Die effiziente Verwaltung eingehender Rechnungen stellt für Unternehmen eine Herausforderung dar, die sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig sein kann. Das deLUXE-ERP Modul „AP-Workflow“ bietet eine Lösung, mit der sich diese Prozesse automatisieren und optimieren lassen. Vom Rechnungseingang bis zur finalen Bezahlung hilft das Modul „AP-Workflow“, Prozesskosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

Einfache und intuitive Verwaltung von Eingangsrechnungen

Bereits die Eingabe und Verwaltung von Rechnungen ist mit deLUXE-ERP Basisversion einfach und benutzerfreundlich gestaltet. Ob manuell oder automatisch, deLUXE-ERP unterstützt alle relevanten Schritte:

• Manuelle Anlage von Verbindlichkeiten
• Manuelle oder Automatische Verbuchung auf Aufwandskonten
• Hinterlegung relevanter Dokumente, wie Rechnungen oder Lieferscheine*
• Verknüpfung mit Wareneingängen zur besseren Bewertung

Von der Eingabe bis zur Freigabe zur Bezahlung ist der Prozess klar strukturiert und leicht nachvollziehbar. Schon diese Grundfunktionen erleichtern Unternehmen die Arbeit erheblich.

deLUXE-ERP Modul „AP-Workflow“ – Mehr Effizienz durch Automatisierung

Das deLUXE-ERP Modul zur Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen, das „AP-Workflow“, optimiert den internen Workflow in Unternehmen. Es sorgt für eine deutliche Reduktion der manuellen Bearbeitungszeiten und bringt gleichzeitig Effizienz und Transparenz in den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess.

Nachdem Belege, wie E-Rechnungen, Papierrechnungen, PDF-Rechnungen, o.ä.  im Bereich Verbindlichkeiten aufgenommen wurden, beginnt ein durchgängiger und automatisierter Prozess, der sicherstellt, dass jede Rechnung in den passenden Prüflauf oder Freigabeworkflow eingesteuert wird.

Der Workflow startet mit der Eingabe und Prüfung der Belege. Sobald die relevanten Daten erfasst und geprüft wurden, leitet das Modul „AP-Workflow“ die angelegte Verbindlichkeit an den nächsten zuständigen Mitarbeiter oder Entscheider weiter. Dieser intuitive Prüflauf ermöglicht es, dass alle erforderlichen Schritte – von der Prüfung bis zur Bewertung des Wareneingangs – effizient durchgeführt werden. Die Bedienung ist dabei so gestaltet, dass sie auch ohne tiefergehende technische Kenntnisse schnell und einfach zu erlernen ist.

Das Modul „AP-Workflow“ optimiert den internen Genehmigungsprozess, indem die Rechnungen systematisch durch das Unternehmen „reisen“. Jede Instanz, die an der Prüfung beteiligt ist, kann die entsprechenden Freigaben erteilen oder Anmerkungen hinterlegen. Dieser strukturierte Ablauf sorgt für Transparenz, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, in welcher Phase der Bearbeitung sich ein Beleg befindet. Sobald alle relevanten Instanzen den Beleg freigegeben haben, erfolgt die abschließende Freigabe durch die verantwortliche Instanz, welche die Rechnung zur Zahlung weiterleitet.

Ein weiterer Vorteil des Moduls ist die Möglichkeit, während des gesamten Prozesses weitere Dokumente wie Prüfprotokolle, Lieferscheine oder andere Unterlagen direkt im deLUXE-ERP zu hinterlegen*. Diese Dokumente werden sicher archiviert und sind jederzeit verfügbar.

Der Workflow wird durch die Funktion der automatischen Buchungsvorschläge** abgerundet. Diese erleichtern die korrekte Verbuchung der Rechnungen auf die entsprechenden Aufwandskonten und minimieren Fehlerquellen. Sobald die digitale Freigabe erfolgt ist, können die Belege nahtlos an ein angebundenes Buchhaltungssystem, wie beispielsweise DATEV**, übertragen werden. Dies spart wertvolle Zeit in der Buchhaltung und schließt den Prozess effizient ab.

Maximale Sicherheit durch Benutzerverwaltung

Mit der Benutzerverwaltung in deLUXE-ERP lassen sich Zugriffs- und Freigaberechte flexibel steuern. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen bestimmte Rechnungen prüfen, freigeben oder ändern können. Zusätzlich sorgt eine detaillierte Protokollierung für maximale Transparenz und Sicherheit.

Vorteile des „AP-Workflow“ Moduls im Überblick

• Reduzierung der Fehlerquote: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.
• Vereinfachung des Prüf- und Freigabeprozesses: Intuitive Workflows beschleunigen die Bearbeitung.
• Effiziente Recherche: Dank Volltextsuche lassen sich archivierte Belege in Sekundenschnelle finden.
• Durchgängiger Workflow: Vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlung ist der Prozess klar definiert.

Das deLUXE-ERP Modul „AP-Workflow“ bietet Unternehmen eine umfassende Lösung zur Optimierung ihrer Rechnungsbearbeitung. Mit automatisierten Abläufen, nahtloser Integration und hoher Sicherheit reduziert es Prozesskosten und steigert die Effizienz erheblich.

 

* deLUXE-ERP Modul „Archiv“

**deLUXE-ERP Modul „Datev Plus“