Dokumentenmanagement & Archivierung mit deLUXE-ERP

Anforderung

Elektronische Rechnungen müssen über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen vollständig, nachvollziehbar und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Gerade bei XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen besteht das Rechnungsoriginal nicht mehr ausschließlich aus einem sichtbaren PDF-Dokument. Strukturierte XML-Daten und – bei ZUGFeRD – die zugehörige PDF/A-Datei bilden die Grundlage für die elektronische Verarbeitung und müssen entsprechend gemeinsam berücksichtigt werden.

Mit dem deLUXE-ERP Modul „Vault“ wird die Archivierung elektronischer Eingangs- und Ausgangsrechnungen unmittelbar in die Warenwirtschaft integriert. Die Rechnungsoriginale werden direkt aus den jeweiligen Geschäftsprozessen übernommen, verschlüsselt gespeichert und eindeutig dem betreffenden Vorgang in deLUXE-ERP zugeordnet.

Damit entsteht ein zentraler und durchgängiger Prozess von der Verarbeitung einer E-Rechnung bis zu ihrer langfristigen Aufbewahrung. Eine zusätzliche manuelle Ablage der Rechnungsdateien außerhalb von deLUXE-ERP ist nicht erforderlich.

Leistungsumfang

Das deLUXE-ERP Modul „Vault“ erweitert die Verarbeitung elektronischer Rechnungen um eine integrierte Archivierung für XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Eingehende und ausgehende E-Rechnungen können einschließlich ihrer jeweiligen Originaldaten direkt aus den Rechnungsprozessen von deLUXE-ERP an „Vault“ übergeben und dort verschlüsselt gespeichert werden.

Zusammengehörende Bestandteile einer Rechnung – beispielsweise XML-Daten und die zugehörige PDF/A-Datei einer ZUGFeRD-Rechnung – werden gemeinsam archiviert. Die Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang bleibt dabei erhalten. Anwender müssen Rechnungen somit nicht zusätzlich exportieren, in separaten Verzeichnissen ablegen oder nachträglich einem externen Archivsystem zuführen.

Die archivierten Rechnungen bleiben über deLUXE-ERP eindeutig auffindbar und können bei Bedarf wieder abgerufen werden. Damit stehen die ursprünglichen Rechnungsdaten auch nach Jahren noch im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäftsvorgang zur Verfügung.

Für den Schutz der archivierten Daten setzt „Vault“ auf eine verschlüsselte Speicherung. Bei mehreren Unternehmen bzw. Mandanten erfolgt eine getrennte Datenhaltung. Ergänzende Prüf- und Verwaltungsfunktionen unterstützen einen kontrollierten und nachvollziehbaren Archivierungsprozess.

Zwei Betriebsvarianten

„Vault“ kann entsprechend den Anforderungen und der vorhandenen IT-Infrastruktur des Unternehmens in zwei unterschiedlichen Varianten betrieben werden.

Bei der On-Premises-Variante wird „Vault“ auf einem eigenen Server im Unternehmen installiert. Die archivierten Rechnungsdaten verbleiben damit innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur. Diese Variante eignet sich insbesondere für Unternehmen, die ihre Daten vollständig im eigenen Haus speichern und die technische Umgebung selbst kontrollieren möchten.

Alternativ kann „Vault“ auf der Serverinfrastruktur der FUCHS EDV GmbH in Hamburg betrieben werden. Hierbei wird für das Unternehmen eine getrennte, verschlüsselte Umgebung bereitgestellt. Der Betrieb der Archivierungsinfrastruktur erfolgt zentral, während der Zugriff und die Verarbeitung weiterhin unmittelbar über deLUXE-ERP erfolgen.

Beide Varianten nutzen denselben in deLUXE-ERP integrierten Archivierungsprozess. Unternehmen können somit die für ihre IT-Strategie passende Betriebsform wählen, ohne auf die direkte Integration in die Warenwirtschaft verzichten zu müssen.

Prozessbeschreibung und Nachweis des Archivierungsverfahrens

Zu „Vault“ gehört eine ergänzende Prozessbeschreibung, in der die wesentlichen technischen und organisatorischen Abläufe der E-Rechnungsarchivierung dokumentiert werden. Sie beschreibt den Weg einer elektronischen Rechnung von der Übernahme aus deLUXE-ERP über die Zuordnung und Speicherung bis hin zum späteren Abruf der archivierten Originaldaten.

Eine solche Dokumentation ist ein wichtiger Bestandteil eines nachvollziehbaren Archivierungsverfahrens. Sie unterstützt Unternehmen dabei, gegenüber internen und externen Stellen darzustellen, wie elektronische Rechnungen verarbeitet, gespeichert, geschützt und über die vorgesehenen Aufbewahrungszeiträume verfügbar gehalten werden.

Dies kann insbesondere bei Betriebsprüfungen, internen oder externen Audits, Zertifizierungen sowie bei der Erstellung und Pflege der unternehmenseigenen Verfahrensdokumentation von Bedeutung sein. Die Prozessbeschreibung schafft hierfür eine dokumentierte Grundlage und erleichtert es, die eingesetzten technischen Abläufe und organisatorischen Verfahren nachvollziehbar darzustellen.

Die Prozessbeschreibung ersetzt dabei nicht die individuelle Verfahrensdokumentation des Unternehmens, sondern kann als technischer und organisatorischer Baustein in diese übernommen bzw. für deren Erstellung herangezogen werden.