E-Rechnung und Archivierung gehören zusammen
Die E-Rechnung ist längst mehr als ein neues Rechnungsformat. Unternehmen müssen ihre Prozesse rund um Erstellung, Empfang, Verarbeitung und Archivierung elektronischer Rechnungen zunehmend vollständig digital organisieren.
Dabei stellt sich in der Praxis eine entscheidende Frage: Was passiert mit einer E-Rechnung nach dem Empfang oder Versand?
Wo wird das Original aufbewahrt? Wie lässt sich eine Rechnung später eindeutig wiederfinden? Und wie kann sichergestellt werden, dass auch bei technischen Störungen mit dem richtigen Dokument weitergearbeitet wird?
Mit dem neuen deLUXE-ERP Modul „Vault“ erweitert FUCHS EDV die E-Rechnungsverarbeitung in deLUXE-ERP um eine direkt integrierte Archivierungslösung.
Nach erfolgreich abgeschlossener Beta- und Testphase steht deLUXE-ERP „Vault“ kurz vor der Markteinführung und wird in den kommenden Wochen verfügbar sein.
Unser Ansatz ist dabei bewusst einfach: E-Rechnung und Archivierung gehören zusammen – und damit direkt in den ERP-Prozess.
E-Rechnungen direkt aus deLUXE-ERP archivieren
Viele Unternehmen arbeiten bei der Archivierung noch mit getrennten Abläufen. Rechnungen werden erstellt oder empfangen, anschließend exportiert, in Verzeichnissen abgelegt oder an weitere Systeme übergeben.
Mit deLUXE-ERP „Vault“ verfolgen wir einen anderen Ansatz.
Die Archivierung wird direkt mit den E-Rechnungsprozessen der deLUXE-ERP Software und Warenwirtschaft verbunden. Die zu einer Rechnung gehörenden Originaldateien können dem jeweiligen Vorgang eindeutig zugeordnet und in „Vault“ unveränderbar archiviert werden.
Dadurch entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess:
E-Rechnung erstellen oder empfangen → verarbeiten → archivieren → wiederfinden → prüfen
Für den Anwender bleibt dieser Ablauf einfach. Die technischen Prozesse für Speicherung, Zuordnung und Prüfung laufen weitgehend im Hintergrund.
Das Rechnungsoriginal im Mittelpunkt
Eine elektronische Rechnung besteht nicht zwangsläufig nur aus einem PDF-Dokument.
Bei XRechnung und ZUGFeRD spielen strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format eine zentrale Rolle. Je nach Rechnungsformat können daher unterschiedliche Bestandteile zu einem vollständigen Rechnungsvorgang gehören.
deLUXE-ERP „Vault“ ist darauf ausgelegt, die zu einem Vorgang gehörenden Originaldateien gemeinsam und eindeutig zugeordnet zu archivieren.
So können beispielsweise PDF/A und XML gemeinsam innerhalb eines Archivdokuments gespeichert und anschließend wieder abgerufen und geprüft werden. Diese Funktion wurde im Rahmen der durchgeführten Tests ausdrücklich berücksichtigt.
Für den Anwender bedeutet das:
Die E-Rechnung bleibt vollständig mit ihrem Vorgang verbunden – von der Verarbeitung bis zur Archivierung.
Eingangs- und Ausgangsrechnungen berücksichtigen
Vault ist für beide Seiten der E-Rechnungsverarbeitung vorgesehen.
Ausgangsrechnungen
Eine über das deLUXE-ERP Modul „E-Invoicing AR“ in deLUXE-ERP erstellte E-Rechnung kann mit ihrem finalen Dokumentstand archiviert und anschließend über den vorgesehenen Prozess versendet werden.
Die Archivierung ist damit kein nachträglicher Arbeitsschritt, sondern Bestandteil des Rechnungsprozesses. Die erfolgreiche Archivierung sowie die spätere Suche und Prüfung des Dokuments sind Bestandteil der getesteten Abläufe.
Eingangsrechnungen
Auch empfangene E-Rechnungen können im Zusammenspiel mit dem deLUXE-ERP Modul „E-Invocing AP“ sowie dem deLUXE-ERP „XR-Gateway“ verarbeitet und mit ihren Originaldaten an deLUXE-ERP „Vault“ übergeben werden.
Die archivierte Rechnung bleibt dabei eindeutig mit dem weiteren Verarbeitungsvorgang verbunden.
Damit können Unternehmen ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen innerhalb eines durchgängigen deLUXE-ERP Prozesses bearbeiten und archivieren.
Was passiert bei einer technischen Störung?
Ein digitaler Prozess muss nicht nur funktionieren, wenn alle beteiligten Systeme verfügbar sind.
Deshalb haben wir bei der Entwicklung von deLUXE-ERP „Vault“ besonderen Wert darauf gelegt, auch mögliche Fehler- und Wiederanlaufsituationen zu berücksichtigen.
Kann beispielsweise eine bereits archivierte Ausgangsrechnung aufgrund einer technischen Störung nicht per E-Mail versendet werden, bleibt das archivierte Original erhalten. Der spätere Versand kann mit dem bereits im „Vault“ gespeicherten Original fortgesetzt werden.
Auch eine vorübergehende Nichterreichbarkeit von Vault soll nicht dazu führen, dass Rechnungsoriginale unkontrolliert neu erzeugt werden. Der Vorgang bleibt erhalten und kann nach Wiederherstellung der Verbindung kontrolliert fortgesetzt werden.
Das sorgt für mehr Sicherheit und Nachvollziehbarkeit im täglichen Rechnungsprozess.
Sicherheit, die der Anwender nicht sehen muss
Eine gute Archivierungslösung soll für den Anwender möglichst unkompliziert sein. Im Hintergrund müssen jedoch verschiedene Sicherheitsmechanismen zuverlässig zusammenspielen.
deLUXE-ERP „Vault“ wurde deshalb unter anderem auf die eindeutige Zuordnung, Wiederauffindbarkeit und technische Überprüfbarkeit archivierter Dokumente ausgerichtet.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Mandantentrennung. Dokumente dürfen ausschließlich innerhalb des jeweils berechtigten Bereichs zur Verfügung stehen. Zugriffe eines anderen Mandanten auf fremde Dokumente müssen verhindert werden.
Darüber hinaus sind regelmäßige Systemprüfungen vorgesehen, mit denen unter anderem die Funktionsfähigkeit der Archivierung kontrolliert werden kann.
Auch Backup und Wiederherstellung gehören dazu
Sicherheit bedeutet für uns nicht nur, ein Dokument erfolgreich abzulegen.
Ebenso wichtig ist die Frage: Was passiert, wenn Daten aus einer Sicherung wiederhergestellt werden müssen?
Deshalb gehören auch Backup- und Wiederherstellungsszenarien zu den geprüften Abläufen von deLUXE-ERP „Vault“. Nach einer Wiederherstellung wird kontrolliert, ob der Systemstand wieder funktionsfähig ist und die gespeicherten Informationen weiterhin geprüft werden können.
Damit betrachten wir die Archivierung nicht als einzelnen Speichervorgang, sondern als dauerhaften und überprüfbaren Prozess.
Die Vorteile des deLUXE-ERP Moduls „Vault“
Für Unternehmen, die ihre E-Rechnungen bereits mit deLUXE-ERP verarbeiten oder ihre Rechnungsprozesse weiter digitalisieren möchten, bietet „Vault„ insbesondere folgende Vorteile:
- direkte Integration in deLUXE-ERP
- Archivierung als Bestandteil des E-Rechnungsprozesses
- Unterstützung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- gemeinsame Archivierung zusammengehörender Originaldateien
- Unterstützung von XML- und PDF/A-Dokumenten
- eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Rechnungsvorgang
- schnelles Suchen und Wiederfinden archivierter Rechnungen
- technische Überprüfung gespeicherter Dokumente
- kontrollierte Weiterverarbeitung bei technischen Störungen
- klare Trennung unterschiedlicher Mandanten
- regelmäßige Systemprüfungen
- Berücksichtigung von Backup- und Wiederherstellungsprozessen
- weniger manuelle Ablage
- weniger Medienbrüche im Rechnungsprozess
Welche Voraussetzungen gibt es?
deLUXE-ERP „Vault“ ist als integriertes Modul für deLUXE-ERP konzipiert.
Welche Komponenten darüber hinaus erforderlich sind, hängt vom gewünschten Einsatzbereich ab – insbesondere davon, ob Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder beide Rechnungsarten verarbeitet und archiviert werden sollen.
„Vault“ bietet dabei zwei Betriebsmodelle: Die Lösung kann entweder lokal auf der eigenen Infrastruktur des Unternehmens betrieben oder als Mandant auf unserer Serverinfrastruktur in Deutschland genutzt werden. Unsere hierfür eingesetzten Server befinden sich in einem besonders geschützten Bereich einer Serverfarm in Hamburg.
Damit lässt sich „Vault“ passend zu den technischen und organisatorischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens einsetzen. Auch eine langfristige Aufbewahrung über die jeweils erforderlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristenkann entsprechend berücksichtigt werden.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die Dokumentation des Archivierungsprozesses: Bei der Einrichtung erhält der Kunde eine von FUCHS EDV ausgearbeitete Prozessbeschreibung, in der die wesentlichen Abläufe und Maßnahmen rund um die Archivierung mit deLUXE-ERP Vault dokumentiert sind. Diese Dokumentation kann bei Bedarf auch im Rahmen einer Prüfung vorgelegt werden.
Eine externe Zertifizierung dieser Prozessbeschreibung wird aktuell durchgeführt und soll die dokumentierten Abläufe zukünftig zusätzlich bestätigen.
Die Einrichtung von „Vault“, die Auswahl des geeigneten Betriebsmodells und die Abstimmung der benötigten Komponenten erfolgen gemeinsam mit FUCHS EDV.
Mehr als nur ein Ablageort für E-Rechnungen
Mit „Vault“ möchten wir bewusst keinen zusätzlichen manuellen Ablageort schaffen.
Der wesentliche Unterschied liegt in der Verbindung mit der Warenwirtschaft:
Die Archivierung ist Bestandteil des eigentlichen Geschäftsprozesses in deLUXE-ERP.
Eine Rechnung wird erstellt oder empfangen, verarbeitet und anschließend dem zugehörigen Archivvorgang übergeben. Der Anwender muss nicht erst überlegen, wohin eine Datei kopiert oder welchem Vorgang sie nachträglich zugeordnet werden muss.
Damit verbindet deLUXE-ERP „Vault“ ERP-Software, Warenwirtschaft, E-Invoicing und Archivierung zu einem durchgängigen digitalen Rechnungsprozess.
deLUXE-ERP „Vault“ kommt in den nächsten Wochen
Die umfangreiche Beta- und Testphase des neuen Moduls wurde erfolgreich abgeschlossen. Dabei wurden nicht nur reguläre Rechnungsprozesse geprüft. Auch Fehlerfälle, Wiederanläufe, Dokumentenprüfungen, Zugriffsrechte sowie Backup- und Wiederherstellungsszenarien wurden berücksichtigt.
Der zugrunde liegende Testplan umfasst dafür zahlreiche unterschiedliche End-to-End- und Fehlerszenarien.
deLUXE-ERP Vault befindet sich damit in den letzten Vorbereitungen für die Markteinführung und wird in den kommenden Wochen verfügbar sein.
Mit dem neuen Modul erweitern wir deLUXE-ERP um einen weiteren wichtigen Baustein für die Digitalisierung des Rechnungswesens:
E-Rechnung erstellen. Empfangen. Verarbeiten. Archivieren. – direkt aus deLUXE-ERP.
FAQ – deLUXE-ERP „Vault“
Was ist das deLUXE-ERP Modul „Vault“?
„Vault“ ist ein neues deLUXE-ERP Modul zur integrierten Archivierung elektronischer Dokumente. Ein Schwerpunkt liegt auf der direkten Verbindung von E-Rechnungsverarbeitung und Archivierung innerhalb von deLUXE-ERP.
Kann ich E-Rechnungen direkt aus deLUXE-ERP archivieren?
Ja. „Vault“ verbindet die Archivierung direkt mit den E-Rechnungsprozessen in deLUXE-ERP. Dadurch werden zusätzliche manuelle Ablageschritte reduziert.
Können XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen archiviert werden?
„Vault“ ist für die Archivierung der im E-Rechnungsprozess verwendeten Originaldateien vorgesehen. Dazu gehören insbesondere strukturierte XML-Daten sowie – bei entsprechenden Prozessen – PDF/A-Dokumente.
Werden PDF/A und XML zusammen archiviert?
Ja. Zusammengehörende PDF/A- und XML-Dateien können innerhalb eines Archivdokuments gespeichert und anschließend wieder abgerufen werden.
Können auch eingehende E-Rechnungen archiviert werden?
Ja. Im Zusammenspiel mit dem „XR Gateway“ können auch die Originaldaten eingehender E-Rechnungen archiviert und dem weiteren Verarbeitungsvorgang zugeordnet werden.
Was passiert bei einem technischen Ausfall?
Die Prozesse sind darauf ausgelegt, Vorgänge kontrolliert fortzusetzen. Bereits archivierte Originale bleiben erhalten und Rechnungen sollen bei einer Unterbrechung nicht unkontrolliert neu erzeugt werden.
Können archivierte Rechnungen wieder gesucht und aufgerufen werden?
Ja. Suche, Dokumentabruf und Download der archivierten Originale gehören zu den vorgesehenen Funktionen von „Vault“.
Kann deLUXE-ERP „Vault“ auch lokal betrieben werden?
Ja. „Vault“ kann lokal auf der eigenen Infrastruktur des Unternehmens betrieben werden. Alternativ ist der Betrieb als Mandant auf der von FUCHS EDV bereitgestellten Serverinfrastruktur möglich.
Wo werden die Daten beim gehosteten Betrieb gespeichert?
Beim Hosting durch FUCHS EDV werden die „Vault“-Daten auf unserer Serverinfrastruktur in einem besonders geschützten Bereich einer Serverfarm in Hamburg, Deutschland, betrieben.
Wie lange können E-Rechnungen in „Vault“ aufbewahrt werden?
Vault ist auf eine langfristige Archivierung ausgelegt. Die Speicherung kann entsprechend der jeweils erforderlichen gesetzlichen und betrieblichen Aufbewahrungsfristen vorgesehen werden.
Erhalte ich eine Dokumentation zum Archivierungsprozess?
Ja. Bei der Einrichtung erhält der Kunde eine von FUCHS EDV ausgearbeitete Prozessbeschreibung, in der die wesentlichen Abläufe und Maßnahmen der Archivierung mit deLUXE-ERP „Vault“ dokumentiert sind.
Kann die Prozessbeschreibung bei einer Prüfung vorgelegt werden?
Ja. Die Prozessbeschreibung dient dazu, die eingesetzten Abläufe nachvollziehbar zu dokumentieren und kann bei Bedarf im Rahmen einer Prüfung vorgelegt werden.
Wann ist deLUXE-ERP „Vault“ verfügbar?
Die Beta- und Testphase wurde erfolgreich abgeschlossen. Die Markteinführung des deLUXE-ERP Moduls „Vault“ ist für die kommenden Wochen vorgesehen.