ERP-Einführung im Mittelstand: Warum gute Planung den Unterschied macht

Ein neues ERP- oder Warenwirtschaftssystem einzuführen, bedeutet weit mehr als den Austausch einer Software. Einkauf, Verkauf, Lager, Logistik, Buchhaltung, E-Commerce und zahlreiche weitere Abläufe greifen heute unmittelbar ineinander.

Gerade für mittelständische Unternehmen stellt sich deshalb die Frage:

Wie lässt sich eine neue Warenwirtschaft bzw. ein ERP-System einführen, ohne daraus ein langwieriges und schwer kalkulierbares IT-Projekt zu machen?

Aus unserer Erfahrung liegt ein wesentlicher Teil der Antwort in einer guten Vorbereitung.

Erst die Prozesse verstehen – dann die Software auswählen

Am Anfang eines ERP-Projektes sollte nicht die Frage stehen, welche Module oder Funktionen gekauft werden müssen.

Zunächst geht es darum, die vorhandenen Abläufe zu verstehen:

• Welche Prozesse funktionieren bereits gut?
• Wo entstehen doppelte Arbeiten?
• Wo werden Daten noch manuell übertragen?
• Welche Informationen fehlen Mitarbeitern?
• Welche Schnittstellen werden benötigt?
• Welche Besonderheiten des Unternehmens müssen erhalten bleiben?
• Welche Abläufe könnten zukünftig automatisiert werden?

Bei der Einführung von deLUXE-ERP als ERP- und Warenwirtschaftssystem betrachten wir deshalb gemeinsam mit unseren Kunden zunächst die bestehenden Prozesse.

Erst danach wird entschieden, welche Anforderungen bereits mit Standardfunktionen oder vorhandenen Modulen umgesetzt werden können und wo tatsächlich individuelle Anpassungen notwendig sind.

So individuell wie nötig – so nah am Standard wie sinnvoll.

Sie planen eine neue Warenwirtschaft oder einen ERP-Wechsel?

In unserem neuen Leitfaden zeigen wir ausführlich, wie mittelständische Unternehmen die Einführung eines ERP- und Warenwirtschaftssystems vorbereiten können – von Anforderungen und Datenmigration bis zu Kosten, Projektdauer und Go-live.

→ Zum Leitfaden: ERP- und Warenwirtschaftssystem im Mittelstand einführen

Warenwirtschaft oder ERP – wo liegt eigentlich der Unterschied?

Die Begriffe werden häufig gemeinsam verwendet, beschreiben aber nicht exakt dasselbe.

Ein klassisches Warenwirtschaftssystem konzentriert sich insbesondere auf Artikel, Einkauf, Verkauf, Lagerbestände und Warenbewegungen.

Eine ERP-Software geht darüber hinaus und verbindet weitere Unternehmensbereiche und Prozesse miteinander.

In der Praxis verschwimmen diese Grenzen zunehmend.

deLUXE-ERP verbindet die klassische Warenwirtschaft mit umfangreichen ERP-Funktionen und kann entsprechend den Anforderungen eines Unternehmens um weitere Module, Automatisierungen und Schnittstellen erweitert werden.

Für viele mittelständische Unternehmen ist genau diese Flexibilität entscheidend.

Standardsoftware darf trotzdem zum Unternehmen passen

Bei vielen ERP- und Warenwirtschaftsprojekten stellt sich die Frage, wie viel Standardisierung und wie viel Individualität sinnvoll sind.

Es ist selten wirtschaftlich, jeden über Jahre entstandenen Ablauf unverändert in einer neuen Software nachzubauen.

Genauso wenig sollte ein Unternehmen jedoch funktionierende oder sogar wettbewerbsentscheidende Prozesse aufgeben müssen, nur weil eine Software diese nicht unterstützt.

deLUXE-ERP bietet hier einen pragmatischen Mittelweg.

Viele Anforderungen lassen sich bereits mit vorhandenen Funktionen und Modulen umsetzen. Wo dies nicht ausreicht, können wir notwendige Erweiterungen und Schnittstellen durch unsere eigene Softwareentwicklung realisieren.

Die kurzen Wege zwischen Beratung, Projektmanagement und Entwicklung ermöglichen dabei eine schnelle Abstimmung und Umsetzung.

Die Kosten einer ERP– oder Warenwirtschaftseinführung müssen planbar bleiben

Eine der ersten Fragen lautet verständlicherweise:

Was kostet die Einführung eines neuen ERP- oder Warenwirtschaftssystems?

Eine pauschale Antwort darauf wäre unseriös.

Entscheidend sind unter anderem die Anzahl der Arbeitsplätze, benötigte Module, Datenmigration, Schnittstellen, Automatisierungen, individuelle Anpassungen sowie Schulungs- und Beratungsaufwand.

Trotzdem müssen die Kosten für ein Unternehmen nachvollziehbar bleiben.

Deshalb teilen wir Projekte möglichst früh in klar definierte Leistungen und Projektabschnitte auf. Für eindeutig beschreibbare Leistungen können wir verbindlich kalkulierte Preise bzw. Festpreise anbieten.

Wo sich ein Aufwand im Vorfeld nicht seriös bestimmen lässt, sprechen wir dies offen an.

Datenmigration und Schnittstellen frühzeitig berücksichtigen

Ein modernes Warenwirtschaftssystem arbeitet heute kaum noch isoliert.

Onlineshops, EDI, DATEV, E-Rechnungen, Versanddienstleister, Zahlungsanbieter, Dokumentenmanagement, Telefonie, Lager- und Logistiksysteme sowie Kunden- und Lieferantenportale können Bestandteil einer modernen ERP-Landschaft sein.

Diese Verbindungen sollten bereits während der Projektplanung berücksichtigt werden.

Das gilt ebenso für vorhandene Daten.

Eine Systemumstellung bietet die Gelegenheit, Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten zu überprüfen und veraltete oder doppelte Datensätze nicht einfach ungeprüft in die neue Warenwirtschaft zu übernehmen.

Nicht alles muss gleichzeitig umgesetzt werden

Gerade bei umfangreicheren Projekten kann eine schrittweise Einführung sinnvoll sein.

Zunächst werden die Prozesse umgesetzt, die für den produktiven Betrieb notwendig sind. Weitere Schnittstellen, Auswertungen, Automatisierungen oder Komfortfunktionen können anschließend folgen.

Dadurch bleibt das Projekt überschaubar und Verbesserungen können schneller produktiv genutzt werden.

Eine neue Warenwirtschaft ist eine Chance zur Automatisierung

Eine ERP-Einführung sollte nicht ausschließlich das Ziel haben, vorhandene Abläufe in einer neuen Software nachzubilden.

Sie bietet die Gelegenheit, Prozesse grundsätzlich zu hinterfragen.

Welche Arbeit muss zukünftig überhaupt noch manuell erledigt werden?

Bestellungen übernehmen, Aufträge erzeugen, Belege erstellen, Lagerbestände überwachen, Beschaffung optimieren, E-Rechnungen verarbeiten, Versandinformationen übertragen oder Daten mit Geschäftspartnern austauschen – viele wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren.

Gerade für wachsende Unternehmen ist das wichtig.

Mehr Umsatz und mehr Aufträge sollten nicht zwangsläufig bedeuten, dass auch der administrative Aufwand im gleichen Verhältnis wächst.

deLUXE-ERP – ERP und Warenwirtschaft für den Mittelstand

deLUXE-ERP richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen mit etwa 10 bis 200 Mitarbeitern, die eine leistungsfähige Warenwirtschaft benötigen und gleichzeitig ihre weiteren Unternehmensprozesse in einer ERP-Lösung verbinden möchten.

Typische Einsatzbereiche unserer Kunden sind unter anderem:

• Handel und Großhandel
• technischer Handel und Industriebedarf
• E-Commerce und Versandhandel
• Produktion und Fertigung
• Medizintechnik und Laborbedarf
• Lebensmittel- und Weinhandel
• Distribution
• Dienstleistungsunternehmen

Dabei können macOS– und Windows-Arbeitsplätze ebenso wie gemischte Systemumgebungen eingesetzt werden.

Mehr als 30 Jahre Erfahrung mit Warenwirtschaft und ERP

FUCHS EDV entwickelt und betreut seit mehr als drei Jahrzehnten betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen.

Von Prozessanalyse und Projektplanung über Datenmigration und Schnittstellen bis zu individuellen Programmierungen, Schulung und laufender Betreuung erhalten unsere Kunden die wesentlichen Leistungen aus einer Hand.

Dabei geht es uns nicht darum, ein möglichst großes ERP-Projekt zu verkaufen.

Die Warenwirtschaft und ERP-Lösung muss zum Unternehmen passen – technisch, organisatorisch und wirtschaftlich.

Sie möchten Ihre Warenwirtschaft modernisieren oder ein neues ERP-System einführen?

Dann sollte der erste Schritt nicht der Kauf einer Software sein.

Welche Abläufe sollen verbessert werden? Wo entstehen heute unnötige manuelle Arbeiten? Welche Systeme müssen verbunden werden? Welche Prozesse könnten automatisiert werden?

In unserem neuen Leitfaden haben wir die wichtigsten Punkte rund um die Einführung eines ERP- und Warenwirtschaftssystems zusammengefasst.