In internationalen Onlineshops gehört die korrekte Erfassung steuerlicher Daten zu den zentralen Voraussetzungen für reibungslose Geschäftsprozesse. In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder ein wiederkehrendes Problem: Kundinnen und Kunden tragen im Bestellprozess versehentlich eine falsche oder  ihre nationale Steuernummer anstelle der EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (EU-USt.-IdNr.) ein!

Die Folgen sind gravierend. Falsch erfasste Steuerdaten führen zu fehlerhaften steuerlichen Abwicklungen, falschen Rechnungen, Rückfragen seitens der Buchhaltung sowie zu einem hohen manuellen Korrekturaufwand. Besonders im grenzüberschreitenden Handel kann dies nicht nur zeitintensiv, sondern auch rechtlich problematisch werden.

Zuverlässige Lösung durch das eZENTRUM Modul „EU-USt.-IdNr.-Formatvalidierung“

Mit dem eZENTRUM Modul „EU-USt.-IdNr.-Formatvalidierung“ wird dieses Problem direkt an der Quelle gelöst. Das Modul stellt sicher, dass im Onlineshop ausschließlich formal gültige EU-USt.-IdNr.-Formate eingegeben werden können – unmittelbar während der Dateneingabe durch den Kunden.

Ungültige oder offensichtlich falsche Eingaben werden sofort erkannt und abgewiesen. Dadurch gelangen fehlerhafte Steuerdaten erst gar nicht in nachgelagerte Systeme wie deLUXE-ERP, Buchhaltung oder Rechnungswesen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Der Einsatz des Moduls bietet Unternehmen zahlreiche operative und strategische Vorteile:

• Vermeidung falscher Steuereinstellungen bereits im Bestellprozess
• Deutliche Reduzierung manueller Nachbearbeitung und Supportaufwände
• Höhere Datenqualität für ERP-, Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme
• Rechtssichere Grundlage für innergemeinschaftliche Lieferungen
• Optimierte User Experience durch klare, sofortige Validierungslogik
• Weniger Rückfragen bei Kunden und internen Fachabteilungen

Gerade in automatisierten E-Commerce-Umgebungen ist saubere Datenqualität ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Intelligenter Funktionsumfang für maximale Datensicherheit

Das eZENTRUM Modul erweitert die Eingabefelder für die EU-USt.-IdNr. um eine intelligente Formatvalidierung, die ausschließlich zulässige Strukturen akzeptiert. Dabei werden unter anderem folgende Prüfungen durchgeführt:

• Validierung von Länderkürzel und landesspezifischem Nummernformat
• Konsequente Ablehnung von Leerzeichen und Sonderzeichen
• Prüfung der korrekten Startbuchstaben für weitere EU-VAT-Codes

Vorab-Logikprüfung für wichtige EU-Handelsländer, z.B.:

• Deutschland (DE)
• Österreich (AT)
• Frankreich (FR)
• Italien (IT)
• Spanien (ES)
• Niederlande (NL)

Diese mehrstufige Logik stellt sicher, dass typische Fehleingaben – etwa nationale Steuernummern oder unvollständige VAT-Codes – zuverlässig ausgeschlossen werden.

Frühzeitige Fehlervermeidung statt nachträglicher Korrekturen

Ein zentraler Vorteil des Moduls liegt in der präventiven Arbeitsweise. Fehlerhafte Eingaben werden nicht erst im ERP oder in der Buchhaltung erkannt, sondern bereits im Onlineshop verhindert. Dadurch sinkt der Korrekturaufwand erheblich und steuerrelevante Prozesse laufen stabil und nachvollziehbar ab.

Besonders bei automatisierter Rechnungsstellung und Steuerlogik ist diese Vorabprüfung ein entscheidender Baustein für durchgängige Prozesssicherheit.

Optionale Validierung in deLUXE-ERP

Zusätzlich zur reinen Formatvalidierung der EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern im Onlineshop sollte erwähnt werden, dass mit dem deLUXE-ERP-Modul „UST-ID Prüfung“ eine weiterführende, vollautomatisierte Überprüfung der Gültigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern möglich ist. Dieses Modul fragt im Hintergrund über einen WebService direkt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an und verifiziert eingetragene USt-IdNrn zuverlässig. Damit entstehen keine Probleme in der Datenqualität oder steuerlichen Abwicklung, da neben der Formatprüfung auch die tatsächliche Existenz und korrekte Zuordnung der USt-IdNrn geprüft und dokumentiert werden kann. So wird sichergestellt, dass sowohl im Onlineshop als auch in nachgelagerten Systemen wie deLUXE-ERP, Buchhaltung oder Rechnungswesen valide und rechtssichere USt-IdNrn vorliegen.

Ideal für international ausgerichtete B2B-Onlineshops

Das Modul eignet sich insbesondere für Unternehmen mit:

• grenzüberschreitendem EU-Handel
• B2B-Onlineshops mit steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen
• automatisierter Steuer- und Rechnungslogik
• ERP-Integration und hohem Datenvolumen

Gerade in skalierenden E-Commerce-Strukturen sorgt die EU-USt.-IdNr.-Formatvalidierung für stabile, rechtssichere und effiziente Abläufe.

Ein kleines Modul mit großer Wirkung

Das eZENTRUM Modul „EU-USt.-IdNr.-Formatvalidierung“ ist ein entscheidender Baustein für saubere Steuerdaten, reduzierte Fehlerquoten und rechtssichere Prozesse im internationalen B2B-E-Commerce. Durch die frühzeitige Validierung werden interne Abläufe entlastet, Risiken minimiert und die Qualität der gesamten Systemlandschaft nachhaltig verbessert.