Die E-Rechnungspflicht in Deutschland verändert aktuell die Rechnungsprozesse aller Unternehmen. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. In den kommenden Jahren wird die digitale Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend – bis spätestens 2028 für alle Unternehmen.

Für viele Unternehmen bedeutet das:

• Anpassung der Rechnungsprozesse
• Integration der E-Rechnung in ERP-Systeme
• automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen
• revisionssichere Archivierung gemäß GoBD

Als ERP-Spezialist und Digitalisierungspartner unterstützt FUCHS EDV Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung – sowohl für bestehende deLUXE-ERP Anwender als auch für Unternehmen, die eine moderne ERP-Lösung suchen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt wird.

Wichtig: Eine PDF-Rechnung gilt rechtlich nicht als E-Rechnung, da sie nicht automatisch verarbeitet werden kann.

Typische Formate sind:

• XRechnung
• ZUGFeRD (Version 2.x)
• strukturierte XML-Rechnungen

Diese Formate ermöglichen:

• automatische Verarbeitung im ERP
• digitale Rechnungsprüfung
• automatisierte Buchung
• schnelle Archivierung

Die E-Rechnung ist damit ein wichtiger Baustein der digitalen Unternehmensprozesse.

Gesetzliche Fristen der E-Rechnungspflicht

Die Einführung erfolgt schrittweise durch das Wachstumschancengesetz.

2025 – Empfangspflicht für E-Rechnungen

Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein:

• E-Rechnungen zu empfangen
• strukturierte Rechnungsformate zu verarbeiten

Das betrifft auch Unternehmen, die bisher ausschließlich Papier- oder PDF-Rechnungen verwendet haben.

2025–2026 – Übergangsphase

In dieser Zeit dürfen Unternehmen weiterhin:

• Papierrechnungen
• PDF-Rechnungen

versenden.

Die Pflicht betrifft zunächst nur den Empfang von E-Rechnungen.

2027 – Pflicht zum Versand für größere Unternehmen

Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz ihre Rechnungen im B2B-Bereich als E-Rechnung ausstellen.

2028 – E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen

Ab 1. Januar 2028 gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Dann sind:

• Papierrechnungen
• PDF-Rechnungen ohne strukturiertes Datenformat

nicht mehr zulässig.

E-Rechnung in deLUXE-ERP – der Schlüssel zur Automatisierung

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine große Chance für Unternehmen.

Integriert in ein ERP-System lassen sich Rechnungsprozesse vollständig digitalisieren.

Vorteile:

• automatische Erstellung von E-Rechnungen
• automatische Verarbeitung eingehender Rechnungen
• direkte Übergabe an Buchhaltung und Finanzsysteme
• weniger manuelle Arbeit
• geringere Fehlerquote
• schnellere Zahlungsprozesse

Besonders in Verbindung mit einem modernen ERP-System wie deLUXE-ERP lassen sich Rechnungsprozesse vollständig automatisieren.

Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen – ein entscheidender Punkt

Ein häufig unterschätzter Aspekt der E-Rechnungspflicht ist die gesetzeskonforme Archivierung.

Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen revisionssicher und unveränderbar aufzubewahren.

Dabei gelten unter anderem folgende Anforderungen:

• Speicherung im Originalformat (z. B. XML)
• unveränderbare Archivierung
• vollständige Nachvollziehbarkeit
• jederzeitige Prüfbarkeit für Finanzbehörden
• Aufbewahrung für 10 Jahre

Es reicht nicht aus, nur eine PDF-Darstellung zu speichern.

Deshalb ist eine professionelle Archivlösung unverzichtbar.

Unsere Lösung: E-Rechnung mit revisionssicherer Archivierung

FUCHS EDV bietet gemeinsam mit einem spezialisierten Partner eine perfekte Lösung für die gesetzeskonforme E-Rechnung.

Unsere Lösung umfasst:

✔ Erstellung von E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)
✔ automatischen Empfang von E-Rechnungen
✔ ERP-Integration
✔ automatisierte Rechnungsverarbeitung
✔ revisionssichere Archivierung gemäß GoBD
✔ digitale Dokumentenverwaltung

Damit erfüllen Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern profitieren auch von effizienten digitalen Geschäftsprozessen.

E-Rechnung für deLUXE-ERP Anwender

Für Unternehmen, die bereits mit deLUXE-ERP arbeiten, lässt sich die E-Rechnung optimal integrieren.

Möglichkeiten:

• automatische Erstellung von ZUGFeRD- oder XRechnung-Formaten
• direkter Versand aus dem ERP
• automatischer Import eingehender Rechnungen
• Workflow für Rechnungsprüfung
• revisionssichere Archivierung

Damit wird die E-Rechnung zu einem integrierten Bestandteil der digitalen Unternehmensprozesse.

E-Rechnung als Chance für die Digitalisierung

Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnung umstellen, profitieren von zahlreichen Vorteilen:

• weniger Papier
• weniger manuelle Arbeit
• automatisierte Buchhaltung
• schnellere Rechnungsprozesse
• bessere Datenqualität
• geringere Kosten

Die E-Rechnung ist damit ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

Auch wenn die vollständige Pflicht erst 2028 gilt, müssen Unternehmen bereits heute vorbereitet sein.

Gründe:

• Empfangspflicht seit 2025
• Geschäftspartner stellen zunehmend auf E-Rechnung um
• ERP-Systeme müssen angepasst werden
• Archivierung muss GoBD-konform erfolgen

Unternehmen, die frühzeitig handeln, sichern sich:

• effiziente Prozesse
• rechtliche Sicherheit
• Wettbewerbsvorteile

FAQ zur E-Rechnungspflicht

Muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können.

Reicht eine PDF-Rechnung aus?

Nein. Eine PDF-Datei gilt rechtlich nicht als E-Rechnung, da sie kein strukturiertes Datenformat enthält.

Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen versenden?

• ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz
• ab 2028 für alle Unternehmen im B2B-Bereich

Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?

E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher gespeichert werden und für mindestens 10 Jahre verfügbar sein.

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FUCHS EDV unterstützt Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnungspflicht – von der Beratung bis zur technischen Umsetzung.

Unsere Leistungen:

• ERP-Integration der E-Rechnung
• Lösungen für deLUXE-ERP Anwender
• automatisierte Rechnungsprozesse
• revisionssichere Archivierung
• Digitalisierung der Buchhaltung

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