Abwicklung, Bearbeitung & Kontrolle

Die Auftragsabwicklung umfasst alle administrativen, d.h. den Informationsfluss betreffenden Tätigkeiten vom Zeitpunkt der Kundenanfrage bis zur Rechnungserstellung. Die Kombination eines dem Güterfluss vorauseilenden, ihn begleitenden und ihm nacheilenden Informationsflusses dient der Planung, Steuerung und Kontrolle des Güterflusses. Die Güter werden dadurch logistisch determiniert. Die Auftragsabwicklung lässt sich in die Angebotserstellung und die Auftragsbearbeitung unterteilen. Die Angebotserstellung umfasst die Unterbreitung eines, dem Kundenwunsch entsprechenden Leistungsangebots mit Preis und möglichem Liefertermin.

Die Auftragsbearbeitung wird durch die Auftragserteilung des Kunden ausgelöst und umfasst je nach Auftragsart und Kunden Tätigkeiten wie die Bonitätsprüfung, die Arbeitsplanung und -steuerung,  die Disposition der zu beschaffenden Materialien, die Erstellung der Versanddokumente und die Fakturierung. Die für die Auftragsabwicklung benötigte Zeit ist ein wesentlicher Bestandteil der Lieferzeit. Diese wird nicht nur durch die physischen Bewegungen der Güter zwischen Liefer- und Empfangspunkt und (bei auftragsorientierter Fertigung) für die eigentliche Produktion festgelegt,  sondern hängt auch wesentlich von der Zeit für die im Vorfeld stattfindenden Kommunikationsvorgänge und die Bearbeitung der Auftragsdokumente ab.

Sie erstellen Lieferungen aus versandfälligen Kundenaufträgen.

Anschließend führen Sie die Warenentnahme durch. Die Kommissionierung kann durch Kommissionierwellen in Arbeitspaketen erfolgen.

  1. Das Verpacken von Lieferpositionen erfolgt durch Zuordnung von Artikeln zu Versandhilfsmitteln.

Im Anschluss an die Kommissionierung buchen Sie den Warenausgang aus dem Lager. Die Kopplung mit dem Lagerverwaltungssystem (WM) erfolgt im Rahmen der Kommissionierung. Die Kommissionierung mit Lagerverwaltung, d.h. mit Transportaufträgen, ermöglicht Ihnen z. B. einen Split der Transportaufträge und eine leistungsgerechte Bezahlung der Kommissionierer.

Module der Auftragsabwicklung

Anforderung

Es sollen Abonnement-Aufträge mit deLUXE-ERP verwaltet werden.

Leistungsumfang

Dieses Modul erstellt automatisch Abonnement-Aufträge.

Eine typische Anwendung sind periodisch erscheinende Ausgaben von Produkten, die an bestimmte Kunden versendet werden sollen.

Kunden mit aktiver Liefersperre oder einer entsprechenden Markierung  werden nicht berücksichtigt. So können zu einem vorgegebenen Datum Abonnements-Aufträge einfach, bequem und schnell generiert werden. Einzelne Kunden können dabei für beliebig viele Abonnements vorgemerkt sein.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Vorteile

  • Zeitersparnis durch automatische Abwicklung von Abonnement-Aufträgen.
  • Exakte Abwicklung für alle vorgemerkten Kunden.

Anforderung

Am „Point of Sale“ sollen direkt aus deLUXE-ERP Barverkäufe abgewickelt werden.

Leistungsumfang

Mit dem deLUXE-ERP-Modul Barverkauf erhalten Sie am Point of Sale (POS) die Möglichkeit, Barverkäufe direkt aus deLUXE-ERP abzuwickeln. Durch den vollen Zugriff auf Kundenstammdaten, Wareneingänge, Artikelbilder, Bestellungen bleibt auch beim Barverkauf der volle Komfort einer Warenwirtschaft erhalten. Alternativ zur klassischen Variante, Aufträge mit der Erzeugung von Rechnung und Lieferschein abzuwickeln, können Aufträge mit diesem Modul mit einem Barverkauf abgewickelt werden.

Eine Storno-Funktion ist ebenso enthalten wie ein Kassenbuch und die Möglichkeit, Tages- und Kassenberichte mit umfangreichen Analyse- und Statistikfunktionen zu erstellen. Das Modul unterstützt dabei auch Hardware wie Kassenbondrucker, Kundendisplay und Kassenschublade. Die Auftragspositionen können manuell oder mit einem Barcodelesegerät erfasst werden. Es stehen für den Abschluss der Transaktion verschiedene Zahlungsvarianten zur Verfügung (Barzahlung, Scheckzahlung, EC- oder Kreditkartenzahlung).

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung  des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Hardware: optional Kassenbondrucker, Kundendisplay, Kassenschublade, Barcodelesegerät

Vorteile

  • Direkte und einfache Abwicklung ohne komplizierte Zusatzsoftware.
  • Zeitersparnis durch Verzicht auf Ausdruck einer herkömmlichen Rechnung.
  • Direkte Anbindung an Lagerbestände und Bestellwesen der Warenwirtschaft.
  • Zeitersparnis durch Schnellerfassung mit Barcodelesegerät.

Anforderung

Angebote und Aufträge übers deLUXE-ERP als PDF per e-Mail versenden.

Leistungsumfang

Das deLUXE-ERP-Modul „e-Order/Offer“ erweitert deLUXE-ERP um die Möglichkeit Angebote oder Aufträge als PDF per E-Mail zu versenden.

Ein entsprechender Standard E-Mail Text (Sprachenunabhängig) dient als Vorlage. Der Versand erfolgt nur an dezidierte Empfänger, wobei die PDF Erstellung vollautomatisch im Hintergrund erfolgt.

Zur Überprüfung erfolgt nach der Versendung eine Kennzeichnung der entsprechenden Angebote oder Aufträge sowie ein Eintrag in der Angebots- oder Auftragshistorie.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • deLUXE-ERP „RobotClient“
  • Vorhandener E-Mail-Server
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt FUCHS EDV GmbH

Vorteile

  • Standard E-Mail Text als Vorlage.
  • Vollautomatische PDF Erstellung im Hintergrund.
  • Automatischer Eintrag in der Angebots- oder Auftragshistorie.

Anforderung

Für produzierende Unternehmen sind effiziente Produktionsplanung, Verwaltung von Produktionsaufträgen sowie Fertigungsstücklisten ausschlaggebend für hohe Rentabilität. Terminverzug sowie zu geringer/hoher Lagerbestand der zu produzierenden Güter müssen vermieden werden.

Leistungsumfang

Das in deLUXE-ERP Fertigungsmodul kann sowohl in der Auftragsfertigung als auch in der Serienfertigung eingesetzt werden. Die Durchgängigkeit des Moduls geht vom Vertrieb über den Einkauf bis hin zur Fertigung. Durch den Einsatz ist eine profitablere und effizientere Produktionsplanung möglich. Optional können die Seriennummernverwaltung (kostpflichtiges deLUXE-ERP-Modul) und/oder die Chargen-/Losnummernverwaltung (kostpflichtiges deLUXE-ERP-Modul) eingebunden werden, um eine komplette Produktrückverfolgung zu gewährleisten, wie sie zum Beispiel im Bereich der Lebensmittelsicherheit unverzichtbar ist.

Schnell zu produzierende Aufträge können z.B. direkt aus dem Kundenauftrag heraus geplant werden, Fertigungsaufträge können während der Bearbeitung geändert werden und die mehrstufige Fertigungsauftragsverwaltung (Stücklisten inkl. Baugruppen) ermöglicht die Produktion besser und leichter zu koordinieren.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Vorteile

  • Schnellerer, besserer Kundenservice durch transparente Produktionsprozesse.
  • Erhöhung des Cash-Flow durch optimale Verwaltung der Lagerbestände.
  • Einfache und übersichtliche Kalkulation von Fertigungsstücklisten.
  • Im- und Export von Stücklisten in CAD Programme.

Anforderung

Es sollen Zahlungen mit Kredit- oder EC-Karten direkt aus deLUXE-ERP durchgeführt werden.

Leistungsumfang

Mit diesem deLUXE-ERP-Modul können direkt aus der deLUXE-ERP-Auftragsabwicklung Zahlungen oder Reservierungen mit den gängigen Kredit- oder EC-Karten vorgenommen werden. Hierfür wird lediglich ein Internetzugang benötigt. Der deLUXE-ERP Client baut eine SSL-verschlüsselte Verbindung zum Host unseres Partners inatec (http://www.inatec.com) auf und überträgt eine Anfrage (Reservierung oder Buchung). Das System powercash21 von inatec leitet die Anfrage an die entsprechenden Verarbeiter weiter (Kreditkarte, EC-Lastschrift, Streetcash). Der Verarbeiter sendet ein Ergebnis zurück und Sie erhalten direkt innerhalb von deLUXE-ERP den Status des Vorgangs angezeigt. Der Vorgang entspricht der einfachen Kartenzahlung an einer Tankstelle.

Zu Ihrer weiteren Sicherheit werden die Daten nicht nur SSL-verschlüsselt, sondern zusätzlich mit einem HASH Kontrollcode ausgestattet, um Manipulationen zu verhindern. Bei unserem Partner inatec (http://www.inatec.com) erhalten Sie die Zugangsdaten für diesen Service. Wir haben die Schnittstelle zu inatec für Sie bereits getestet und vergünstigte Vertragsbedingungen ausgehandelt. Die Unterlagen für einen Vertrag über die Nutzung der entsprechenden Zahlungsarten erhalten Sie direkt bei uns. Wenn Sie bereits mit Kreditkarten arbeiten und schon eine sog. „VU-Nummer“ besitzen, können Sie diese weiter benutzen. Sie tragen lediglich Ihre inatec-Zugangsdaten im deLUXE-ERP-Modul ein und sind startbereit.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Vorteile

  • Sicher, da Zahlungen Online überprüft werden.
  • Kostengünstig, da keine zusätzliche Hardware benötigt wird.
  • Flexibel: es werden Kreditkarten (Euro-/Mastercard, VISA, American Express), EC Lastschrift.
  • (Maestro) und Streetcash akzeptiert.

Anforderung

Es sollen Zahlungen mit PayPal Zahlungen und Gutschriften schnell und einfach, direkt aus deLUXE-ERP durchgeführt werden.

Leistungsumfang

Dieses Modul ist eine Anwendung, das PayPal Zahlungen direkt aus deLUXE-ERP heraus verarbeitet  und somit eine optimale Ergänzung zu anderen gängigen Zahlungsmethoden wie SEPA-Lastschrift, Kreditkarte, Rechnung, Nachnahme oder Vorkasse ist.

Sämtliche Bewegungen auf dem PayPal Konto werden von der intelligenten „PayPal-API“ automatisch ausgelesen und verarbeitet. So kann zum Beispiel bei Anlage eines Auftrages direkt geprüft werden, ob es Probleme bei der Zahlung geben kann. Die Belastung des PayPal-Kontos kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen (z.B. bei Auslieferung der Ware).

Die zertifizierte PayPal-Schnittstelle ermöglicht die vollständige Übergabe sämtlicher PayPal-Daten aus dem Shop direkt in deLUXE-ERP und verknüpft somit alle PayPal-Zahlungen automatisch mit der Warenwirtschaft, der Finanzbuchhaltung und der Versandabwicklung.

Über das integrierte Payment-Modul können Zahlungen angefordert, Gutschriften oder Rückerstattungen verbucht oder Teilbeträge einer bestimmten Rechnung zugeordnet werden. Außerdem lassen sich eingehende PayPal-Zahlungen direkt abrufen und mit offenen Bestellungen abgleichen.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Anforderung

Es soll automatisch kontrolliert werden, ob die gepackte Ware der Auftragsvorgabe entspricht.

Leistungsumfang

Für jeden Auftrag kann eine Packliste erstellt werden. Diese Packliste enthält die Auftragspositionen mit Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Menge und Lagerort in Klarschrift und als Barcode. Anhand dieser Packliste wird die Ware im Lager kommissioniert. Anschließend werden die Auftragsnummer von der Packliste und die Artikelnummern und Mengen von der kommissionierten Ware per Barcodescanner oder manuell erfasst.

Durch das deLUXE-ERP-Modul Packlistenkontrolle kann nun festgestellt werden, ob die kommissionierten Artikel exakt der Vorgabe der Packliste entsprechen. Sollten Abweichungen vorhanden sein, erscheint ein Warnhinweis und ein Signalton ertönt. Wenn die Packlistenkontrolle erfolgreich durchgeführt wurde, kann abschließend als weiterer Beleg ein Packlistenkontrollzettel gedruckt werden.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Vorteile

  • Zeitersparnis bei der Kommissionierung.
  • Kostenersparnis durch Reduzierung von Fehlmengen, Falschlieferungen und Reklamationen.
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit durch Qualitätssicherung.

Anforderung

Die vollständige und zeitgerechte Bereitstellung von Waren ist Aufgabe des deLUXE-ERP-Moduls „Packplatz“. Dieses Modul optimiert die warenwirtschaftlichen Abläufe, steigert die Produktivität und senkt gleichzeitig die Kosten, da das Kundenmanagement in die Kommissionierung integriert werden kann.

Leistungsumfang

Mit diesem Modul wird die gesamte Versandabwicklung beschleunigt. Nachdem aus allen lieferfähigen Aufträgen Packlisten erzeugt und gedruckt wurden, kann im Lager die Kommissionierung gemäß dieser Packlisten beginnen. Nach der Kommissionierung, fordert das Modul am Packplatz den Benutzer erst zur Erfassung des Packlisten-Barcodes und dann zur Erfassung aller Barcodes der enthaltenen Artikel an. Wurde die vollständige Warenmenge erfasst, können im Hintergrund Rechnung, Lieferschein sowie die Versanddokumente (TOF, UPS, DPD, GLS, DHL, usw.) erzeugt werden. Die spezielle, stark vereinfachte Bildschirmmaske für die Erfassung der Packlisten- und Artikel-Barcodes erleichtert in Situationen mit hohem Versandaufkommen die Bedienung auch durch ungelerntes Aushilfs- und Fremdpersonal.

Sollen Warensendungen in kurzer Zeit abgewickelt werden soll, ist dieses Modul die Lösung. Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten und Filter runden das Leistungsspektrum ab.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch

Vorteile

  • Keine Kommissionierungsfehler mehr durch Abfrage der physikalischen Artikelbarcodes.
  • Stark beschleunigte Versandabwicklung spart Zeit und Geld.
  • Schutz vor Einblick des Personals in sensible Artikeldaten (Preise).
  • Bedienung in 5 Minuten erlernbar: auch für ungelerntes Aushilfs- und Fremdpersonal geeignet.

Anforderung

Mit diesem Modul zur Produktionsplanung und -steuerung können in deLUXE-ERP Produktion und Fertigung schnell sowie effizient geplant, gesteuert und überwacht werden. So können Sie immer schnell und zuverlässig, auch bei geänderten Lieferplänen reagieren und erhalten gleichzeitig einen perfekten Überblick über aktuelle Lagerbestände, Reservierungen, usw. – alles in einer Software!

Eine Produktionsplanung in z.B. Excel oder die Planung des Fertigungsverfahrens mit weiteren Programm gehört ab sofort der Vergangenheit an.

Leistungsumfang

Das Modul „Produktionsaufträge“ ermöglicht eine einfache und bequeme Steuerung, Kontrolle und Verwaltung von  Produktionsabläufen – gerade für die Fertigung von Kleinserien oder Einzelteilen.

Egal, ob es sich um Kunden – oder interne Bestellungen handelt, mit diesem Modul werden Produktionsstücklisten (wobei Schachtelung in beliebiger Tiefe möglich ist), inkl. Arbeitsplänen, Zeichnungen, Bildern verwaltet, Aufträge kalkuliert und das interne Bestellwesen sowie das Reservierungssystem überwacht. Vom Kundenauftrag, über die interne Bestellung bis hin zum Wareneingang der Produktionsaufträge – alles Einheitlich und auf einer Datenbasis.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch

Vorteile

  • Übersichtliche Kosten- und Lagerkalkulation.
  • Schnelle Reaktionsfähigkeit.
  • Alle Artikelreservierungen im Überblick.
  • Vollautomatische Wareneingangsbuchung.
  • Minimale Lagerbestände sowie optimale Kapazitätsauslastung der Ressourcen.
  • Verlässliche Terminzusagen schon bei Auftragsanlage.

Anforderung

Wenn es um die Optimierung der Pakettarife geht, hat dieses Modul – zusammen mit dem Packplatzmodul – einiges an Gewicht, denn von diesem Service profitieren beide Seiten: Kunde und Versender.

Leistungsumfang

Paket-Dienstleister wie GLS, DHL, TOF, DPD, UPS, usw. haben in der Regel verschiedene Tarife, was Stückzahl und Gewicht der Sendungen angeht.

Mir diesem Modul ist es möglich, Waagen direkt das deLUXE-ERP-Packplatzmodul anzuschließen. deLUXE-ERP fragt das Gewicht des Pakets von der Waage ab und speichert es mit allen anderen notwendigen Daten und überträgt diese in den Bereich „Paketcenter“, der für die Auswahl der Spediteure zuständig ist. Der Anwender kann den gewünschten Dienst auswählen und die passenden Paketaufkleber erstellen. Da die Tarife der Anbieter hinterlegt sind, kann deLUXE-ERP auch den günstigsten Anbieter für die vorliegende Anzahl Packstücke vorschlagen.

So lassen sich durch Optimierung der Versandkosten erhebliche Einspar-potenziale erzielen.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • deLUXE-ERP-Modul „Packplatz“
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch

Vorteile

  • Erhebliches Einspar-potenzial.

Anforderung

Es sollen Arbeitszeiten für Dienstleistungen mit deLUXE-ERP erfasst und verwaltet werden.

Leistungsumfang

Zu jedem Auftrag wird ein Zeiterfassungsbogen gedruckt. Auf dem Ausdruck erscheinen die zuvor im Auftrag definierten Arbeiten. Durch das Einscannen des entsprechenden Barcodes einer Arbeitsposition mit dem mobilen Erfassungsgerät DC2000 wird im Lesegerät die Anfangszeit festgehalten. Beim Scannen der nächsten Position wird die vorherige Dienstleistung automatisch beendet. Die gespeicherten Daten werden später an einem Computer ausgelesen. Der Akku reicht für ca. eine Woche und wird in der Ladestation automatisch aufgeladen.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Hardware: Erfassungsgerät DC 2000

Vorteile

  • Exakte Erfassung der Arbeitszeiten auch ohne Computer (mobiler Einsatz, Vor-Ort-Service).
  • Profitmaximierung durch vollständige Erfassung der Arbeitszeit von Dienstleistungen.
  • Genaue Übersicht über den internen Aufwand pauschal berechneter Dienstleistungen.

Anforderung

Jedes Handelsunternehmen kennt die Anforderungen einer funktionierenden und sicheren Außendienst-Anbindung: Wie können Handelsvertreter, Außendienstmitarbeiter  oder externe Vertriebspartner jederzeit und ohne großen Aufwand – auch wenn sie offline sind – auf den aktuellen Datenbestand der ERP-Software, wie z.B. Artikelstammdaten, Lagerbestände, Spezifikationen, Adressstammdaten, Korrespondenz, Aufträge, Angebote, Umsätze, usw. zugreifen?

Leistungsumfang

Mit der äußerst sicheren und effizienten Außendienst-Anbindung „WebExChange“ für deLUXE-ERP steht der aktuelle Datenbestand aus deLUXE-ERP auch offline zur Verfügung.

Der Austausch erfolgt automatisch, sobald das Gerät mit einem LAN/WLAN verbunden ist und ist extrem sicher. Alle Anfragen werden durch User und Kennwort im Hashwert gesichert. Dadurch wird ein unberechtigter Zugriff verhindert.

Eines der weiteren, wichtigen Features ist die wohldurchdachte Benutzerverwaltung, da nicht jede Information jedem Außendienstmitarbeiter bzw. externen Vertriebspartner zur Verfügung stehen sollte.  Schon hier greift die ausgeklügelte Rechteverwaltung in deLUXE-ERP – denn in deLUXE-ERP wird festgelegt, welche Daten den jeweiligen Anwendern auf den mobilen Geräten angezeigt werden. So ist zum einen sichergestellt, dass nicht wahllos Daten in deLUXE-ERP eingesehen, neu aufgenommen, bearbeitet oder gelöscht werden und zum anderen ist es möglich, über einfache Funktionen die Kundenzuweisung(en) eines Anwenders, bei z. B. Krankheit, sonstiger Abwesenheit oder Verlassen des Unternehmens, einem anderen Anwender zur Verfügung zu stellen.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
  • Die erstmalige, kostenpflichtige Einrichtung der Schnittstelle durch FUCHS EDV ist obligatorisch

Vorteile

  • Daten offline jederzeit und überall verfügbar
  • Kunden- und Umsatzinformationen mit benutzerbezogenen, eingeschränkten Datensichten dank Benutzerverwaltung
  • Sehr hohe Datensicherheit dank Hashwert und htaccess-Rule
  • Fehleranfällige Papierformulare oder manuelle Datenübertragungen vermindern unnötige telefonische Rückfragen.