Am 14. Juli 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen die aktualisierte Fassung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) veröffentlicht. Die neuen Vorgaben bringen klare Regelungen für die digitale Rechnungsverarbeitung und bieten Unternehmen neue Erleichterungen – vor allem im Hinblick auf die Archivierung und Verarbeitung elektronischer Belege.

Für Unternehmen, die bereits mit deLUXE-ERP arbeiten, ist das ein echter Vorteil: Unsere ERP-Lösung ist bereits optimal auf die neuen Anforderungen vorbereitet. Dank der integrierten Module und der Zusammenarbeit mit unserem Archivierungspartner TeamDrive aus Hamburg lassen sich alle GoBD-Vorgaben effizient, gesetzeskonform und ohne zusätzlichen Aufwand umsetzen.

Ausgangsrechnungen: Kein doppelter Speicheraufwand mehr

Mit der neuen GoBD-Fassung entfällt die Pflicht zur doppelten Archivierung elektronisch erstellter Ausgangsrechnungen. Wer seine Rechnungen mit deLUXE-ERP generiert, braucht künftig keine gesonderten PDF-Dateien oder Papierausdrucke mehr zu speichern. Es reicht aus, wenn das ERP-System in der Lage ist, eine identische Kopie der Rechnung auf Abruf zu erzeugen.

deLUXE-ERP erfüllt diese Anforderung vollständig: Sämtliche Rechnungen können jederzeit reproduziert werden – mit vollständigem Inhalt und unveränderter Darstellung. Das reduziert nicht nur die Archivierungskosten, sondern auch den administrativen Aufwand bei der Buchführung. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen profitieren davon – die digitale Ausgangsrechnung wird damit endgültig zum neuen Standard.

Eingangsrechnungen digital archivieren: Fokus auf strukturierte Daten

Das deLUXE-ERP Modul „E-Invoicing AP“ unterstützt Unternehmen bei der effizienten Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen im XML-Format – darunter XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X. Neu ist: Ab sofort genügt es, den strukturierten XML-Anteil der Rechnung zu archivieren, sofern dieser alle steuerlich relevanten Informationen enthält.

Eine parallele Archivierung der PDF-Darstellung ist nicht mehr erforderlich – es sei denn, das PDF enthält zusätzliche, rechtlich relevante Informationen, etwa handschriftliche Vermerke oder spezielle Buchungshinweise. In diesem Fall kann auch das PDF in die Archivierung einbezogen werden – deLUXE-ERP erkennt solche Fälle und gibt dem Anwender klare Hinweise.

Durch die Fokussierung auf strukturierte Daten sinkt die Speichermenge deutlich, und gleichzeitig wird die Datenkonsistenz verbessert. deLUXE-ERP archiviert automatisch im Originalformat – eine manuelle Umwandlung in andere Dateitypen, etwa Bildformate, ist nicht zulässig und wird vom System unterbunden.

PoS-Belege & Zahlungen: Nur noch aufbewahren, was wirklich zählt

Für Unternehmen mit stationärem Verkauf oder Point-of-Sale-Anbindung bringt die neue GoBD-Fassung zusätzliche Klarheit. Im Modul „PoSPlus TSE„ berücksichtigt deLUXE-ERP bereits die aktuelle Regelung: Kassenzettel werden vollautomatisch und digital in deLUXE-ERP gespeichert und Terminalbelege von Kartenzahlungen müssen nur dann archiviert werden, wenn sie buchhalterisch relevant sind – zum Beispiel als einzige Abrechnungsgrundlage.

Technische Belege, die rein informativen Charakter haben und keinen Einfluss auf Buchung oder Steuerunterlagen haben, unterliegen nicht mehr der Archivierungspflicht. Das bedeutet: weniger Papier, weniger digitale Ablagen – und mehr Fokus auf das Wesentliche.

deLUXE-ERP identifiziert relevante Belege automatisch und führt diese der Archivierung zu. Alle anderen Daten werden regelkonform ignoriert, wodurch Speicherbedarf und Verwaltungsaufwand weiter sinken.

GoBD-konform digitalisieren: Jetzt ist der ideale Zeitpunkt

Die überarbeiteten GoBD schaffen neue Möglichkeiten für eine moderne, effiziente und rechtssichere Buchhaltung – insbesondere für Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Prozesse umgestellt haben oder diesen Schritt jetzt planen.

Mit deLUXE-ERP sind alle wesentlichen Voraussetzungen bereits gegeben:

• Automatisierte Rechnungsverarbeitung im XML-Standard
• Revisionssichere Langzeitarchivierung mit TeamDrive
• Kassenprozesse mit intelligenter Belegsteuerung
• Transparente Vorbereitung auf Datenzugriff und Betriebsprüfung

Ob E-Rechnung, Archivierung, Datenzugriff oder Kassensystem – deLUXE-ERP bietet die passende Lösung. Unternehmen sparen Zeit, senken Risiken und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen mit minimalem Aufwand.

Wer jetzt umsteigt oder bestehende Prozesse modernisiert, sichert sich einen klaren Vorsprung – und ist bestens gerüstet für die digitale Buchhaltung der Zukunft.