DSGVO - alle Arbeiten erledigt?

Anfang diesen Jahres hat der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Dr. Stefan Brink verstärkte Kontrollen in Unternehmen und sogar "das Jahr der Kontrollen" angekündigt, um möglichen Datenschutzverstößen entgegenzuwirken. In seiner Mitteilung wurde von angekündigten und unangekündigten Kontrollen gesprochen, die Unternehmen jeglicher Branche treffen können.

So können in ganz Deutschland z.B. Mitarbeiter der Datenschutzbehörden auch ohne eine vorherige Zustimmung Unternehmen aufsuchen und im Einzelfall auch Unterlagen beschlagnahmen – entsprechende Behörden haben staatsanwaltschaftliche Befugnisse!

Schauen Sie selbst:

Um das interne Prozessmanagement in Unternehmen zu verbessern und die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stehen deLUXE-ERP Anwendern zwei spezielle Module zur Verfügung: So beschleunigen die Module DSGVO-Auskunft sowie Advanced Security die Bearbeitung von Anfragen auskunftsberechtigter Personen oder/und unterstützen bei der Erstellung, Verwaltung und Information spezifischer Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten sowie der Dokumentation der technisch organisatorischen Maßnahmen.

Zögern Sie nicht und informierten Sie sich über unsere deLUXE-ERP-Module DSGVO-Auskunft und Advanced Security!


deLUXE-ERP Modul zur Optimierung des Außendienstes

Jedes Handelsunternehmen kennt die Anforderungen einer funktionierenden und sicheren Außendienst-Anbindung: Wie können Handelsvertreter, Außendienstmitarbeiter  oder externe Vertriebspartner jederzeit und ohne großen Aufwand – auch wenn sie offline sind – auf den aktuellen Datenbestand der ERP-Software, wie z.B. Artikelstammdaten, Lagerbestände, Spezifikationen, Adresssstammdaten, Korrespondenz, Aufträge, Angebote, Umsätze, usw. zugreifen?

Mit der äußerst sicheren und effizienten Außendienst-Anbindung „WebExChange“ für deLUXE-ERP steht der aktuelle Datenbestand aus deLUXE-ERP nun auch offline jederzeit zur Verfügung.

Der Austausch aller relevanten Daten erfolgt automatisch, sobald das Gerät mit einem LAN/WLAN verbunden ist, über eine spezielle Anbindung und ist extrem sicher, da die Daten per htaccess-Rule gültige Anfragen an den deLUXE-ERP

Auch unterwegs immer auf dem aktuellen Stand! / © unsplash 799380

WebClient weitergeleitet werden. Alle Anfragen werden durch User und Kennwort im Hashwert gesichert. Dadurch wird ein unberechtigter Zugriff verhindert.

Damit Außendienstmitarbeiter ihre anspruchsvollen Tätigkeiten erfüllen und Kunden vor Ort jederzeit verbindliche Informationen geben können, brauchen sie überall Zugriff auf die aktuellsten Unternehmensdaten - und zwar in der ihnen gewohnten Softwareumgebung, auch ohne dauerhaften Internetzugang! Hierzu kann der letzte Auftrag, die zuletzt erhaltene E-Mail oder der Umsatz der letzten drei Monate gehören. Besonders bei Preisverhandlungen vor Ort können diese Informationen sehr nützlich sein.

Eines der weiteren, wichtigen Features ist die wohldurchdachte Benutzerverwaltung, da nicht jede Information jedem Außendienstmitarbeiter bzw. externen Vertriebspartner zur Verfügung stehen sollte.  Schon hier greift die ausgeklügelte Rechteverwaltung in deLUXE-ERP – denn  in unserem Warenwirtschaftssystem wird festgelegt, welche Daten den jeweiligen Anwendern auf den mobilen Geräten angezeigt werden. So ist zum einen sichergestellt, dass nicht wahllos Daten in deLUXE-ERP eingesehen, neu aufgenommen, bearbeitet oder gelöscht werden und zum anderen ist es möglich, über einfache Funktionen die Kundenzuweisungen eines Anwenders, bei z. B. Krankheit, sonstiger Abwesenheit oder Verlassen des Unternehmens, einem anderen Anwender zur Verfügung zu stellen.


Erneute CRN-Auszeichnung für ComLine GmbH

Wieder unter den Besten: Wir gratulieren unserem langjährigen Kunden, der ComLine GmbH, zur erneuten Auszeichnung als einen der besten IT-Distributoren Deutschlands. Dem Flensburger Unternehmen gelingt es auch in diesem Jahr, sich als Apple-Spezialist und VAD für professionelle Multimedia-Lösungen erfolgreich gegen die Konkurrenz durchzusetzen.

Gerade “bei der Aktualität und Verfügbarkeit von Preis-, Produkt- und Verfügbarkeitsinformationen (Note 1,78) liegt Comline aber ebenso weit vorne im Kategorie-Ranking wie auch bei der Bewertung des Online-Bestell- und -Informationssystems (Note 1,95)“. Wir freuen uns sehr, dass solche Spitzenwerte durch unser deLUXE-ERP Warenwirtschaftssystem und das eZENTRUM erreicht wurden. Diese Zahlen bestätigen unsere jahrelange, erfolgreiche Zusammenarbeit mit der ComLine GmbH, für die wir uns herzlich bedanken.

Nutzen auch Sie Ihre Chance, durch unser deLUXE-ERP, das eZENTRUM und weitere, auf Sie maßgeschneiderte Lösungen, Ihren Unternehmenserfolg zu sichern.

Bild: CRN
Text nach: CRN (https://www.crn.de/bilder/galerie-2528-130596.html)


deLUXE-Modul "UST-ID Prüfung"

Handelsunternehmen, die ihre Leistungen auch ausländischen Unternehmen in der EU anbieten, sind dazu verpflichtet für die umsatzsteuerfreie Lieferung die jeweilige EG-Umsatzsteueridentifikationsnummer (UST-ID) des Käufers auf ihre Legitimität zu prüfen.

Mit dem Modul deLUXE-Modul "UST-ID Prüfung" können Abfragen direkt aus deLUXE-ERP getätigt werden, da das deLUXE-Modul vollständig als Add-On integriert ist. Bei prüfungsrelevanten Geschäftsvorfällen wie z.B. Auftragsanlage, Fakturierung sowie bei der Stammdatenpflege, prüft das Modul vollautomatisch im Hintergrund und liefert in wenigen Sekunden ein verbindliches Ergebnis.

Die Schnittstelle sendet via HTTPS-Protokoll die UST-ID des zu prüfenden Unternehmers zusammen mit den Angaben Firma, Straße, PLZ und Ort. Der Service des Bundesamtes prüft einmal die UST-ID auf ihre Gültigkeit. Zusätzlich wird ein Abgleich der Parameter Firma, Straße, PLZ und Ort durchgeführt. Für jede Angabe wird ein Status „stimmt überein“ oder „stimmt nicht überein“.

Mit Hilfe verschiedener Parameter kann die Prüfung in der Adressebene sowie bei der Auftragsanlage gesteuert werden. Weitere Optionen sorgen dafür, dass ein Infoeintrag in der Historie des Kunden festgehalten und ggf. gleichzeitig ein Schreiben vom BZSt über die Anfrage angefordert, das dann separat per Post zugestellt wird. Die gedruckte Bestätigung ist als Nachweis wichtig. Dieser Ausdruck wird kostenfrei pro Tag vom Bundesamt für Steuern gesendet!

Mit dem systemgestützten UST-ID Bestätigungsverfahren in deLUXE-ERP können selbstverständlich auch größere Mengen von Adressdaten geprüft werden. So ist es optional möglich, eine Prüfung direkt beim Adressimport (z.B. bei Adresskauf) zu initiieren oder auch den gesamten oder Teile Ihres Adressbestandes aus deLUXE-ERP an das BZSt zu übermitteln. Auch hier werden die Ergebnisse sofort in der Kundenhistorie angezeigt.

Das Modul kann ausschließlich für eine Abfrage im Dialog mit dem deutschen Bundeszentralamt für Steuern eingesetzt werden.Anwender, die für Geschäftszwecke außerhalb der Bundesrepublik Deutschland deLUXE-ERP einsetzen, können dieses Modul ebenfalls verwenden!

Weitere Informationen finden Sie hier!


deLUXE-Modul "DSGVO-Auskunft"

Ab dem 25.05.2018 ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung ohne eine weitere Übergangsfrist wirksam und ab diesem Tage steht Privatpersonen das Recht zu, von einem verantwortlichen, datenverarbeitenden Unternehmen eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob über sie personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Mit dem neuen deLUXE-Modul "DSGVO-Auskunft" erhalten berechtigte Anwender adhoc eine Übersicht, über alle zu einer Person gespeicherten Daten und erfüllen somit mühelos ihre Pflicht, privatpersonen Auskunft über alle zu ihr in der Warenwirtschaft gespeicherten Daten zu geben. Mit den aktuellen Funktionalitäten erleichtert das Modul deLUXE-ERP Anwendern den schnellen, unkomplizierten Zugriff auf personenbezogene Daten.

Das deLUXE-Modul erzeugt unkompliziert und auf Knopfdruck eine detaillierte Übersicht aller relevanten Daten zu einem Geschäftspartner. So werden beispielsweise persönlichen Daten, wie Name, Vorname, Geburtsdatum oder Anschrift, sowie die Verarbeitung in Dokumenten oder anderen Korrespondenzen sowie der Export an Dritte (Steuerberater, Paketdienstleister,…) ausgewiesen.

Die Auskunft kann zusammen mit einem Begleitschreiben in Form eines PDF-Dokuments oder als Datenexport an die betroffene Person übermittelt werden.


deLUXE-Modul "ArchivPlus"

Bei der Bearbeitung von Geschäftsprozessen im Unternehmen fallen viele Informationen an, die in der Regel in Dokumentenform vorliegen. Wird die Aufbewahrung dieser Dokumente in Aktenordnern, E-Mail-Systemen, auf Filmservern oder mobilen Speichergeräten vorgenommen, kann dies zu mühsamen Suchvorgängen führen.

Mit der Integration des deLUXE-Moduls "ArchivPlus" haben alle Unternehmensbereiche wie z.B. Vertrieb, Einkauf, oder Rechnungswesen direkten und sicheren Zugriff auf alle wichtigen Unternehmensdaten, Dokumente und Dateien.

Die Benutzeroberfläche erlaubt ein einfaches Hinzufügen von Dateien per Drag & Drop oder per Upload. Auf Wunsch können die Dateien für andere Benutzer gesperrt oder nur bestimmten Benutzergruppen zugänglich gemacht werden. Unsere Sicherheitsvorkehrungen sorgen vor unbefugtem Zugriff.

Die Vorteile des deLUXE Archiv Plus Archiv in der Übersicht:

  • Dateien werden verschlüsselt auf dem Server abgelegt.*
  • Sichtbarkeit der Dateien auf den User oder Benutzergruppen einschränkbar.
  • Doppelte Codierung der Datei zur Sicherung gegen unbefugtes Öffnen.
  • Automatische Erkennung von Manipulationsversuchen.
  • Laden und automatisches Öffnen per Doppelklick.
  • Automatisches Löschen der geöffneten Dateien beim Schließen des Archivs.
  • Option zur Vergabe von Rubriken für einzelne Dateien.
  • Versionsverwaltung, ältere Dateien bleiben erhalten und können geladen werden.
  • Individuelle Limit-Verwaltung für die Anzahl der Zugriffe pro Tag.
  • Historie aller Zugriffe auf Dateien.
  • Sperre eines Benutzers bei Erkennung von Sicherheitsverstößen.
  • Nachrichten an den Administrator bei Problemen (Limit / Sicherheitsverstoß).

*inkl. deLUXE-Modul "ChronoSecure"

Voraussetzung ist deLUXE ERP


deLUXE-Modul "Advanced Security"

Für jedes Unternehmen in der EU hat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) weitreichende Verpflichtungen, die bei Nichteinhaltung teure Konsequenzen nach sich führen kann.

So müssen z.B. Technisch Organisatorische Maßnahmen, Verarbeitungsverzeichnisse, Dokumentationen zu Datenschutzmanagementsystemen, Informationssicherheitsmanagementsystemen, usw. an zentraler Stelle revisionssicher hinterlegt und gepflegt werden. Das in dem deLUXE-ERP Modul „Advanced Security“ integrierte Security Pack bietet eine Reihe von Möglichkeiten, um den zentralen Zugriff auf wichtige DSGVO Nachweise und Dokumentationen zu gewährleisten sowie Daten in deLUXE-ERP zu schützen, um somit den gesetzeskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten erfüllen.

So ist es mit dem Modul möglich, Kennwörter der Anwender nur noch als HASH Wert in der Datenbank zu hinterlegen – wobei die Mindestlänge, Komplexität sowie die Gültigkeitsdauer separat eingestellt werden kann. Des Weiteren dient, neben der Protokollierung aller Login Aktivitäten, eine Sperre von Benutzerkonten und / oder Rechnern nach x Fehlversuchen für weitere Sicherheit. Alle Anmeldungen und Fehlversuche werden in einer Logdatei gespeichert. Der Administrator kann so Missbrauchsversuche erkennen und dokumentieren.

Auch ist es möglich einzelne Adressen für bestimmte Anwender und Gruppen unsichtbar zu machen und die die Historie einzelner Anschriften automatisch zu Verschlüsseln.

Weiterhin können Client/Server-Verbindungen so eingestellt werden, dass die Arbeitsstationen im gesicherten Modus mit dem deLUXE-ERP Server kommunizieren können. Die gesicherte Client/Server Kommunikation basiert auf dem TLS Protokoll (Transport Layer Security), dem Nachfolger von SSL (Secured Socket Layer).

  • Optional Kennwörter der Anwender nur noch als HASH Wert in der Datenbank
  • Mindestlänge, Komplexität und Gültigkeitsdauer für Kennwörter
  • Sperre von Benutzerkonten und / oder Rechnern nach x Fehlversuchen
  • Protokoll aller Login Aktivitäten
  • Einzelne Adressen für andere Anwender unsichtbar machen
  • Die Historie einzelner Anschriften automatisch Verschlüsseln*
  • zentrales Dokumenenarchiv aller DSGVO relevanten Dokumente**

*nur in Kombination mit deLUXE-Modul "ChronoSecure"

**nur in Kombination mit deLUXE-Modul "ArchivPlus"


ComLine erneut mit deLUXE-ERP unter den besten Distributoren Deutschlands

Auch in diesem Jahr freuen wir uns, unserem langjährigen Kooperations-Partner der ComLine GmbH wiederholt zur Auszeichnung als einen der besten IT-Distributoren Deutschlands gratulieren zu dürfen.

Mit einer überdurchschnittlichen Gesamtnote von 2,41 wurde das Flensburger Unternehmen erneut von den nationalen Handelspartnern der IT-Branche in die Liste der CRN Excellent Distributor gewählt. Die ComLine GmbH bietet alles, was einen modernen IT-Distributor ausmacht: Software Cloudservices, Renewal Management, CRM as a Service, Deployment für mobile Devices und selbstverständlich personalisierte CTO-Konfigurationen.

Die langjährige Zusammenarbeit zwischen FUCHS EDV und ComLine sowie der stetige Austausch tragen Früchte: Gerade in den Kategorien des Online-Bestell- und Informationssystems und der Liefertreue ließen sich dank unserer erfolgreichen Zusammenarbeit Spitzenwerte einfahren. Auch in der Aktualität und Verfügbarkeit von Informationen zeigt die ComLine GmbH, dass sie stets auf dem neuesten Stand sind. Einer der Faktoren für den Erfolg: deLUXE-ERP sowie eZentrum.

Wir gratulieren der ComLine GmbH und bedanken uns für die langjährige Zusammenarbeit. Nutzen auch Sie Ihre Chance, um Ihrem Unternehmen durch unsere individuelle Planung und jahrelanges Know How einen langfristigen Unternehmenserfolg zu garantieren.


deLUXE-Modul "Sanktionslistenprüfung"

In vielen unserer Beratungsgespräche hören wir immer wieder von unseren Kunden, das Exportkontrollen oder Sanktionslisten doch nur etwas für große Konzerne ist, jedoch nicht für mittelständische Unternehmen..

Nach den Terroranschlägen vom 11. September 2001 hat die EU jedoch diverse Verordnungen erlassen, die der Bekämpfung des internationalen Terrorismus dienen - Verordnungen, die grundsätzlich von jedem Unternehmen in allen EU-Mitgliedstaaten zu beachten sind.

So dürfen den in den sog. Sanktionslisten aufgeführten Personen, Einrichtungen oder Organisationen weder direkt noch indirekt Gelder oder Güter zur Verfügung gestellt werden.

Betroffen sind alle Unternehmen, die innerhalb Deutschlands oder der EU Geschäfte machen!

Das deLUXE-Modul "Sanktionslistenprüfung" hilft ab sofort Geschäftsrisiken zu minimieren und erledigt für Sie den automatisierten Abgleich aller Personen- und Firmenadressen mit aktuellen Sanktionslisten und vermeidet so im Vorfeld einer Geschäftsanbahnung einen möglichen Gesetzesverstoß.

• automatische Adressprüfung erneut bei Änderung/Aktualisierung der Sanktionslisten
• Archivierung des Prüfergebnisses in deLUXE-ERP
• Einzelprüfungen inkl. Detailanzeige via Web-Client
• initialer Batchlauf alle relavnaten Adressen zu Beginn regelmäßiger Sanktionslisten-Checks


deLUXE-Modul "ChronoSecure"

Im Rahmen der internen Qualitätssicherung bietet dieses deLUXE-Modul beste Voraussetzungen, ohne den Einrichtungs- oder Supportaufwand im laufenden Betrieb zu überfrachten.

Kunden- oder Lieferanteninformationen, Beschwerdemanagement oder telefonische Anfragen: Für Unternehmen ist derartige tägliche Kommunikation essentiell.

Ob es sich hierbei um manuelle Einträge, schriftliche Korrespondenz, E-Mail-Verkehr, usw, handelt – das deLUXE-Modul "ChronoSecure" verhindert einen unberechtigten Zugriff auf empfindliche oder sicherheitskritische Informationen in der Kunden- oder Lieferantenakte.

Um z.B. den Zugriff auf Einträge in der Historie (wichtige Kunden- oder Lieferanteninformationen, Aufgaben, Dokumente sowie weitere Korrespondenz, ..) nur berechtigten Personen zu ermöglichen, können einzelne Einträge mithilfe von "ChronoSecure" verschlüsselt werden.

Kundennutzen

  • Schutz sensibler Informationen
  • sichere Datenverschlüsselung
  • Maximale Usability im laufenden Betrieb
  • Minimaler Aufwand für die IT-Abteilung

*inkl. deLUXE-Modul "Gruppenverwaltung"