E-Rechnung im Handel: Warum das richtige Format allein nicht ausreicht

Die elektronische Rechnung ist längst mehr als eine gesetzliche Verpflichtung. Gerade im Groß- und Einzelhandel steigen die Anforderungen an die Qualität und Vollständigkeit der Rechnungsdaten. Denn nur wenn alle relevanten Informationen strukturiert vorliegen, lassen sich Rechnungen effizient und möglichst ohne manuelle Nachbearbeitung verarbeiten.

Mit der zunehmenden Verbreitung von XRechnung, ZUGFeRD und elektronischen EDI-Verfahren verändern sich auch die Erwartungen der Unternehmen an ihre Lieferanten.

Eine E-Rechnung kann sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllen und dennoch zusätzlichen Bearbeitungsaufwand verursachen. Beispielsweise dann, wenn Bestellnummern fehlen, Artikel nicht eindeutig identifiziert werden können oder Angaben zum tatsächlichen Lieferort unvollständig sind.

Entscheidend ist deshalb nicht allein das Rechnungsformat, sondern die Qualität der darin enthaltenen Daten.

Was der Handel von elektronischen Rechnungen erwartet

Handelsunternehmen möchten eingehende Rechnungen möglichst automatisiert mit Bestellungen, Wareneingängen und Lieferungen abgleichen. Hierfür sind neben den gesetzlichen Pflichtangaben weitere Informationen von Bedeutung:

• Bestell- und Lieferscheinnummern zur eindeutigen Zuordnung von Rechnungen zu Geschäftsvorgängen.
• GLN (Global Location Number) zur Identifikation von Geschäftspartnern und Lieferstandorten.
• GTIN (Global Trade Item Number) sowie Kunden- und Lieferantenartikelnummern zur eindeutigen Artikelidentifikation.
• Lieferadressen, Rabatte und Zuschläge für eine vollständige und nachvollziehbare Rechnungsprüfung.

Welche Angaben tatsächlich benötigt werden, hängt auch von den Anforderungen des jeweiligen Handelspartners ab.

Die Grundlage hierfür bilden vollständig gepflegte Artikel-, Adress- und Auftragsstammdaten im ERP-System. Denn Informationen, die bereits im Geschäftsprozess fehlen, können später auch nicht zuverlässig in die elektronische Rechnung übernommen werden.

Neue Branchenstandards schaffen Orientierung

Der Verband elektronische Rechnung (VeR), dem auch FUCHS EDV als Mitglied angehört, hat gemeinsam mit führenden Handelsunternehmen zusätzliche Qualitätsanforderungen für elektronische Rechnungen entwickelt.

Der im Oktober 2026 vorgestellte Mindeststandard „E-Rechnung bereit für den Handel“ berücksichtigt insgesamt 39 Datenfelder der europäischen Rechnungsnorm EN 16931, darunter 28 zusätzliche handelsspezifische Anforderungen.

Damit soll der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und Handelsunternehmen weiter vereinheitlicht und die automatisierte Verarbeitung verbessert werden.

Das dazugehörige VeR-Qualitätssiegel bietet Unternehmen eine zusätzliche Orientierung bei der Auswahl geeigneter E-Rechnungslösungen. Es handelt sich dabei um einen freiwilligen Branchenstandard und nicht um eine zusätzliche gesetzliche Verpflichtung.

Als Mitglied des VeR begleiten wir diese Entwicklungen aufmerksam und prüfen fortlaufend, welche zusätzlichen Anforderungen wir im Rahmen der Weiterentwicklung von deLUXE-ERP sinnvoll berücksichtigen und sukzessive ergänzen können.

E-Rechnung und EDI: Was sich ab 2027 und 2028 ändert

Auch die gesetzlichen Übergangsfristen sollten Unternehmen im Blick behalten:

• Seit dem 1. Januar 2025: Unternehmen müssen grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen können.
• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen grundsätzlich elektronische Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt grundsätzlich unabhängig vom Umsatz, soweit keine gesetzlichen Ausnahmen greifen.

Wichtig für Unternehmen mit bestehenden EDI-Verfahren: EDI bleibt auch nach 2027 weiterhin möglich. Voraussetzung ist, dass die gesetzlichen Anforderungen an die Interoperabilität mit der europäischen Norm EN 16931 erfüllt werden.

Die Übergangsregelung für bisherige EDI-Rechnungen, die diese Voraussetzungen noch nicht erfüllen, endet für Umsätze nach dem 31. Dezember 2027.

Unternehmen sollten daher rechtzeitig prüfen, ob ihre bestehenden EDI-Schnittstellen, Datenzuordnungen und Übertragungsverfahren den künftigen Anforderungen entsprechen.

deLUXE-ERP: E-Rechnungen als Bestandteil durchgängiger Geschäftsprozesse

Mit den integrierten E-Invoicing-Modulen für Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterstützt deLUXE-ERP bereits heute die elektronische Rechnungsverarbeitung mit XRechnung und ZUGFeRD.

Das XR-Gateway ergänzt die Lösung als zentrale Schnittstelle für den automatisierten Empfang und die Weiterverarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen.

In Verbindung mit der Warenwirtschaft, den Artikel- und Adressstammdaten, der Auftragsabwicklung sowie den verfügbaren EDI-Modulen bietet deLUXE-ERP eine integrierte Grundlage für digitale Geschäftsprozesse.

Dabei beschränkt sich unsere Weiterentwicklung nicht allein auf gesetzliche Vorgaben. Wir berücksichtigen ebenso die praktischen Anforderungen unserer Kunden, ihrer Lieferanten und Handelspartner sowie die Empfehlungen der Branchenverbände.

Neue Anforderungen bewerten wir hinsichtlich ihres Nutzens und ihrer technischen Umsetzung und ergänzen unsere Lösungen bei entsprechendem Bedarf schrittweise.

Unsere Empfehlung: Prüfen Sie jetzt Ihre Rechnungs- und Stammdaten

Unternehmen sollten die bevorstehenden gesetzlichen Änderungen zum Anlass nehmen, ihre bestehenden Abläufe zu überprüfen. Insbesondere die Qualität der Stammdaten, die Übernahme von Bestell- und Lieferinformationen sowie vorhandene EDI-Verbindungen verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit.

Denn das eigentliche Potenzial der E-Rechnung liegt nicht allein im Wegfall von Papier oder PDF-Dokumenten, sondern in der durchgängigen Digitalisierung und Automatisierung kaufmännischer Geschäftsprozesse.

Sie möchten wissen, wie Ihr Unternehmen mit deLUXE-ERP auf die kommenden Anforderungen vorbereitet ist?

Sprechen Sie uns gerne an. Wir beraten Sie zu den Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsverarbeitung, zu bestehenden EDI-Schnittstellen und zur weiteren Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.