Dokumentenmanagement & Archivierung mit deLUXE-ERP

Dokumente zentral verwalten, Geschäftsvorgängen zuordnen und elektronische Rechnungen sicher archivieren

Digitales Dokumentenmanagement, sichere E-Rechnungsarchivierung und lückenlose Softwaredokumentation mit deLUXE-ERP

Eine zentrale Dokumentenverwaltung, die sichere Archivierung elektronischer Rechnungen und die nachvollziehbare Dokumentation von Softwareänderungen sind wichtige Bestandteile moderner Unternehmensprozesse. Mit den integrierten Modulen von deLUXE-ERP lassen sich geschäftliche Dokumente strukturiert verwalten, langfristig aufbewahren und unmittelbar mit den jeweiligen Vorgängen innerhalb der Warenwirtschaft verknüpfen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand, erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen und unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

Das integrierte Dokumentenmanagement (DMS) ermöglicht die zentrale Organisation und Verwaltung geschäftlicher Unterlagen. Für besonders schützenswerte und DSGVO-relevante Dokumente bietet das Modul Advanced Securityzusätzliche Sicherheitsfunktionen und eine geschützte Archivierung. Mit deLUXE-ERP Vault steht darüber hinaus eine spezialisierte Lösung für die verschlüsselte und langfristige Archivierung elektronischer Eingangs- und Ausgangsrechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zur Verfügung. Unternehmen können dabei zwischen der Archivierung auf einem eigenen Server und dem Hosting durch FUCHS EDV in Hamburg wählen.

Ein weiterer Bestandteil ist die Softwaredokumentation mit integriertem Changelog. Sie ermöglicht die strukturierte Erfassung und nachvollziehbare Dokumentation von Softwareänderungen, individuellen Anpassungen und Weiterentwicklungen. Damit bleiben wichtige Informationen zur eingesetzten Software zentral verfügbar und können bei Bedarf gezielt eingesehen werden.

Alle Module sind auf die Arbeitsabläufe von deLUXE-ERP abgestimmt und ergänzen die Warenwirtschaft um wichtige Funktionen für Dokumentenverwaltung, Informationssicherheit, elektronische Rechnungsarchivierung und Softwaredokumentation. Unternehmen profitieren von durchgängigen digitalen Prozessen, einer einheitlichen Datenbasis und dem direkten Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen, ohne dafür zwischen unterschiedlichen Anwendungen wechseln zu müssen.

Module für Dokumente & Archivierung

Archiv / Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Anforderung

Bei der Bearbeitung von Geschäftsprozessen fallen viele Informationen an, die originär in Dokumentenform vorliegen. Mit der Integration des deLUXE-ERP Moduls „Archiv“  (Dokumentenmanagementsystem) haben alle Unternehmensbereiche wie z.B. Vertrieb, Einkauf, oder Rechnungswesen direkten Zugriff auf alle wichtigen Unternehmensdaten, Dokumente und Dateien.

Leistungsumfang

Das deLUXE-ERP Modul „Archiv“ ist ein in deLUXE-ERP integriertes Dokumentenmanagementsystem, das Unternehmen dabei unterstützt, Informationen und Dokumente, die im Rahmen von Geschäftsprozessen entstehen, effizient zu verwalten. Durch die Integration dieses Moduls haben alle Unternehmensbereiche wie Vertrieb, Einkauf und Rechnungswesen direkten Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten, Dokumente und Dateien.

Der Leistungsumfang des Moduls „Archiv“ ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentenverwaltung und -pflege zu standardisieren. Anwender des deLUXE-ERP-Systems können mit diesem Modul im Bereich der Anschriften, Angebote, Aufträge, Verbindlichkeiten, Bestellungen und des Sondermoduls „RMA“ beliebige und beliebig viele Dokumente und Dateien hinterlegen, finden oder speichern. Dabei müssen sie sich nicht um den tatsächlichen Aufenthaltsort dieser Dokumente im Netzwerk kümmern. Der Upload oder das Drag’n’Drop-Verfahren erleichtern den Vorgang.

Dank des „Archiv“-Moduls können beispielsweise Dokumente, die mit einem bestimmten Angebot in Verbindung stehen, wie Projektpläne, direkt aus dem Angebot heraus gespeichert oder aus relevanten Bereichen heraus geöffnet werden. Diese direkte Verknüpfung ermöglicht den schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen und verbessert die Effizienz der Arbeitsabläufe.

Das Modul bietet eine zentrale und strukturierte Ablage für Dokumente, die das Unternehmen betreffen. Durch die Möglichkeit, beliebige Dateiformate hochzuladen, können verschiedene Arten von Informationen und Dateien effektiv verwaltet werden, einschließlich Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Bilder, PDFs und mehr. Dies ermöglicht eine umfassende Erfassung und Organisation der Unternehmensdaten.

Darüber hinaus erleichtert das Modul „Archiv“ die Suche nach bestimmten Dokumenten. Anwender können verschiedene Suchkriterien verwenden, um die benötigten Informationen schnell zu finden. Dies spart Zeit und erhöht die Produktivität.

Die Integration des „Archiv“-Moduls in das deLUXE-ERP-System ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und eine effiziente Dokumentenverwaltung zu gewährleisten. Durch den direkten Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten können Mitarbeiter schneller und effektiver arbeiten. Die strukturierte Ablage und die leistungsstarke Suchfunktion erleichtern die Organisation und den Zugriff auf Dokumente, unabhängig von ihrem Dateiformat. Insgesamt trägt das Modul „Archiv“ dazu bei, die Effizienz und die Qualität der Unternehmensprozesse zu verbessern.

Vorteile

  • Einfaches, gezieltes und schnelles Archivieren beliebig vieler Dokumente (enbloc auch per Drag’n’Drop).
  • Schnelles und komfortables Auffinden.

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • deLUXE-ERP „WebGateway“
  • FTP-Server
  • Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH

Changelog (Softwaredokumentation)

Anforderung

In modernen ERP-Umgebungen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Systemanpassungen und Softwareänderungen lückenlos nachvollziehbar zu dokumentieren. Doch in der Praxis zeigt sich häufig ein anderes Bild: Änderungen werden informell übermittelt – per E-Mail, im Rahmen von Support-Tickets oder im direkten Gespräch. Dabei gehen wichtige Informationen oft verloren oder sind schwer auffindbar.

Das führt zu mehreren Problemen:

  • Fehlende Transparenz darüber, wann, warum und durch wen Änderungen vorgenommen wurden
  • Unklare Änderungsverläufe bei Anpassungen an Masken, Feldern oder Ablauflogik
  • Kommunikationslücken zwischen IT, Fachabteilungen und Management
  • Erschwerte Nachvollziehbarkeit bei Bugfixes, Systemupdates oder Funktionsanpassungen

Diese Intransparenz erschwert die tägliche Arbeit, erzeugt unnötige Rückfragen und bindet wertvolle Ressourcen im Support. Gerade bei wachsenden Systemlandschaften mit mehreren Modulen steigt der Bedarf nach einer zuverlässigen und zentralen Dokumentation aller Änderungen.

Leistungsumfang

Das deLUXE-ERP Changelog-Modul schafft hier eine effiziente Lösung: Es dokumentiert sämtliche Änderungen im ERP-System zentral, übersichtlich und automatisch. Damit wird das Changelog zur verlässlichen Informationsquellefür alle Beteiligten – vom Administrator über Key-User bis hin zum Management.

Alle Änderungen, die durch das Entwicklerteam erfolgen – sei es ein Bugfix, eine Erweiterung oder ein reguläres Update – werden automatisch und strukturiert im Changelog erfasst. Erfasst werden u. a.:

  • Änderungsdatum
  • Betroffene Funktionen oder Module
  • Detaillierte Beschreibung der Maßnahme
  • Versionsnummer des jeweiligen Updates

Diese Informationen ermöglichen eine lückenlose Rückverfolgbarkeit ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. Das entlastet sowohl IT-Verantwortliche als auch Fachbereiche und sorgt für mehr Klarheit in der täglichen ERP-Nutzung.

Übersicht & Filterfunktionen

Die Benutzeroberfläche des Changelog-Moduls ist so konzipiert, dass Informationen intuitiv zugänglich und schnell auffindbar sind. Anwender profitieren von einer Vielzahl praktischer Funktionen:

  • Chronologische Auflistung aller erfassten Änderungen
  • Filterfunktionen nach Änderungsdatum, Bereich (z. B. Einkauf, Lager, Vertrieb) oder Änderungstyp (z. B. Bugfix, Funktionserweiterung, Performance-Optimierung)
  • Volltextsuche zur schnellen Identifikation bestimmter Änderungen oder Schlagwörter
  • Modul- und Bereichszuweisung, um direkt zu erkennen, welche Fachabteilungen von der jeweiligen Änderung betroffen sind

Dank dieser strukturierten Übersicht behalten Anwender jederzeit den Überblick – selbst bei umfangreichen Updatezyklen oder komplexen Systemanpassungen.

Zielgruppen und Anwendungsbereiche

Das Changelog-Modul ist ein wertvolles Werkzeug für verschiedenste Unternehmensbereiche:

  • Administratoren und IT-Abteilungen, die Verantwortung für Systempflege und Updateprozesse tragen
  • Key-User und Fachabteilungen, die über Änderungen an Prozessen, Masken oder Funktionalitäten informiert bleiben müssen
  • Controlling, Revision oder Compliance-Verantwortliche, die im Rahmen von Audits oder internen Prüfungen nachvollziehen müssen, wann und warum Systemanpassungen erfolgt sind

Insbesondere bei Unternehmen mit stark regulierten Abläufen, hohem Dokumentationsbedarf oder branchenspezifischen Audit-Vorgaben unterstützt das Modul die nachhaltige Prozesssicherheit und Transparenz im ERP-System.

Vorteile

  • Zentrale Übersicht aller Änderungen, Anpassungen und Fehlerkorrekturen
  • Automatische Dokumentation ohne zusätzlichen Pflegeaufwand
  • Filter- und Sortierfunktionen nach Datum, Bereich oder Änderungstyp
  • Schnelle Informationsbeschaffung für Administratoren und Anwender
  • Verbesserte Kommunikation zwischen Support, IT und Fachbereichen
  • Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Systemupdates
  • Unterstützung von ISO- und Audit-Vorgaben
  • Einfaches Änderungsmanagement für revisionssichere Prozess

Voraussetzungen

  • Lizenzierte, aktuelle Version der Software deLUXE-ERP

Vault – E-Rechnungsarchiv

Anforderung

Elektronische Rechnungen müssen einschließlich ihrer Originaldaten sicher, nachvollziehbar und über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Mit dem deLUXE-ERP Modul „Vault“ erfolgt die Archivierung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus der Warenwirtschaft. Rechnungsoriginale werden verschlüsselt gespeichert, eindeutig dem jeweiligen Geschäftsvorgang zugeordnet und können bei Bedarf jederzeit wieder abgerufen werden.

Leistungsumfang

Vault integriert die Archivierung elektronischer Eingangs- und Ausgangsrechnungen unmittelbar in die Rechnungsprozesse von deLUXE-ERP. Zusammengehörende XML- und PDF/A-Dateien werden gemeinsam archiviert, ohne dass eine zusätzliche manuelle Ablage erforderlich ist. Die verschlüsselte Speicherung, Mandantentrennung und integrierte Prüffunktionen unterstützen die sichere und nachvollziehbare Aufbewahrung der Rechnungsoriginale.

Für den Betrieb stehen zwei Varianten zur Verfügung: Die lokale Installation auf einem eigenen Server (On-Premises) oder das Hosting auf der Serverinfrastruktur von FUCHS EDV in Hamburg. Beide Varianten sind vollständig in deLUXE-ERP integriert. Eine ergänzende Prozessbeschreibung unterstützt Unternehmen bei ihrer Verfahrensdokumentation.

Vorteile

  • Vollständig in deLUXE-ERP integrierte E-Rechnungsarchivierung
  • Sichere, verschlüsselte Archivierung von XRechnung und ZUGFeRD
  • Automatische Zuordnung und direkter Zugriff auf archivierte Rechnungsoriginale
  • Keine zusätzliche manuelle Dateiablage oder separate Archivsoftware erforderlich
  • Wahl zwischen eigenem Server und Hosting durch FUCHS EDV in Hamburg
  • Unterstützung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationsanforderungen

Voraussetzungen

  • deLUXE-ERP
  • deLUXE-ERP-Modul „E-Invoicing AP“
  • deLUXE-ERP-Modul „E-Invoicing AR“
  • deLUXE-ERP-Modul „E-Invoicing ARZ“

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung