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Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen – deLUXE-ERP Modul „AP-Workflow“
Die Verarbeitung eingehender Rechnungen ist in vielen Unternehmen zeitintensiv, unübersichtlich und anfällig für Fehler. Bereits heute bietet die deLUXE-ERP Basisversion leistungsstarke Funktionen zur Verwaltung von Eingangsrechnungen – manuell und automatisiert. Dazu gehören:
- Manuelle Anlage von Verbindlichkeiten
- Manuelle oder automatische Verbuchung auf Aufwandskonten
- Hinterlegung relevanter Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine)*
- Verknüpfung mit Wareneingängen zur besseren Bewertung
Diese bestehenden Funktionen bilden die Grundlage für einen transparenten und strukturierten Rechnungsprozess.
Geplant: Das neue deLUXE-ERP Modul „AP-Workflow“
Um Unternehmen künftig noch stärker bei der Digitalisierung zu unterstützen, planen wir die Entwicklung eines neuen Moduls zur automatisierten Prüfung, Freigabe und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen, dessen Voraussetzung das deLUXE-ERP-Modul „E-Invoicing AP“ ist.
Das Modul befindet sich aktuell in der Konzeptionsphase. Ziel ist es, Unternehmen eine moderne, effiziente und vollständig digitale Lösung an die Hand zu geben, die den gesamten Rechnungsworkflow abbildet – von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung.
Wie der geplante AP-Workflow funktionieren soll
Nach aktueller Planung wird das Modul folgende automatisierte Prozessschritte unterstützen:
1. Digitale Erfassung aller Rechnungsarten
- PDF-Rechnungen
- E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)
- Papierrechnungen (gescannt)
Diese Belege werden wie gehabt im Bereich der „Verbindlichkeiten“ aufgenommen.
2. Automatischer Start eines Prüf- und Freigabeprozesses
Nach der Erfassung soll das System die Rechnung in einen strukturierten Workflow einsteuern. Vorgesehen ist:
- automatische Zuweisung an die zuständigen Prüfer
- nachvollziehbare Prüfschritte
- klare Freigaberegeln und Berechtigungen
- transparente Darstellung des aktuellen Status
Damit soll jederzeit ersichtlich sein, in welcher Bearbeitungsphase sich eine Rechnung befindet.
3. Dokumentenmanagement integriert
Während des Workflows sollen zusätzliche Dokumente wie:
- Prüfprotokolle
- Lieferscheine
- zugehörige Belege
direkt in deLUXE-ERP abgelegt und sicher archiviert werden.*
4. Geplante Unterstützung durch automatische Buchungsvorschläge
Um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen, soll das System automatische Buchungsvorschläge** erzeugen, die die korrekte Verbuchung erleichtern.
5. Übergabe an Buchhaltungssysteme
Nach der finalen Freigabe sollen die Dokumente an angebundene Systeme wie DATEV** übergeben werden können – nahtlos und digital.
Sicherheit und Transparenz im Fokus
Die bestehende Benutzerverwaltung von deLUXE-ERP wird dabei eine wichtige Rolle spielen. Geplant ist, dass nur berechtigte Mitarbeiter Rechnungen prüfen, freigeben oder kommentieren können.
Eine detaillierte Protokollierung soll für maximale Transparenz sorgen.
Die wichtigsten Vorteile des geplanten Moduls „AP-Workflow“
Unternehmen können sich – basierend auf der aktuellen Planung – auf folgende Vorteile freuen:
- Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Bearbeitung und Fehler.
- Transparente Prüf- und Freigabeprozesse erhöhen die Prozesssicherheit.
- Beschleunigte Abläufe führen zu schnelleren Zahlungsvorgängen.
- Digitale Archivierung unterstützt Revisionssicherheit und Compliance.
- Leichte Bedienbarkeit sorgt für eine schnelle Einführung.
Digitalisierung der Eingangsrechnungen mit deLUXE-ERP – heute und in Zukunft
Während die deLUXE-ERP Basisversion bereits heute eine solide Grundlage für die Verwaltung von Eingangsrechnungen bietet, wird das geplante Modul „AP-Workflow“ einen entscheidenden Schritt weitergehen. Die Zielsetzung:
-> vollständige Digitalisierung
-> automatisierte Workflows
-> mehr Effizienz und Transparenz
-> deutliche Reduzierung der Prozesskosten
Damit möchte deLUXE-ERP Unternehmen eine moderne und leistungsfähige Lösung für die digitale Rechnungsbearbeitung der Zukunft bereitstellen.