Die Einführung der E-Rechnung verändert die Geschäftsprozesse deutscher Unternehmen nachhaltig. Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich mit der Frage, wie elektronische Rechnungen gesetzeskonform erstellt, versendet und verarbeitet werden können. Spätestens mit den kommenden gesetzlichen Vorgaben wird deutlich: Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist keine Zukunftsvision mehr, sondern bereits heute gelebte Praxis.
In unseren vergangenen News haben wir bereits über die E-Rechnungspflicht, die europäische Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) sowie die zunehmende Digitalisierung kaufmännischer Prozesse berichtet. Dabei wird eines immer deutlicher: Eine E-Rechnung endet nicht mit dem erfolgreichen Versand an den Kunden.
Genau an diesem Punkt beginnt ein weiterer, häufig unterschätzter Prozess – die gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung.
Der Versand ist nur ein Teil des gesamten Rechnungsprozesses
Viele Unternehmen konzentrieren sich aktuell verständlicherweise auf die Erstellung von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen. Schließlich sollen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und Rechnungen künftig elektronisch an Geschäftspartner übermittelt werden.
Doch eine elektronische Rechnung besteht nicht nur aus ihrem Versand.
Auch nach der Übermittlung muss sichergestellt sein, dass sämtliche Rechnungsdaten über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar bleiben. Gleichzeitig müssen Unternehmen in der Lage sein, diese Dokumente bei einer Betriebsprüfung schnell bereitzustellen und ihre Echtheit sowie Unveränderbarkeit nachweisen zu können.
Wer sich ausschließlich mit dem Versand beschäftigt, betrachtet deshalb nur einen Teil des gesamten digitalen Rechnungsprozesses.
Digitalisierung bedeutet durchgängige Prozesse
Die Einführung der E-Rechnung sollte nicht als isolierte Pflicht verstanden werden. Vielmehr bietet sie Unternehmen die Chance, ihre bestehenden Abläufe vollständig zu digitalisieren und nachhaltig zu optimieren.
Ein moderner Rechnungsprozess beginnt bereits bei der Erstellung der Rechnung im ERP-System. Anschließend erfolgt der elektronische Versand im jeweils erforderlichen Format. Danach schließen sich weitere wichtige Prozessschritte an – beispielsweise die strukturierte Ablage, die langfristige Archivierung sowie die schnelle Recherche der Dokumente.
Erst wenn diese Prozesskette vollständig digital abgebildet wird, entstehen die Vorteile, die Unternehmen heute von einer modernen ERP-Lösung erwarten dürfen.
Mit dem deLUXE-ERP Modul „E-Invoicing AR“ erfolgt der Rechnungsversand direkt
Mit dem deLUXE-ERP Modul „E-Invoicing AR“ stellt FUCHS EDV eine vollständig integrierte Lösung für den elektronischen Versand von Ausgangsrechnungen bereit.
Elektronische Rechnungen werden direkt aus deLUXE-ERP erzeugt und im jeweiligen Zielformat bereitgestellt. Dadurch entfällt der Einsatz zusätzlicher Insellösungen oder manueller Zwischenschritte. Sämtliche Informationen stammen unmittelbar aus den vorhandenen ERP-Daten und stehen für den Rechnungsversand konsistent zur Verfügung.
Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern erhöht gleichzeitig die Prozesssicherheit und unterstützt Unternehmen dabei, aktuelle gesetzliche Anforderungen zuverlässig umzusetzen.
Nach dem Versand beginnt der eigentliche Lebenszyklus einer Rechnung
Was viele Unternehmen unterschätzen: Eine Rechnung begleitet einen Geschäftsvorgang oftmals über viele Jahre hinweg.
Sie wird bei Rückfragen benötigt, dient als Nachweis gegenüber Kunden, bildet die Grundlage für Auswertungen und muss im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten jederzeit verfügbar sein.
Deshalb sollte bereits bei der Einführung der E-Rechnung auch die spätere Archivierung berücksichtigt werden.
Hierzu gehören unter anderem:
- die unveränderte Aufbewahrung der Rechnungsdaten,
- die strukturierte Zuordnung zu Belegen und Geschäftsvorgängen,
- die schnelle Recherche archivierter Dokumente,
- die langfristige Verfügbarkeit sämtlicher Rechnungsinformationen,
- sowie nachvollziehbare Dokumentenprozesse innerhalb des Unternehmens.
Gerade diese nachgelagerten Prozesse entscheiden darüber, wie effizient Unternehmen künftig mit elektronischen Rechnungen arbeiten können.
Viele Anforderungen lassen sich mit deLUXE-ERP bereits heute umsetzen
Die gute Nachricht lautet: Zahlreiche Unternehmen, die deLUXE-ERP bereits einsetzen, verfügen schon heute über leistungsfähige Funktionen zur Digitalisierung ihrer Rechnungs- und Dokumentenprozesse.
Neben dem Modul „E-Invoicing AR“ bietet deLUXE-ERP verschiedene Möglichkeiten, elektronische Dokumente zentral zu verwalten und in bestehende Geschäftsprozesse zu integrieren. Je nach Unternehmensanforderung stehen hierfür unterschiedliche Lösungen zur Verfügung, die sich seit vielen Jahren im produktiven Einsatz bewährt haben.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Workflow – von der Erstellung der Ausgangsrechnung über den elektronischen Versand bis hin zur strukturierten Verwaltung der zugehörigen Dokumente.
Die größten Vorteile entstehen häufig erst nach der Einführung
In vielen Projekten stellen wir fest, dass Unternehmen zunächst ausschließlich die gesetzlichen Anforderungen erfüllen möchten. Das ist verständlich – greift jedoch häufig zu kurz.
Die eigentlichen Optimierungspotenziale entstehen oftmals erst im Anschluss.
Digitale Rechnungsprozesse ermöglichen beispielsweise:
- weniger manuelle Arbeitsschritte,
- schnellere Bearbeitungszeiten,
- eine zentrale Dokumentenverwaltung,
- geringere Fehlerquoten,
- deutlich kürzere Suchzeiten,
- transparente Dokumentenabläufe,
- sowie eine nachhaltige Digitalisierung kaufmännischer Prozesse.
Dadurch entwickelt sich die E-Rechnung von einer gesetzlichen Verpflichtung zu einem echten Effizienzgewinn für das gesamte Unternehmen.
Neue gesetzliche Anforderungen kommen – deLUXE-ERP entwickelt sich kontinuierlich weiter
Mit der fortschreitenden Digitalisierung des Rechnungswesens werden sich auch die gesetzlichen Anforderungen weiterentwickeln. Nationale Vorgaben sowie europäische Initiativen wie ViDA zeigen bereits heute die Richtung.
Als Hersteller von deLUXE-ERP beobachten wir diese Entwicklungen kontinuierlich und entwickeln unsere Lösungen konsequent weiter. Neue gesetzliche Anforderungen fließen fortlaufend in unsere Software ein, damit unsere Kunden frühzeitig auf zukünftige Änderungen vorbereitet sind.
Unser Ziel ist es dabei nicht nur, gesetzliche Vorgaben umzusetzen, sondern Unternehmen langfristig leistungsfähige Werkzeuge für ihre digitalen Geschäftsprozesse bereitzustellen.
Ein vollständig digitaler Rechnungsprozesses
Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als die Umstellung auf ein neues Rechnungsformat. Sie ist der Beginn eines vollständig digitalen Rechnungsprozesses.
Wer bereits heute den gesamten Lebenszyklus einer Ausgangsrechnung betrachtet – von der Erstellung über den Versand bis hin zur langfristigen Archivierung –, schafft die Grundlage für effiziente, rechtssichere und zukunftsorientierte Unternehmensprozesse.
Mit dem deLUXE-ERP Modul E-Invoicing AR sowie weiteren bewährten Lösungen unterstützt FUCHS EDV Unternehmen bereits heute dabei, diese Anforderungen erfolgreich umzusetzen.
Gerne beraten wir Sie persönlich und zeigen Ihnen, wie sich Ihre bestehenden Rechnungs- und Dokumentenprozesse mit deLUXE-ERP weiter optimieren lassen. Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die nicht nur den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern Ihr Unternehmen auch langfristig für die Zukunft vorbereitet.
Häufig gestellte Fragen zur Archivierung elektronischer Rechnungen (FAQ)
Warum reicht der Versand einer E-Rechnung allein nicht aus?
Mit dem Versand einer elektronischen Rechnung ist der gesetzliche Prozess noch nicht abgeschlossen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig, unverändert und jederzeit verfügbar bleiben. Eine strukturierte Archivierung ist daher ein wesentlicher Bestandteil eines rechtskonformen Rechnungsprozesses.
Welche Vorteile bietet das deLUXE-ERP Modul „E-Invoicing AR“?
Mit „E-Invoicing AR“ erstellen und versenden Sie elektronische Ausgangsrechnungen direkt aus deLUXE-ERP. Der gesamte Prozess ist in Ihre bestehenden ERP-Abläufe integriert und unterstützt die Ausgabe gängiger E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD – ohne zusätzliche Insellösungen.
Warum sollte die Archivierung bereits bei der Einführung der E-Rechnung berücksichtigt werden?
Wer Archivierung und E-Rechnungsversand gemeinsam plant, schafft durchgängige digitale Prozesse. Das reduziert späteren Anpassungsaufwand und sorgt dafür, dass gesetzliche Anforderungen sowie interne Dokumentationspflichten von Anfang an berücksichtigt werden.
Unterstützt deLUXE-ERP auch die Verwaltung archivierter Rechnungen?
Ja. deLUXE-ERP bietet verschiedene Lösungen zur strukturierten Verwaltung und Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente. Je nach Unternehmensanforderung stehen hierfür unterschiedliche Module und Erweiterungen zur Verfügung, die sich seit vielen Jahren im praktischen Einsatz bewährt haben.
Welche Rechnungsformate unterstützt deLUXE-ERP?
Das Modul „E-Invoicing AR“ unterstützt die Erstellung und den Versand der gesetzlich relevanten E-Rechnungsformate, darunter insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Welche Formate für Ihr Unternehmen erforderlich sind, hängt von Ihren Kunden und den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen ab.
Ist das Thema Archivierung nur für große Unternehmen relevant?
Nein. Die gesetzlichen Anforderungen gelten unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch kleine und mittelständische Unternehmen sollten ihre Rechnungs- und Archivierungsprozesse frühzeitig digitalisieren und zukunftssicher gestalten.
Welche Vorteile bietet ein vollständig digitaler Rechnungsprozess?
Ein durchgängiger digitaler Workflow reduziert manuelle Arbeitsschritte, minimiert Fehlerquellen, beschleunigt die Bearbeitung von Rechnungen und ermöglicht eine schnelle Recherche archivierter Dokumente. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer höheren Prozesssicherheit und einer effizienteren Arbeitsweise.
Welche Rolle spielt ViDA für deutsche Unternehmen?
Die europäische Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) zeigt deutlich, dass sich die Digitalisierung des Rechnungswesens in den kommenden Jahren weiterentwickeln wird. Unternehmen sollten ihre Prozesse deshalb frühzeitig so aufstellen, dass sie auch zukünftigen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.
Unterstützt FUCHS EDV bei der Einführung von „E-Invoicing AR“?
Selbstverständlich. Unsere Experten begleiten Sie von der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse über die Einrichtung des Moduls bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiter. Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die optimal zu Ihren Anforderungen passt.
Wie erfahre ich, welche Lösung für mein Unternehmen sinnvoll ist?
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an seine Rechnungs- und Dokumentenprozesse. Gerne beraten wir Sie persönlich und zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten deLUXE-ERP bereits heute bietet und wie sich Ihre Abläufe effizient und zukunftssicher gestalten lassen.