Finanzbuchhaltung

Die einfach zu bedienende, vorbereitende Buchhaltung der Software deLUXE, erfasst aus- und eingehende Rechnungen, überwacht Zahlungsziele und -konditionen und erstellt die Vorkontierung für die Übergabe an den Steuerberater (gemäß DATEV-Vorgaben) oder ein Buchhaltungsprogramm (z.B. Diamat, Topix, Sage).

 

Offene Posten lassen sich einfach umbuchen und manuell ausgleichen. Für überfällige Forderungen erstellt das Mahnwesen automatisch Mahnvorschläge, die übernommen oder geändert werden können. Teilzahlungsvereinbarungen werden berücksichtigt. Eine Kontenübersicht enthält die Geldbestände beliebig vieler Bankkonten und bietet eine Schnittstelle zum Online-Banking. Das Kassenbuch verwaltet die Bargeldbestände aller POS-Kassen. Zur Überwachung von Rechnungseingängen und Rechnungsausgängen steht das integrierte Modul der vorbereitenden Buchhaltung zur Verfügung. In diesem Software-Modul können Offene Posten kontrolliert und gemanagt werden. Dafür existieren Schnittstellen zu Bankprogrammen und ein integriertes Mahnwesen.

Die Überwachung von Zahlungszielen und -konditionen sowohl für ein- als auch für ausgehende Rechnungen erleichtern die Einhaltung und Optimierung eigener Zahlungsabläufe, als auch die Kontrolle über ausstehende Zahlungen.

 

Gemäß DATEV-Vorgaben ist durch das Buchhaltungsmodul eine Übergabe an den Steuerberater möglich, wobei innerhalb der Warenwirtschaft bereits die entsprechende Vorkontierung erfolgt ist, basierend auf den individuell festgelegten Vorgaben. Eine Übergabe an eine interne Finanzbuchhaltung (z.B. DATEV, Diamant, Topix, Sage) ist ebenfalls möglich. Die Kontenübersicht des Moduls gewährt Ihnen jederzeit einen Überblick über alle gebuchten Konten. Im Kassen-Modul sind die Vorgänge sowie Bargeldbestände der POS-Kassen zu ersehen.

Module der FIBU

Anforderung

Es sollen Daten aus deLUXE-ERP in die DATEV-Software des Steuerberaters übergeben werden.

Leistungsumfang

Dieses Modul wandelt deLUXE-ERP-Daten automatisch in ein DATEV-gerechtes Format um und ermöglicht so eine direkte und reibungslose Datenübernahme (per Diskette, E-Mail oder DFÜ) in das Kanzlei-Rechnungswesen des Steuerberaters. Dabei können Sachposten ohne Steuerschlüssel und unter Abschaltung der DATEV-Funktion „DATEV Erlöse Brutto buchen“ übertragen werden. Der Datenexport kann sowohl als Vollvorlauf oder als Kurzvorlauf automatisch durchgeführt werden.

Auf Wunsch kann zu den Export-Dateien ein Kontrollblatt ausgedruckt werden. Durch die vollständige Integration in deLUXE-ERP und eine speziell entwickelte Konvertierungssoftware ist stets eine sichere Übertragung gewährleistet. Dabei wird die Datenübernahme zusätzlich protokolliert. Die in Abwicklung und Handhabung äußerst zuverlässige DATEV-Schnittstelle wurde nach den strengen Vorgaben des „Schnittstellen-Entwicklungsleitfadens für Softwarelösungen“ (SELF) der DATEV eG entwickelt. Die Buchungsdaten verfügen über Kostenstellen. Die Daten von Debitoren und Kreditoren werden übernommen.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch

Vorteile

  • Kostenersparnis durch verringerten Aufwand beim Steuerberater.
  • Zeitersparnis durch direkten Export aus deLUXE-ERP.
  • Vermeidung von Fehlbuchungen durch direkten Export aus deLUXE-ERP.

Anforderung

Rechnungsdokumente werden noch immer in Papierform an Kunden versendet. Beim Rechnungsversender sind hierbei eine Reihe von Kostenpositionen, wie z.B. Druck, Kuvertieren, Porto bis hin zur Archivierung verbunden. Der elektronische Rechnungsversand per E-Mail bietet schnelle und enorme Einsparungspotentiale (neben den Portokosten), bei Amortisationszeiten von tlw. unter einem Jahr.

Leistungsumfang

Mit dem Modul „Digitalisierter Rechnungsversand“ lassen sich auf einfache Art und Weise elektronische Rechnungen im PDF-Format erstellen und an Kunden versenden. Dass Unternehmen spart nicht nur Zeit sondern auch Kosten für Papier, Druck und Versand.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch

Vorteile

  • Zeitaufwendiger Weg der Papierdokumente über einen Briefzustelldienst entfällt.
  • Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen entfällt.
  • Versand nur an freigegebene Adressen.
  • Eingabe einer/mehrerer E-Mail Adressen für Rechnungsempfang.
  • Protokollierung des Datentransfers über eine Logdatei, die zur jeder archivierten Rechnung erstellt wird (inkl. TimeStamp).
  • Ablage der Papierrechnung kann entfallen.
  • Schneller und zeitnaher Versand der Rechnungen.

Anforderung

Neben der Option Mahnungen zu drucken und zu faxen, können mit diesem Modul auch Kontoauszüge und Mahnungen per E-Mail direkt an Kunden gesendet werden.

Leistungsumfang

  • Versand nur an freigegebene E-Mail Adressen
  • Eingabe einer/mehrerer E-Mail Adressen
  • Archivierung der per E-Mail versendeten Mahnungen und Sammelmahnungen in der Historie des Kunden
  • Elektronischer Versand von Mahnungen erfolgt kostengünstig und komfortabel über vorhandenen E-Mail Server
  • Protokollierung des Datentransfers
  • Anzeige des Versandstatus in der Rechnungsliste


Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • deLUXE-ERP „RobotClient“
  • Vorhandener E-Mail-Server
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Vorteile

  • Vereinfachter Versand von Kontoauszügen und Mahnungen.
  • Archivierung von Mahnungen.

Anforderung

Unternehmen, die an Privatkunden – ohne EG Umsatzsteuer ID – über die bestehende Lieferschwelle hinaus Waren liefern, sind verpflichtet eine Registrierung im betreffenden EU-Land vorzunehmen.

Ist die Lieferschwelle eines Landes erst einmal überschritten, unterliegt die aktuell überschreitende Lieferung und alle Folgenden an private Kunden dieses Landes der Umsatzsteuer des Empfängerlandes.

Wird die Meldung bei Überschreitung von Lieferschwellen nicht durchgeführt, kann dies im Nachgang zu aufwendigen umsatzsteuerlichen Korrekturen. In Einzelfällen werden zudem Strafzahlungen in Empfängerländern fällig.

Leistungsumfang

Das deLUXE-ERP-Modul „EU-Lieferschwelle“ bereitet deLUXE-ERP auf die EU-Internationalisierung und bietet die Möglichkeit einer länderspezifischen Umsatzsteuer-Eingruppierung bei Überschreitung von Lieferschwellen. Des weiteren bucht deLUXE-ERP bei Rechnungsstellung an Kunden ohne Ust.ID. auf ein korrektes Erlöskonto unter Berücksichtigung der EU-Land spezifischen Umsatzsteuer.

Aktuelle Informationen zu den Schwellenwerten der einzelnen EU-Mitgliedsländer können Sie z.B. bei Ihrer zuständigen Handelskammer in Erfahrung bringen.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Vorteile

  • Steuerrechtlich korrekte Absatzkontierung bei Kunden ohne Ust.ID. innerhalb der EU.
  • Automatisches Beziehen der korrekten Steuersätze des Empfängerlandes.
  • Manuelles Eingreifen durch den Benutzer entfällt. Fehler durch den Anwender werden so vermieden.

Anforderung

Es soll eine Finanzbuchhaltung (TOPIX oder LOOPS FINANZ) an deLUXE-ERP angebunden werden.

Leistungsumfang

Das deLUXE-ERP-Modul Faktura-Schnittstelle kontiert alle Ausgangsrechnungen auf die entsprechenden Erlöskonten und übergibt die zugehörigen Daten (Kundennummer, Anschrift, Währung, Kreditlimit, Rechnungsart, Belegnummer und -datum, Text, Steuer, Rechnungsbetrag, Skonto, Zahlungsbedingungen und Zahlungsart etc.) an die deLUXE-ERP unterstützte Finanzbuchhaltung.

In der Finanzbuchhaltung verbuchte Zahlungseingänge werden beim Reimport in deLUXE-ERP automatisch abgeglichen (Kundennummer, Zahldatum, Belegnummer, Zahlbetrag, Skonto und Teilzahlungen etc.).

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch

Vorteile

  • Kostenersparnis durch verringerten Aufwand beim Steuerberater.
  • Zeitersparnis durch automatisierten Export bzw. Import.
  • Fehlervermeidung durch automatisierten Export bzw. Import.

Anforderung

In mittelständischen Unternehmen steigt die Anzahl der Buchungen im  Rechnungswesen stetig an. Die zeitnahe, digitale Übermittlung von Kontoauszugsdaten in deLUXE-ERP erleichtert und beschleunigt die buchhalterischen Arbeiten in Ihrem Unternehmen und sorgt so für mehr mehr Effizienz und Transparenz auf allen Ebenen.

Leistungsumfang

Das Modul „KontoManager“ ist die effiziente und  kostengünstige Lösung zur Optimierung der buchhalterischen Abläufe in deLUXE-ERP. Mit Hilfe dieses Modules können alle von der/den Bank(en) zur Verfügung gestellten, elektronischen Kontoauszüge eingelesen und automatisch verbucht werden. Der KontoManager erkennt die im Belegtext des Auszugs angegebene Rechnungs-/Debitoren- oder Kreditorennummer und kann die daran anschließende Buchung ohne weiteren manuellen Eingriff vornehmen. Die hierfür entwickelte Lerndatei kann so eingerichtet werden, dass bei wiederkehrenden Buchungen  die Beträge automatisch auf die jeweiligen Konten verbucht werden (z.B. Leasing, Miete, etc. steht). Auch das Verarbeiten von Sammlern im Kontoauszug (durch  einfaches Auflösen und Zuordnen) ist effizient gelöst. Durch die intelligente Verwendung von Filtern ist es möglich Buchungsvorschläge automatisch um fehlende Angaben zu ergänzen.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Als Mittler dient die kostenpflichtige Software BL Banking* oder BL Transfertool**
  • Lauffähig unter Windows oder MacOS
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

*nur deLUXE-ERP-Modul „KontoManager PLUS“

Vorteile

  • Direkter Abruf und Einlesen Ihrer Kontoauszüge aus deLUXE-ERP*.
  • Enorme Zeitersparnis beim Verbuchen (mehrere Stunden wöchentlich).
  • Schnelle, effiziente Verbuchung von elektronischen Kontoauszügen (Erkennungsquote zwischen 60 - 95%).
  • Vermeiden von Erfassungsfehlern.
  • Motivationsteigerung der Mitarbeiter (kein monotones Abtippen mehr).

Anforderung

SEPA Zahlungsumstellung zum 01.02.2014.

Leistungsumfang

Dieses Modul hilft Ihnen bei der Umstellung der bisherigen Kontendaten und bei der Verwaltung der für spätere Lastschriften erforderlichen Mandate. Es umfasst die technische Einrichtung der SEPA Zahlwege in deLUXE-ERP, die Dokumentation der Einstellungen sowie der neuen Funktionen und Oberflächen.

Ergänzend werden Stammdaten-Anpassungen, wie die Massenpflege von IBAN und BIC Codes (SWIFT) oder der erforderlichen SEPA Mandate aufgezeigt.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Vorteile

  • Einfaches Erstellen von Anschreiben für die Mandatserteilung.
  • Verwaltung der Mandate inkl. Informationen über das Verfahren sowie seiner Gültigkeit.
  • Verwaltung aller Mandatsänderungen in Versionen.

Anforderung

Zahlungsprozesse beschleunigen und vereinfachen, sorgt für mehr Transparenz auf allen Ebenen.

Leistungsumfang

Mit der Umstellung auf das SEPA Lastschriftverfahren wurde im Frühjahr 2014 das bisherige DTAUS Format zur Einreichung von Zahlungen durch ein neues XML-Format abgelöst. Das Modul unterstützt den SEPA-Zahlungsverkehr (Überweisungen und Lastschriften) aus deLUXE-ERP heraus, sowohl im SEPA Direct Debit Core-[Basis-Lastschrift] als auch im SEPA Direct Debit B2B [Firmenlastschrift]-Verfahren. Standardmäßig unterstützt dieses Modul die Formate aller deutschen Hausbanken*.  (Ausländische Hausbanken auf Anfrage)

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • deLUXE-ERP-Modul „SEPA-Kontenverwaltung“
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Vorteile

  • Überweisungen: Das Zahlungsmodul erstellt Dateien der Auftragsart CCT für den Geschäftsvorfall Credit Transfer Initiation in der Version pain.001.003.03**.
  • Lastschriften: Das Modul erstellt für Lastschriften Dateien im Direct Debit Initiation Format in der Version: pain.008.003.02**.
  • Europaweite SEPA Überweisungen und Lastschriften.
  • Trennung inländischer und europäischer Zahlungen wird überflüssig.
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand durch standardisierte Stammdatenpflege.
  • Beschleunigtes Zahlwesen durch harmonisierte Zahlwege.
  • Exakte Dispositionsmöglichkeiten durch garantierte Laufzeiten.
  • Einsparungspotential durch günstige Bankgebühren.

Anforderung

Unternehmen, die mit gewerblichen Kunden im europäischen Ausland verbunden sind,  spielt die EG Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine wichtige Rolle, da sie bereits vor Erbringung einer Leistung geprüft werden muss.

Leistungsumfang

Mit diesem Modul kann die Prüfung von ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern direkt aus deLUXE-ERP heraus vorgenommen werden. Vorteil dieses Moduls ist, dass im Gegensatz zur Einzelabfrage über das Internetformular des BZSt, ein händisches Erfassen der zu prüfenden Unternehmensdaten nicht erforderlich ist.

Die vom BZSt übermittelte elektronische Antwort wird direkt in deLUXE-ERP eingebunden. So werden in der deLUXE-ERP Kundenverwaltung eingetragende oder geänderte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer automatisch nach dem Speichern über einen WebService des Bundeszentralamtes für Steuern verifiziert und bei Bedarf auch schriftlich angefordert. Das Ergebnis dieser Verifizierung wird in deLUXE-ERP im Anschluss in der Kundenhistorie gespeichert, so dass eine erneute Prüfung erst bei einer Veränderung der USt-IdNr durchgeführt werden muss. Mit dem optionalen deLUXE-ERP-Modul „Dokumentenverwaltung“ können die vom Bundeszentralamtes für Steuern  gelieferten Prüfprotokolle schnell und chronologisch archiviert werden.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Vorteile

  • Zeit- und Kostenersparnis durch vollautomatische Prüfung.
  • Automatische Anforderung von offiziellen Prüfergebnissen in Papierform.
  • Auf Wunsch Massenprüfung direkt aus deLUXE-ERP.