktion bei Lieferschwankungen
- perfekte Übersicht aller Vororder Bestellungen
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP
Anforderung
Es sollen Arbeitszeiten für Dienstleistungen mit deLUXE-ERP erfasst und verwaltet werden.
Leistungsumfang
Zu jedem Auftrag wird ein Zeiterfassungsbogen gedruckt. Auf dem Ausdruck erscheinen die zuvor im Auftrag definierten Arbeiten. Durch das Einscannen des entsprechenden Barcodes einer Arbeitsposition mit einem mobilen Erfassungsgerät wird im Lesegerät die Anfangszeit festgehalten. Beim Scannen der nächsten Position wird die vorherige Dienstleistung automatisch beendet. Die gespeicherten Daten werden später an einem Computer ausgelesen.
Vorteile
- Exakte Erfassung der Arbeitszeiten auch ohne Computer (mobiler Einsatz, Vor-Ort-Service).
- Profitmaximierung durch vollständige Erfassung der Arbeitszeit von Dienstleistungen.
- Genaue Übersicht über den internen Aufwand pauschal berechneter Dienstleistungen.
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP