FINANZBUCHHALTUNG (FiBu)

In jeder Hinsicht auf der sicheren Seite mit deLUXE-ERP

Eine gut geführte und korrekte Buchführung ist gesetzlich im Handelsgesetzbuch (§ 238 (1) S. 1 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 140 AO) vorgeschrieben und die Grundlage für erfolgreich geführte Unternehmen sowie für den Unternehmenserfolg.

Sind alle Daten in deLUXE-ERP gut gepflegt, können die Buchhaltungsdaten jederzeit Auskunft über Gewinn und Verlust geben – natürlich auch über die Controllingfunktionen, wie z.B. dem deLUXE-Control-Center.

Des Weiteren dient die Buchhaltung aber auch als wichtige Informationsquelle über die finanzielle Situation eines Unternehmens. Neben dem Unternehmenserfolg gibt sie eine Überblick über Einkommensquellen sowie Ausgaben.

Die vollständig in deLUXE-ERP integrierte vorbereitende Buchhaltung ist die Basis für eine erfolgreiche Unternehmensbuchführung.

Ein leicht durchzuführender Export an eine Buchhaltungssoftware wie z.B. DATEV, Diamant, Topix, Sage hilft bei der Digitalisierung des Unternehmens, spart Zeit Kosten und Geld.

Schnelle und übersichtliche Einrichtung

Die Einrichtung und Verwaltung von Erlös- und Aufwandskonten ist in deLUXE-ERP intuitiv und übersichtlich gelöst. Auch das Führen von Konten in Fremdwährungen ist durch das deLUXE-ERP-Modul „Währungsaktualisierung“ ohne Problem möglich.

In deLUXE-ERP erfasst die Kreditorenbuchhaltung im Bereich der Verbindlichkeiten alle Zahlungsbeziehungen zwischen externen und ggf.  internen Dienstleistern und Lieferanten.

Hier werden Eingangsrechnungen der Kreditoren geprüft, erfasst, kontiert, bezahlt und ggf. über das deLUXE-ERP-Modul „Archiv“ sämtliche Belege digitalisiert. Ein wichtiger Partner im Bereich der Kreditorenbuchhaltung ist der Einkauf, da dieser eng mit dem Beschaffungswesen zusammenarbeitet. So kann zum Beispiel jede Rechnung mit einem Wareneingang verknüpft werden.

Wie der Begriff Debitor (lateinisch debere „Schulden“) schon sagt, befasst sich die Debitorenbuchhaltung in deLUXE-ERP mit allen Dingen die dem Unternehmen  gegenüber ein finanzielles Risiko darstellen.

Ob es um das Forderungsmanagement, das Mahnwesen, die Erfassung und Verwaltung von Gutschriften, die Durchführung von SEPA-Lastschriften oder das Verbuchen von Zahlungen, die per PayPal oder Kreditkarte getätigt wurden.

Der Bereich der Debitorenbuchhaltung in deLUXE-ERP dient einerseits, um die Liquidität des Unternehmens zu gewährleisten und andererseits den Kontakt zu den Kunden zu pflegen.

Module der FIBU

Anforderung

Es sollen Daten aus der Warenwirtschaft deLUXE-ERP an die DATEV-Software des Steuerberaters übergeben werden.

Leistungsumfang

Dieses Modul wandelt deLUXE-ERP-Daten automatisch in ein DATEV-gerechtes Format um und ermöglicht so eine direkte und reibungslose Datenübernahme (per Diskette, E-Mail oder DFÜ) in das Kanzlei-Rechnungswesen des Steuerberaters. Dabei können Sachposten ohne Steuerschlüssel und unter Abschaltung der DATEV-Funktion „DATEV Erlöse Brutto buchen“ übertragen werden. Der Datenexport kann sowohl als Vollvorlauf oder als Kurzvorlauf automatisch durchgeführt werden.

Auf Wunsch kann zu den Export-Dateien ein Kontrollblatt ausgedruckt werden. Durch die vollständige Integration in deLUXE-ERP und eine speziell entwickelte Konvertierungssoftware ist stets eine sichere Übertragung gewährleistet. Dabei wird die Datenübernahme zusätzlich protokolliert. Die in Abwicklung und Handhabung äußerst zuverlässige DATEV-Schnittstelle wurde nach den strengen Vorgaben des „Schnittstellen-Entwicklungsleitfadens für Softwarelösungen“ (SELF) der DATEV eG entwickelt. Die Buchungsdaten verfügen über Kostenstellen. Die Daten von Debitoren und Kreditoren werden übernommen.

DATEV Schnittstelle 1

Vorteile

  • Kostenersparnis durch verringerten Aufwand beim Steuerberater.
  • Zeitersparnis durch direkten Export aus deLUXE-ERP.
  • Vermeidung von Fehlbuchungen durch direkten Export aus deLUXE-ERP.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch

Anforderung

Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011, das die die elektronische der Papierrechnung gleichgestellt, auf der Hand. Beim Rechnungsversender müssen eine Reihe von Kostenpositionen, wie z.B. Druck, Kuvertieren, Porto bis hin zur Archivierung berücksichtigt werden. Der elektronische Rechnungsversand per E-Mail bietet schnelle und enorme Einsparungspotentiale (neben den Portokosten), bei Amortisationszeiten von tlw. unter einem Jahr.

Leistungsumfang

Mit dem Modul „Digitalisierter Rechnungsversand“ lassen sich auf einfache Art und Weise elektronische Rechnungen im PDF-Format direkt aus deLUXE-ERP erstellen und an Kunden versenden. Unternehmen sparen nicht nur Zeit sondern auch Kosten für Papier, Druck und Versand.

Dabei ist zu beachten, das für den Versand einer E-Rechnung  der Versender das Einverständnis des Empfängers benötigt.

Vorteile

  • Zeitaufwendiger Weg der Papierdokumente über einen Briefzustelldienst entfällt.
  • Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen entfällt.
  • Versand nur an freigegebene Adressen.
  • Eingabe einer/mehrerer E-Mail Adressen für Rechnungsempfang.
  • Protokollierung des Datentransfers über eine Logdatei, die zur jeder archivierten Rechnung erstellt wird (inkl. TimeStamp).
  • Ablage der Papierrechnung kann entfallen.
  • Schneller und zeitnaher Versand der Rechnungen.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • deLUXE-ERP „RobotClient“

Anforderung

Neben der Option Mahnungen zu drucken und zu faxen, können mit dem deLUXE-ERP Modul „e-Reminder“ auch Kontoauszüge und Mahnungen per E-Mail direkt an säumige Kunden gesendet werden.

Leistungsumfang

  • Versand nur an freigegebene E-Mail Adressen
  • Eingabe einer/mehrerer E-Mail Adressen
  • Archivierung der per E-Mail versendeten Mahnungen und Sammelmahnungen in der Historie des Kunden
  • Protokollierung des Datentransfers
  • Anzeige des Versandstatus

Vorteile

  • Vereinfachter Versand von Kontoauszügen und Mahnungen
  • Archivierung von Mahnungen
  • Kostengünstig und komfortabel zu bedienen


Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • deLUXE-ERP „RobotClient“
  • Vorhandener E-Mail-Server

Anforderung

Unternehmen, die an Privatkunden – ohne EG Umsatzsteuer ID – über die bestehende Lieferschwelle hinaus Waren liefern, sind verpflichtet eine Registrierung im betreffenden EU-Land vorzunehmen.

Ist die Lieferschwelle eines Landes erst einmal überschritten, unterliegt die aktuell überschreitende Lieferung und alle Folgenden an private Kunden dieses Landes der Umsatzsteuer des Empfängerlandes.

Wird die Meldung bei Überschreitung von Lieferschwellen nicht durchgeführt, kann dies im Nachgang zu aufwendigen umsatzsteuerlichen Korrekturen. In Einzelfällen werden zudem Strafzahlungen in Empfängerländern fällig.

Leistungsumfang

Das deLUXE-ERP-Modul „EU-Lieferschwelle|OSS“ bereitet deLUXE-ERP auf die EU-Internationalisierung und bietet die Möglichkeit einer länderspezifischen Umsatzsteuer-Eingruppierung bei Überschreitung von Lieferschwellen. Des weiteren bucht deLUXE-ERP bei Rechnungsstellung an Kunden ohne Ust.ID. auf ein korrektes Erlöskonto unter Berücksichtigung der EU-Land spezifischen Umsatzsteuer.

Aktuelle Informationen zu den Schwellenwerten der einzelnen EU-Mitgliedsländer können Sie z.B. bei Ihrer zuständigen Handelskammer in Erfahrung bringen.

Vorteile

  • Steuerrechtlich korrekte Absatzkontierung bei Kunden ohne Ust.ID. innerhalb der EU.
  • Automatisches Beziehen der korrekten Steuersätze des Empfängerlandes.
  • Manuelles Eingreifen durch den Benutzer entfällt. Fehler durch den Anwender werden so vermieden.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Anforderung

Es soll eine Finanzbuchhaltung (TOPIX oder LOOPS FINANZ) an deLUXE-ERP angebunden werden.

Leistungsumfang

Das deLUXE-ERP-Modul Faktura-Schnittstelle kontiert alle Ausgangsrechnungen auf die entsprechenden Erlöskonten und übergibt die zugehörigen Daten (Kundennummer, Anschrift, Währung, Kreditlimit, Rechnungsart, Belegnummer und -datum, Text, Steuer, Rechnungsbetrag, Skonto, Zahlungsbedingungen und Zahlungsart etc.) an die deLUXE-ERP unterstützte Finanzbuchhaltung.

In der Finanzbuchhaltung verbuchte Zahlungseingänge werden beim Reimport in deLUXE-ERP automatisch abgeglichen (Kundennummer, Zahldatum, Belegnummer, Zahlbetrag, Skonto und Teilzahlungen etc.).

Vorteile

  • Kostenersparnis durch verringerten Aufwand beim Steuerberater.
  • Zeitersparnis durch automatisierten Export bzw. Import.
  • Fehlervermeidung durch automatisierten Export bzw. Import.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch

Anforderung

In mittelständischen Unternehmen steigt die Anzahl der Buchungen im  Rechnungswesen stetig an. Die zeitnahe, digitale Übermittlung von Kontoauszugsdaten in deLUXE-ERP erleichtert und beschleunigt die buchhalterischen Arbeiten in Ihrem Unternehmen und sorgt so für mehr mehr Effizienz und Transparenz auf allen Ebenen.

Leistungsumfang

Auf Basis des Electronic Banking Internet Communication Standard (kurz: EBICS)  ist das Modul „KontoManager“ die effiziente und kostengünstige Lösung zur Optimierung der buchhalterischen Abläufe in deLUXE-ERP. Mit Hilfe dieses Modules können alle von der/den Bank(en) zur Verfügung gestellten, elektronischen Kontoauszüge eingelesen und automatisch verbucht werden. Der KontoManager erkennt die im Belegtext des Auszugs angegebene Rechnungs-/Debitoren- oder Kreditorennummer und kann die daran anschließende Buchung ohne weiteren manuellen Eingriff vornehmen. Die hierfür entwickelte Lerndatei kann so eingerichtet werden, dass bei wiederkehrenden Buchungen  die Beträge automatisch auf die jeweiligen Konten verbucht werden (z.B. Leasing, Miete, etc. steht). Auch das Verarbeiten von Sammlern im Kontoauszug (durch  einfaches Auflösen und Zuordnen) ist effizient gelöst. Durch die intelligente Verwendung von Filtern ist es möglich Buchungsvorschläge automatisch um fehlende Angaben zu ergänzen.

Vorteile

  • Direkter Abruf und Einlesen Ihrer Kontoauszüge aus deLUXE-ERP*.
  • Enorme Zeitersparnis beim Verbuchen (mehrere Stunden wöchentlich).
  • Schnelle, effiziente Verbuchung von elektronischen Kontoauszügen (Erkennungsquote zwischen 60 – 95%).
  • Vermeiden von Erfassungsfehlern.
  • Motivationsteigerung der Mitarbeiter (kein monotones Abtippen mehr).

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Als Mittler dient die kostenpflichtige Software BL Banking* oder BL Transfertool**
  • Lauffähig unter Windows oder MacOS

*nur deLUXE-ERP-Modul „KontoManager PLUS“

Anforderung

SEPA Zahlungsumstellung zum 01.02.2014.

Leistungsumfang

Dieses Modul hilft Ihnen bei der Umstellung der bisherigen Kontendaten und bei der Verwaltung der für spätere Lastschriften erforderlichen Mandate. Es umfasst die technische Einrichtung der SEPA Zahlwege in deLUXE-ERP, die Dokumentation der Einstellungen sowie der neuen Funktionen und Oberflächen.

Ergänzend werden Stammdaten-Anpassungen, wie die Massenpflege von IBAN und BIC Codes (SWIFT) oder der erforderlichen SEPA Mandate aufgezeigt.

Vorteile

  • Einfaches Erstellen von Anschreiben für die Mandatserteilung.
  • Verwaltung der Mandate inkl. Informationen über das Verfahren sowie seiner Gültigkeit.
  • Verwaltung aller Mandatsänderungen in Versionen.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Anforderung

Zahlungsprozesse beschleunigen und vereinfachen, sorgt für mehr Transparenz auf allen Ebenen.

Leistungsumfang

Mit der Umstellung auf das SEPA Lastschriftverfahren wurde im Frühjahr 2014 das bisherige DTAUS Format zur Einreichung von Zahlungen durch ein neues XML-Format abgelöst. Das Modul unterstützt den SEPA-Zahlungsverkehr (Überweisungen und Lastschriften) aus deLUXE-ERP heraus, sowohl im SEPA Direct Debit Core-[Basis-Lastschrift] als auch im SEPA Direct Debit B2B [Firmenlastschrift]-Verfahren. Standardmäßig unterstützt dieses Modul die Formate aller deutschen Hausbanken*.  (Ausländische Hausbanken auf Anfrage)

Vorteile

  • Überweisungen: Das Zahlungsmodul erstellt Dateien der Auftragsart CCT für den Geschäftsvorfall Credit Transfer Initiation in der Version pain.001.003.03**.
  • Lastschriften: Das Modul erstellt für Lastschriften Dateien im Direct Debit Initiation Format in der Version: pain.008.003.02**.
  • Europaweite SEPA Überweisungen und Lastschriften.
  • Trennung inländischer und europäischer Zahlungen wird überflüssig.
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand durch standardisierte Stammdatenpflege.
  • Beschleunigtes Zahlwesen durch harmonisierte Zahlwege.
  • Exakte Dispositionsmöglichkeiten durch garantierte Laufzeiten.
  • Einsparungspotential durch günstige Bankgebühren.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • deLUXE-ERP-Modul „SEPA-Kontenverwaltung“
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Anforderung

Unternehmen, die mit gewerblichen Kunden im europäischen Ausland verbunden sind,  spielt die EG Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine wichtige Rolle, da sie bereits vor Erbringung einer Leistung geprüft werden muss.

Leistungsumfang

Mit diesem Modul kann die Prüfung von ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern direkt aus deLUXE-ERP heraus vorgenommen werden. Vorteil dieses Moduls ist, dass im Gegensatz zur Einzelabfrage über das Internetformular des BZSt, ein händisches Erfassen der zu prüfenden Unternehmensdaten nicht erforderlich ist.

Die vom BZSt übermittelte elektronische Antwort wird direkt in deLUXE-ERP eingebunden. So werden in der deLUXE-ERP Kundenverwaltung eingetragende oder geänderte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer automatisch nach dem Speichern über einen WebService des Bundeszentralamtes für Steuern verifiziert und bei Bedarf auch schriftlich angefordert. Das Ergebnis dieser Verifizierung wird in deLUXE-ERP im Anschluss in der Kundenhistorie gespeichert, so dass eine erneute Prüfung erst bei einer Veränderung der USt-IdNr durchgeführt werden muss. Mit dem optionalen deLUXE-ERP-Modul „Dokumentenverwaltung“ können die vom Bundeszentralamtes für Steuern  gelieferten Prüfprotokolle schnell und chronologisch archiviert werden.

Vorteile

  • Zeit- und Kostenersparnis durch vollautomatische Prüfung.
  • Automatische Anforderung von offiziellen Prüfergebnissen in Papierform.
  • Auf Wunsch Massenprüfung direkt aus deLUXE-ERP.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Anforderung

Eine Fremdwährung ist die Währung eines anderen, nicht der Europäischen Union angehörigen Staates. Für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen in ein Land außerhalb der EU verkaufen oder auch importieren, kann es sinnvoll sein, Fremdwährungskurse zu pflegen und/oder ein Fremdwährungskonto bei einer Bank zu führen.

Leistungsumfang

Mit diesem leistungstarken Modul werden die in deLUXE-ERP hinterlegten Währungskurse tagesaktuell, vollautomatisch aktualisiert. Sind außer dem Euro zusätzlich z.B. Schweizer Franken, US-Dollar, britische Pfund und möglicherweise noch weitere Währungen in deLUXE-ERP hinterlegt, werden diese jederzeit auf dem aktuellen Stand gehalten.

Durch eine intelligente Logik kann dieses Modul auch für die automatische Umrechnung von Einkaufspreisen genutzt werden, um die Preise im Artikelstamm, ausgehend von der Basis-Währung jederzeit aktuell zu halten.

Vorteile

  •  Währungsschwankungen zeitnah ausschliessen
  • täglicher Abgleich der aktuellen Wechselkurse mit der Europäischen Zentralbank
  • Einkaufspreise in Fremdwährung jederzeit aktuell

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch

Von Beginn an sicher: Mit deLUXE-ERP  arbeiten Unternehmen GoBD-konform!

deLUXE-ERP ist sicher, denn deLUXE-ERP erfüllt die Anforderungen der GoBD.

Wichtig zu wissen, denn auch heute noch wickeln eine Vielzahl von Unternehmen ihre Rechnungsstellung mit klassischen Textverarbeitungs- oder Teballenkalkulationsprogrammen, wie z.B. Word oder Excel ab.

Durch die leicht zu bedienende, vorbereitende integrierte Buchhaltung in deLUXE-ERP ist Ihr Unternehmen auf Betriebsprüfungen sicher und optimal vorbereitet. Alle Vorgänge werden transparent und nachvollziehbar dokumentiert, so dass keine Fragen offen bleiben.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung