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2026 ist das entscheidende Vorbereitungsjahr
Seit dem 01. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland Realität. Unternehmen müssen seit diesem Zeitpunkt grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im gesetzlichen Sinne zu empfangen. Viele Betriebe haben diese erste Phase bereits erfolgreich umgesetzt oder zumindest Übergangslösungen geschaffen.
Doch wer glaubt, damit sei das Thema zunächst erledigt, unterschätzt die nächsten Schritte erheblich.
Bereits zum 01. Januar 2027 beginnt die nächste Stufe der gesetzlichen Einführung. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro werden verpflichtet sein, strukturierte elektronische Rechnungen an andere Unternehmen auszustellen. Ab 01. Januar 2028 gilt diese Verpflichtung grundsätzlich für nahezu alle inländischen B2B-Unternehmen.
Damit bleibt vielen Unternehmen nur noch ein vergleichsweise kurzer Zeitraum, um ihre Prozesse, ERP-Systeme und internen Abläufe an die neuen gesetzlichen Anforderungen anzupassen.
Dabei zeigt sich bereits heute in zahlreichen Projekten: Die eigentliche Herausforderung besteht häufig nicht in der Erstellung einer XML-Datei, sondern in der durchgängigen Digitalisierung des gesamten Rechnungsprozesses.
Die E-Rechnung ist längst kein Zukunftsthema mehr
Noch vor wenigen Jahren wurde die elektronische Rechnung überwiegend mit öffentlichen Auftraggebern oder internationalen Großunternehmen in Verbindung gebracht.
Heute entwickelt sie sich zum neuen Standard für nahezu alle Geschäftsbeziehungen.
Die gesetzliche Einführung verfolgt dabei mehrere Ziele:
- Vereinfachung der Umsatzsteuerkontrolle
- Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs
- Digitalisierung administrativer Geschäftsprozesse
- Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
- Vereinheitlichung des europäischen Datenaustauschs
Langfristig bildet die elektronische Rechnung zudem die Grundlage für weitere europäische Digitalisierungsprojekte wie ViDA (VAT in the Digital Age) sowie den zunehmenden Einsatz standardisierter Übertragungsnetzwerke wie PEPPOL.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Einführung der E-Rechnung nicht als isoliertes Projekt betrachtet werden sollte. Vielmehr handelt es sich um einen wichtigen Baustein der digitalen Unternehmensorganisation.
Was ist eine elektronische Rechnung überhaupt?
Eine der häufigsten Fehleinschätzungen besteht darin, eine PDF-Rechnung bereits als elektronische Rechnung anzusehen.
Tatsächlich unterscheidet der Gesetzgeber sehr klar zwischen einer digital übermittelten Rechnung und einer elektronischen Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Grundlage hierfür ist insbesondere die europäische Norm EN 16931, welche die inhaltlichen und technischen Anforderungen definiert.
In Deutschland haben sich insbesondere folgende Formate etabliert:
- XRechnung
- ZUGFeRD (ab Version 2.x auf Basis der EN 16931)
Eine herkömmliche PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen grundsätzlich nicht, da ihre Inhalte zwar für Menschen lesbar, jedoch nicht automatisiert maschinell auswertbar sind.
Gerade dieser Aspekt bildet den eigentlichen Kern der gesetzlichen Neuregelung: Rechnungen sollen künftig ohne Medienbruch vollständig automatisiert verarbeitet werden können.
Die gesetzlichen Grundlagen auf einen Blick
Die Einführung der elektronischen Rechnung basiert nicht auf einer einzelnen gesetzlichen Änderung, sondern auf mehreren nationalen und europäischen Regelwerken.
Zu den wichtigsten Grundlagen gehören:
Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die gesetzlichen Voraussetzungen geschaffen, um die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich schrittweise einzuführen.
§ 14 Umsatzsteuergesetz (UStG)
Der § 14 UStG definiert unter anderem die Anforderungen an Rechnungen sowie die Voraussetzungen für elektronische Rechnungen.
Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht regelmäßig Anwendungsschreiben sowie umfangreiche FAQ, welche die praktische Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben erläutern und fortlaufend konkretisieren.
Diese Richtlinie bildet die Grundlage für die europaweite Standardisierung elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Auftraggebern und hat maßgeblich zur Entwicklung der EN 16931 beigetragen.
Die europäische Norm definiert den einheitlichen semantischen Datenstandard für elektronische Rechnungen innerhalb Europas.
Die wichtigsten Termine bis 2028
| Datum | Bedeutung |
|---|---|
| 01.01.2025 | Unternehmen müssen grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen können. |
| 2025–2026 | Übergangsregelungen für die Ausstellung elektronischer Rechnungen. |
| 01.01.2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. |
| 01.01.2028 | Verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich für nahezu alle Unternehmen. |
Unternehmen sollten diese Fristen jedoch nicht als Starttermin verstehen.
Vielmehr stellen sie den Zeitpunkt dar, ab dem die gesetzlichen Anforderungen bereits erfüllt sein müssen.
Die notwendige Planung, technische Umsetzung, Mitarbeiterschulung und Optimierung der Geschäftsprozesse sollte daher bereits deutlich vorher erfolgen.
Warum viele Unternehmen den tatsächlichen Aufwand unterschätzen
In vielen Gesprächen hören wir Aussagen wie:
„Unser ERP kann doch bereits XML-Dateien erzeugen.“
oder
„Wir verschicken unsere Rechnungen ohnehin per E-Mail.“
Diese Einschätzung greift jedoch häufig zu kurz.
Eine gesetzeskonforme elektronische Rechnungsverarbeitung umfasst deutlich mehr als die reine Erstellung einer Datei.
Unter anderem müssen Unternehmen sicherstellen, dass:
- strukturierte Rechnungsdaten vollständig erzeugt werden,
- Pflichtangaben korrekt übernommen werden,
- Rechnungen automatisiert validiert werden können,
- Eingangsrechnungen ebenfalls elektronisch verarbeitet werden,
- Archivierung GoBD-konform erfolgt,
- Buchhaltung, ERP-System und Dokumentenmanagement nahtlos zusammenarbeiten,
- zukünftige europäische Anforderungen berücksichtigt werden.
Gerade die Integration in bestehende Geschäftsprozesse entscheidet letztlich darüber, ob die Einführung der E-Rechnung tatsächlich zu einer Arbeitserleichterung führt oder zusätzliche manuelle Arbeit verursacht.
deLUXE-ERP verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz
Bei der Entwicklung unserer deLUXE-ERP „E-Invoicing“-Module stand daher nie ausschließlich die Erstellung einer XRechnung im Vordergrund.
Unser Ziel war von Beginn an die vollständige Integration der elektronischen Rechnungsverarbeitung in sämtliche ERP-Prozesse.
Hierzu gehören unter anderem:
- Erstellung strukturierter elektronischer Ausgangsrechnungen
- Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen
- automatische Übernahme in bestehende ERP-Abläufe
- Validierung der Rechnungsdaten
- DATEV-kompatible Übergabe
- Unterstützung internationaler Anforderungen
- revisionssichere Archivierung
- kontinuierliche Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben
Dadurch entsteht keine isolierte Insellösung, sondern eine durchgängige digitale Prozesskette innerhalb von deLUXE-ERP.
Die größten Irrtümer rund um die E-Rechnung – und warum sie Unternehmen teuer zu stehen kommen können
Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht begegnen wir in Beratungsgesprächen immer wieder denselben Missverständnissen. Viele Unternehmen beschäftigen sich erst jetzt intensiver mit dem Thema und stellen dabei fest, dass sich hinter der elektronischen Rechnung weit mehr verbirgt als ein neues Dateiformat.
Gerade diese Fehleinschätzungen führen häufig dazu, dass Projekte zu spät begonnen werden oder der tatsächliche Aufwand unterschätzt wird.
Im Folgenden haben wir die häufigsten Irrtümer aus unserer täglichen Projektpraxis zusammengefasst.
Irrtum Nr. 1: „Wir verschicken unsere Rechnungen bereits als PDF – also sind wir vorbereitet.“
Dies ist vermutlich das am weitesten verbreitete Missverständnis.
Eine PDF-Rechnung ist zwar eine elektronisch übermittelte Rechnung, sie ist jedoch grundsätzlich keine elektronische Rechnung im Sinne des § 14 UStG, da sie keine strukturierten Rechnungsdaten enthält, die automatisiert verarbeitet werden können.
Eine gesetzeskonforme E-Rechnung muss maschinenlesbar sein und den europäischen Standard EN 16931 erfüllen. In Deutschland werden hierfür insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD verwendet. Das Bundesministerium der Finanzen weist in seinen FAQ ausdrücklich auf diese Unterscheidung hin.
Für Unternehmen bedeutet dies:
Nicht der Versand per E-Mail entscheidet darüber, ob eine Rechnung gesetzeskonform ist, sondern das verwendete Datenformat.
Irrtum Nr. 2: „Das betrifft uns erst 2028.“
Auch diese Aussage hören wir regelmäßig.
Zwar gilt die Ausstellungspflicht für nahezu alle Unternehmen erst ab dem 01. Januar 2028, dennoch beginnt die Umstellung bereits deutlich früher.
Seit 01. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen können.
Bereits ab 2027 greift die Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
Wer erst Ende 2027 mit der Einführung beginnt, wird unter Umständen feststellen, dass notwendige ERP-Anpassungen, Schulungen oder Prozessänderungen nicht mehr rechtzeitig umgesetzt werden können.
Irrtum Nr. 3: „Unser ERP-System kann XML exportieren.“
Ein XML-Export allein genügt nicht.
Ein modernes ERP-System muss wesentlich mehr leisten.
Unter anderem sollten folgende Anforderungen erfüllt werden:
- Erstellung gesetzeskonformer XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen
- automatische Validierung der Rechnungsdaten
- vollständige Integration in die Finanzbuchhaltung
- Unterstützung der gesetzlichen Pflichtangaben
- automatisierte Verarbeitung eingehender E-Rechnungen
- revisionssichere Archivierung
- Nachvollziehbarkeit sämtlicher Verarbeitungsschritte
- kontinuierliche Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben
Erst das Zusammenspiel dieser Funktionen ermöglicht einen durchgängigen digitalen Rechnungsprozess.
Irrtum Nr. 4: „Das ist ausschließlich ein Thema für unsere Buchhaltung.“
Die elektronische Rechnung betrifft nahezu alle Unternehmensbereiche.
Neben der Buchhaltung sind häufig beteiligt:
- Geschäftsleitung
- Vertrieb
- Einkauf
- IT-Abteilung
- ERP-Administration
- Controlling
- Dokumentenmanagement
- Steuerberatung
Insbesondere bei Unternehmen mit individuellen ERP-Prozessen oder angebundenen Shop-, EDI- oder Logistiksystemen müssen zahlreiche Schnittstellen berücksichtigt werden.
Die Einführung der E-Rechnung sollte daher immer als unternehmensweites Digitalisierungsprojekt verstanden werden.
Irrtum Nr. 5: „Die Umstellung dauert nur wenige Stunden.“
Die technische Installation eines E-Rechnungsmoduls ist häufig der kleinste Teil des Projekts.
In der Praxis beschäftigen sich Unternehmen anschließend unter anderem mit Fragen wie:
- Welche Rechnungsformate sollen verwendet werden?
- Müssen mehrere Mandanten berücksichtigt werden?
- Welche Bankverbindung soll je nach Währung ausgegeben werden?
- Wie werden Eingangsrechnungen verarbeitet?
- Wie erfolgt die Archivierung?
- Welche Freigabeprozesse werden benötigt?
- Welche Mitarbeiter benötigen Schulungen?
- Welche Kunden oder Lieferanten stellen bereits auf E-Rechnungen um?
Je früher diese Fragestellungen geklärt werden, desto reibungsloser verläuft die Einführung.
Gibt es Bußgelder bei Verstößen?
Im Internet finden sich zahlreiche Aussagen über angeblich fest definierte Bußgelder im Zusammenhang mit der E-Rechnung.
Hier ist Vorsicht geboten.
Ein pauschales Bußgeld nach dem Motto „5.000 Euro pro fehlerhafter Rechnung“ existiert in dieser Form nicht.
Die tatsächlichen Folgen können jedoch dennoch erheblich sein.
Je nach Sachverhalt sind unter anderem folgende Konsequenzen möglich:
- Zurückweisung einer Rechnung durch den Rechnungsempfänger
- Verzögerungen im Zahlungsprozess
- zusätzlicher Verwaltungsaufwand durch Korrekturen
- Rückfragen von Kunden oder Lieferanten
- Beanstandungen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung
- Risiken im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug
- erhöhter manueller Bearbeitungsaufwand
Gerade bei Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen können bereits kleine Fehler zu erheblichen organisatorischen und wirtschaftlichen Belastungen führen.
Aus diesem Grund empfiehlt das Bundesministerium der Finanzen, die gesetzlichen Anforderungen frühzeitig umzusetzen und bestehende Prozesse rechtzeitig anzupassen.
Warum die eigentliche Herausforderung organisatorischer Natur ist
In vielen Unternehmen konzentriert sich die Diskussion zunächst auf die technische Umsetzung.
Unsere Projekterfahrung zeigt jedoch ein anderes Bild.
Die größten Herausforderungen entstehen häufig durch organisatorische Fragestellungen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Wer prüft künftig eingehende elektronische Rechnungen?
- Wie werden Freigabeprozesse digital abgebildet?
- Welche Rechnungsdaten sollen automatisiert übernommen werden?
- Wie erfolgt die Archivierung?
- Welche Mitarbeiter benötigen neue Berechtigungen?
- Wie werden Rechnungen revisionssicher archiviert und dokumentiert?
- Welche Anpassungen sind in deLUXE-ERP erforderlich?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, entfaltet die elektronische Rechnungsverarbeitung ihren eigentlichen Nutzen.
Die E-Rechnung als Chance zur Prozessoptimierung
Viele Unternehmen betrachten die Einführung der E-Rechnung zunächst ausschließlich als gesetzliche Verpflichtung.
Dabei bietet sie gleichzeitig die Möglichkeit, bestehende Abläufe grundlegend zu modernisieren.
Durch eine vollständig integrierte Verarbeitung lassen sich unter anderem:
- Bearbeitungszeiten verkürzen,
- manuelle Erfassungsarbeiten reduzieren,
- Fehlerquellen minimieren,
- Freigabeprozesse beschleunigen,
- Medienbrüche vermeiden,
- Archivierungsprozesse vereinfachen und
- die Transparenz innerhalb des Unternehmens erhöhen.
Richtig umgesetzt entsteht dadurch nicht nur mehr Rechtssicherheit, sondern auch ein messbarer wirtschaftlicher Nutzen.
Warum wir bei FUCHS EDV auf integrierte ERP-Prozesse setzen
Die Einführung der E-Rechnung endet nicht mit der erfolgreichen Erstellung einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.
Erst wenn die gesamte Prozesskette – von der Auftragserfassung über die Rechnungsstellung bis zur Buchhaltung und Archivierung – nahtlos ineinandergreift, entstehen die Effizienzgewinne, die der Gesetzgeber mit der Digitalisierung verfolgt.
Aus diesem Grund wurden die deLUXE-ERP „E-Invoicing“-Module von Anfang an als Bestandteil der ERP-Gesamtlösung entwickelt und nicht als isolierte Zusatzanwendung. Unternehmen profitieren dadurch von einer zentralen Datenbasis, automatisierten Abläufen und einer Lösung, die kontinuierlich an neue gesetzliche Anforderungen angepasst wird.
Ist Ihr Unternehmen bereit für die E-Rechnung?
Eine praxisorientierte Checkliste für Geschäftsführer, IT und Buchhaltung
Die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnung sind klar definiert. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig ein anderes Bild: Viele Unternehmen verfügen bereits über einzelne Bausteine, es fehlt jedoch an einem durchgängigen Gesamtkonzept.
Eine erfolgreiche Einführung beginnt daher nicht mit der Installation einer Software, sondern mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme.
Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, den aktuellen Stand Ihres Unternehmens zu bewerten.
1. Erfüllt Ihr ERP-System die gesetzlichen Anforderungen?
Die elektronische Rechnung ist heute keine zusätzliche Funktion mehr, sondern ein integraler Bestandteil moderner ERP-Systeme.
Prüfen Sie daher zunächst folgende Punkte:
☐ Kann Ihr ERP-System gesetzeskonforme XRechnungen erstellen?
☐ Unterstützt Ihr ERP-System ZUGFeRD gemäß EN 16931?
☐ Werden sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsdaten automatisch übernommen?
☐ Können unterschiedliche Rechnungsarten verarbeitet werden?
☐ Ist eine automatische Validierung der erzeugten Rechnungen möglich?
☐ Werden gesetzliche Änderungen regelmäßig durch Software-Updates berücksichtigt?
Unsere Empfehlung
Mit den deLUXE-ERP „E-Invoicing“-Modulen stehen diese Funktionen bereits heute vollständig integriert zur Verfügung. Durch regelmäßige Weiterentwicklungen werden neue gesetzliche Anforderungen kontinuierlich in die Software übernommen, sodass Unternehmen langfristig auf einer zukunftssicheren Basis arbeiten können.
2. Können elektronische Eingangsrechnungen automatisiert verarbeitet werden?
Viele Unternehmen konzentrieren sich ausschließlich auf den Versand elektronischer Rechnungen.
Mindestens ebenso wichtig ist jedoch die Verarbeitung eingehender Rechnungen.
Fragen Sie sich:
☐ Können eingehende XRechnungen automatisch eingelesen werden?
☐ Werden Rechnungsdaten ohne manuelle Erfassung übernommen?
☐ Können Kreditoren automatisch erkannt werden?
☐ Erfolgt eine Plausibilitätsprüfung?
☐ Können Rechnungen einem Freigabeprozess zugeordnet werden?
☐ Werden Rechnungen revisionssicher archiviert?
Je höher das Rechnungsvolumen, desto größer ist der wirtschaftliche Nutzen einer automatisierten Verarbeitung.
3. Sind Ihre Geschäftsprozesse bereits digital?
Die Einführung der E-Rechnung ist häufig der ideale Zeitpunkt, bestehende Abläufe zu modernisieren.
Prüfen Sie deshalb auch organisatorische Prozesse:
☐ Erfolgt die Rechnungsfreigabe noch auf Papier?
☐ Müssen Rechnungsdaten mehrfach eingegeben werden?
☐ Werden Rechnungen per E-Mail weitergeleitet?
☐ Existieren Medienbrüche zwischen ERP-System, Buchhaltung und Archiv?
☐ Werden Informationen mehrfach gespeichert?
Jeder Medienbruch erhöht den manuellen Aufwand und das Fehlerrisiko.
4. Ist Ihre Archivierung zukunftssicher?
Eine elektronische Rechnung endet nicht mit ihrem Versand.
Ebenso wichtig ist die gesetzeskonforme Archivierung.
Dabei sollten unter anderem folgende Anforderungen erfüllt sein:
- unveränderbare Speicherung
- vollständige Nachvollziehbarkeit
- revisionssichere Archivierung
- Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- schnelle Wiederauffindbarkeit
- Verknüpfung mit dem ERP-Vorgang
Nur wenn sämtliche Informationen dauerhaft nachvollziehbar gespeichert werden, kann eine rechtssichere Dokumentation gewährleistet werden.
5. Denken Sie bereits international?
Viele Unternehmen versenden heute Rechnungen ausschließlich innerhalb Deutschlands.
Die europäische Entwicklung zeigt jedoch eindeutig:
Grenzüberschreitende elektronische Rechnungsprozesse gewinnen kontinuierlich an Bedeutung.
Insbesondere folgende Themen sollten bereits heute berücksichtigt werden:
- unterschiedliche Währungen
- internationale Umsatzsteuerregelungen
- PEPPOL
- ViDA
- internationale Geschäftspartner
- zukünftige Meldeverfahren
Wer bereits heute auf international ausgerichtete ERP-Prozesse setzt, reduziert spätere Umstellungsaufwände erheblich.
Projektplanung statt Hektik – so gelingt die Einführung
Aus unserer Erfahrung verlaufen E-Rechnungsprojekte besonders erfolgreich, wenn sie in klar definierte Phasen unterteilt werden.
Phase 1 – Analyse
Zu Beginn steht eine Bestandsaufnahme der vorhandenen ERP-, Buchhaltungs- und Archivierungsprozesse.
Dabei werden unter anderem folgende Fragen beantwortet:
- Welche Rechnungsarten werden verwendet?
- Welche Schnittstellen existieren bereits?
- Welche individuellen Anforderungen bestehen?
- Welche gesetzlichen Vorgaben sind relevant?
Phase 2 – Konzeption
Auf Basis der Analyse wird festgelegt,
- welche Formate eingesetzt werden,
- welche Prozesse automatisiert werden,
- welche Mitarbeiter eingebunden werden,
- welche organisatorischen Änderungen erforderlich sind.
Phase 3 – Technische Umsetzung
Erst jetzt erfolgt die eigentliche Einführung.
Dazu gehören beispielsweise:
- Installation der Software
- Einrichtung der Module
- Anpassung bestehender Prozesse
- Schnittstellen
- Tests
- Validierung
Phase 4 – Schulung
Die beste Software entfaltet ihren Nutzen nur dann vollständig, wenn Mitarbeiter sicher mit ihr arbeiten können.
Daher gehören Schulungen heute zu jedem erfolgreichen Einführungsprojekt.
Phase 5 – Produktiver Betrieb
Auch nach der Inbetriebnahme endet ein Projekt nicht.
Neue gesetzliche Anforderungen, Softwareversionen oder internationale Entwicklungen machen regelmäßige Aktualisierungen erforderlich.
Welche Funktionen sollte ein modernes ERP-System, wie deLUXE-ERP heute bieten?
Die folgende Übersicht zeigt, welche Anforderungen Unternehmen heute an eine moderne ERP-Lösung stellen sollten.
| Funktion | Bedeutung |
|---|---|
| XRechnung | gesetzeskonforme elektronische Ausgangsrechnungen |
| ZUGFeRD | Hybridformat für zahlreiche Geschäftspartner |
| EN 16931 | europäische Standardkonformität |
| Validierung | Prüfung vor dem Versand |
| Eingangsrechnungen | automatisierte Verarbeitung |
| Archivierung | revisionssichere Ablage |
| DATEV | Übergabe an die Finanzbuchhaltung |
| Workflow | digitale Freigaben |
| Mehrwährung | internationale Rechnungen |
| Erweiterbarkeit | zukünftige gesetzliche Änderungen |
deLUXE-ERP – mehr als nur eine E-Rechnungslösung
Bei FUCHS EDV verstehen wir die elektronische Rechnung nicht als isoliertes Modul.
Sie ist Bestandteil eines vollständig integrierten ERP-Systems.
Deshalb greifen unsere Lösungen ineinander.
Bereits heute unterstützen die deLUXE-ERP E-Invoicing-Module unter anderem:
- Erstellung gesetzeskonformer XRechnungen
- Unterstützung von ZUGFeRD
- automatisierte Verarbeitung eingehender E-Rechnungen
- DATEV-Anbindung
- Validierung
- revisionssichere Archivierung
- mehrsprachige und internationale Anforderungen
- unterschiedliche Bankverbindungen innerhalb elektronischer Rechnungen
- Integration in bestehende ERP-Prozesse
- regelmäßige gesetzliche Aktualisierungen
Darüber hinaus arbeiten wir bereits seit längerer Zeit gemeinsam mit verschiedenen PEPPOL Access Points an der nächsten Ausbaustufe unserer E-Invoicing-Lösung. Ziel ist eine vollständig integrierte Anbindung an das europäische PEPPOL-Netzwerk, damit unsere Kunden auch zukünftige Anforderungen an den internationalen elektronischen Rechnungsaustausch komfortabel aus deLUXE-ERP heraus erfüllen können.
Praxisbeispiel: Der Unterschied zwischen „funktioniert“ und „integriert“
Zwei Unternehmen können beide gesetzeskonforme XRechnungen erstellen – und dennoch völlig unterschiedlich arbeiten.
Im ersten Unternehmen wird die Rechnung im ERP-System erzeugt, anschließend manuell geprüft, als Datei exportiert, per E-Mail versendet und separat archiviert. Änderungen oder Rückfragen erfordern mehrere Bearbeitungsschritte und verschiedene Anwendungen.
Im zweiten Unternehmen erfolgt derselbe Prozess vollständig integriert: Die Rechnung wird direkt aus dem ERP-System erstellt, automatisch validiert, über den definierten Versandweg übertragen, revisionssicher archiviert und nahtlos an die Finanzbuchhaltung übergeben. Alle Informationen bleiben zentral verfügbar und jederzeit nachvollziehbar.
Beide Unternehmen erfüllen die gesetzlichen Mindestanforderungen. Das zweite Unternehmen profitiert jedoch zusätzlich von deutlich effizienteren Abläufen, weniger Fehlerquellen und einer höheren Prozesssicherheit.
2026 ist das Jahr der Vorbereitung – nicht des Abwartens
Die Einführung der elektronischen Rechnung gehört zweifellos zu den größten Veränderungen im Rechnungswesen der vergangenen Jahre.
Während in der öffentlichen Diskussion häufig die gesetzlichen Fristen im Mittelpunkt stehen, zeigt sich in der Praxis ein deutlich umfassenderes Bild.
Die erfolgreiche Einführung der E-Rechnung entscheidet sich nicht am Tag des Software-Updates.
Sie beginnt wesentlich früher.
Unternehmen müssen ihre Prozesse analysieren, Verantwortlichkeiten definieren, bestehende Abläufe hinterfragen und technische Systeme so aufeinander abstimmen, dass Informationen künftig ohne Medienbrüche verarbeitet werden können.
Die eigentliche Herausforderung besteht deshalb nicht darin, eine XRechnung zu erzeugen.
Sie besteht darin, den gesamten Rechnungsprozess digital abzubilden.
Unsere Handlungsempfehlungen für Geschäftsführer
Für die Geschäftsleitung sollte die Einführung der E-Rechnung nicht ausschließlich als IT-Projekt betrachtet werden.
Vielmehr empfiehlt es sich,
- frühzeitig interne Verantwortlichkeiten festzulegen,
- notwendige Investitionen rechtzeitig einzuplanen,
- bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen,
- genügend Zeit für Tests und Mitarbeiterschulungen vorzusehen,
- die Einführung als Bestandteil der Digitalisierungsstrategie zu betrachten.
Unternehmen, die bereits heute mit der Planung beginnen, schaffen sich ausreichend Zeit für eine strukturierte Umsetzung und vermeiden unnötigen Zeitdruck kurz vor Ablauf der gesetzlichen Übergangsfristen.
Unsere Handlungsempfehlungen für die Buchhaltung
Die Finanzbuchhaltung wird von der Einführung der elektronischen Rechnung unmittelbar betroffen sein.
Deshalb empfehlen wir,
- bestehende Eingangs- und Ausgangsprozesse zu dokumentieren,
- Freigabeverfahren zu überprüfen,
- Archivierungsprozesse zu analysieren,
- gemeinsam mit dem Steuerberater offene Fragestellungen frühzeitig zu klären,
- den Automatisierungsgrad möglichst hoch anzusetzen.
Gerade bei hohen Rechnungsvolumen lassen sich dadurch erhebliche Zeit- und Kostenvorteile erzielen.
Unsere Handlungsempfehlungen für die IT
Auch für IT-Abteilungen beginnt die eigentliche Arbeit deutlich vor der gesetzlichen Einführung.
Insbesondere sollten folgende Fragestellungen geprüft werden:
- Unterstützt das eingesetzte ERP-System sämtliche gesetzlichen Anforderungen?
- Sind Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung vorhanden?
- Können elektronische Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet werden?
- Ist eine revisionssichere Archivierung gewährleistet?
- Werden zukünftige gesetzliche Änderungen regelmäßig durch Updates berücksichtigt?
- Sind bereits internationale Anforderungen berücksichtigt?
Eine frühzeitige technische Analyse verhindert spätere Überraschungen.
Warum der Blick bereits über 2028 hinausgehen sollte
Mit der verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnung ist die Digitalisierung des Rechnungswesens noch nicht abgeschlossen.
Im Gegenteil.
Auf europäischer Ebene wird bereits intensiv an weiteren Standards gearbeitet.
Insbesondere die Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) verfolgt das Ziel, den grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsaustausch weiter zu vereinheitlichen und digitale Meldeverfahren innerhalb der Europäischen Union auszubauen.
Parallel entwickelt sich PEPPOL zunehmend zu einem der wichtigsten Übertragungsstandards für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente.
Während PEPPOL ursprünglich vor allem im öffentlichen Sektor eingesetzt wurde, nutzen mittlerweile immer mehr Unternehmen das Netzwerk auch für den B2B-Rechnungsaustausch.
Diese Entwicklung wird sich in den kommenden Jahren weiter beschleunigen.
Unternehmen sollten deshalb bereits heute Lösungen auswählen, die nicht nur die aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch zukünftige europäische Entwicklungen unterstützen.
Unser Anspruch bei FUCHS EDV
Seit mehr als drei Jahrzehnten entwickeln wir ERP-Lösungen für Unternehmen unterschiedlichster Branchen.
Dabei verfolgen wir einen klaren Grundsatz:
Neue gesetzliche Anforderungen sollten nicht zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand führen, sondern bestehende Prozesse vereinfachen.
Aus diesem Grund entwickeln wir unsere deLUXE-ERP „E-Invoicing“-Module kontinuierlich weiter.
Bereits heute unterstützen sie Unternehmen bei der Erstellung und Verarbeitung gesetzeskonformer elektronischer Rechnungen und integrieren diese nahtlos in bestehende ERP-Abläufe.
Gleichzeitig arbeiten wir bereits seit längerer Zeit gemeinsam mit verschiedenen PEPPOL Access Points an der nächsten Ausbaustufe unserer Lösung, damit unsere Kunden auch zukünftige europäische Anforderungen komfortabel aus deLUXE-ERP heraus erfüllen können.
Unser Ziel ist dabei nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.
Wir möchten Unternehmen dabei unterstützen, ihre Rechnungsprozesse nachhaltig effizienter, transparenter und zukunftssicher zu gestalten.
Unser Rat
Warten Sie nicht bis kurz vor Ablauf der gesetzlichen Fristen.
Nutzen Sie das Jahr 2026, um Ihre bestehenden Prozesse zu analysieren, Optimierungspotenziale zu identifizieren und notwendige Anpassungen in Ruhe umzusetzen.
Die Erfahrung aus zahlreichen ERP-Projekten zeigt:
Wer frühzeitig plant, reduziert Projektrisiken, vermeidet Engpässe und schafft gleichzeitig die Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierung seiner Unternehmensprozesse.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist zwar digital lesbar, enthält jedoch grundsätzlich keine strukturierten Daten für eine automatische Verarbeitung. Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD gemäß EN 16931 vorliegen.
Ab wann gilt die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen?
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gilt die Verpflichtung grundsätzlich ab dem 01. Januar 2027. Ab dem 01. Januar 2028 wird sie auf nahezu alle inländischen B2B-Unternehmen ausgeweitet.
Welche Rolle spielt PEPPOL?
PEPPOL ist ein standardisiertes Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Es gewinnt insbesondere im europäischen und internationalen Geschäftsverkehr zunehmend an Bedeutung.
Unterstützt deLUXE-ERP die gesetzlichen Anforderungen?
Ja. Die deLUXE-ERP E-Invoicing-Module unterstützen die Erstellung und Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen, die Integration in ERP- und Buchhaltungsprozesse sowie die kontinuierliche Anpassung an neue gesetzliche Anforderungen.