Kosten, Ablauf, Dauer und typische Fehler – der Praxisleitfaden für KMU

Die Einführung eines neuen ERP- oder Warenwirtschaftssystems ist für mittelständische Unternehmen eine weitreichende Entscheidung. Schließlich geht es nicht nur um eine neue Software. Einkauf, Verkauf, Artikelverwaltung, Lager, Logistik, Buchhaltung, E-Commerce und zahlreiche weitere Geschäftsprozesse sind unmittelbar betroffen.

Eine erfolgreiche Einführung beginnt deshalb nicht mit der Installation des Programms, sondern mit dem Verständnis der Geschäftsprozesse.

Gerade für Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitern sind klare Anforderungen, eine saubere Datenmigration, frühzeitig geplante Schnittstellen, realistische Projektabschnitte und die Einbindung der Mitarbeiter entscheidend.

FUCHS EDV begleitet mittelständische Unternehmen bei der Einführung von deLUXE-ERP als Warenwirtschafts- und ERP-System – von der Prozessanalyse über Datenübernahme und individuelle Anpassungen bis zum produktiven Betrieb und der anschließenden Weiterentwicklung.

Kurz gesagt: Eine moderne Warenwirtschaft sollte Prozesse vereinfachen, Informationen zusammenführen und Arbeit automatisieren – und nicht lediglich die bisherige Software ersetzen.

[ERP- und Warenwirtschaftsprojekt mit FUCHS EDV besprechen]

Was ist ein ERP- und Warenwirtschaftssystem?

Die Begriffe ERP-System und Warenwirtschaftssystem werden häufig gemeinsam verwendet. Trotzdem gibt es einen Unterschied.

Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich traditionell vor allem auf:

• Artikel und Stammdaten
• Einkauf und Beschaffung
• Verkauf und Auftragsbearbeitung
• Lager und Bestände
• Warenbewegungen
• Lieferungen und Versand
• Rechnungsstellung

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) geht darüber hinaus und verbindet weitere Unternehmensbereiche, Informationen und Prozesse innerhalb einer gemeinsamen Lösung.

In modernen mittelständischen Unternehmen verschwimmen diese Grenzen zunehmend.

deLUXE-ERP verbindet deshalb leistungsfähige Warenwirtschaft mit umfangreichen ERP-Funktionen.

Je nach Anforderungen können weitere Bereiche, Module, Schnittstellen und Automatisierungen ergänzt werden.

Für welche Unternehmen eignet sich deLUXE-ERP?

deLUXE-ERP richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen, die mehr benötigen als eine einfache Warenwirtschaft und gleichzeitig keine unnötig schwerfällige ERP-Landschaft aufbauen möchten.

Typische Branchen und Einsatzbereiche unserer Kunden sind:

• Handel und Großhandel
• technischer Handel und Industriebedarf
• E-Commerce und Versandhandel
• Produktion und Fertigung
• Medizintechnik und Laborbedarf
• Lebensmittel- und Weinhandel
• Distribution
• Dienstleistungsunternehmen

Dabei muss sich ein Unternehmen nicht in ein starres Branchenschema einordnen.

Gerade im Mittelstand sind häufig über viele Jahre besondere Prozesse entstanden.

Deshalb muss eine gute ERP- und Warenwirtschaftslösung Standardfunktionen mit den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens verbinden können.

ERP- und Warenwirtschaftssystem einführen: der Ablauf in 10 Schritten

1. Prozesse und Ziele analysieren

Am Anfang steht die Frage:

Was soll mit der neuen Warenwirtschaft eigentlich besser werden?

Wir betrachten bestehende Prozesse, eingesetzte Systeme, manuelle Arbeiten und bekannte Schwachstellen.

Dabei geht es nicht nur darum, vorhandene Abläufe zu dokumentieren. Wir möchten erkennen, wo Prozesse vereinfacht oder automatisiert werden können.

2. Projekt strukturieren

Ansprechpartner, Key-User, Verantwortlichkeiten und Projektabschnitte werden festgelegt.

Außerdem wird entschieden, welche Anforderungen zum produktiven Start zwingend benötigt werden und welche Funktionen später ergänzt werden können.

3. Anforderungen definieren

Jetzt werden die fachlichen und technischen Anforderungen konkretisiert.

Welche Funktionen sind notwendig?

Welche Auswertungen werden benötigt?

Welche Besonderheiten müssen berücksichtigt werden?

Welche Prozesse können bereits mit Standardfunktionen von deLUXE-ERP umgesetzt werden?

4. Datenmigration vorbereiten

Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Lagerbestände und weitere Stammdaten werden geprüft und für die Übernahme vorbereitet.

Dabei gilt:

Nicht alles, was im alten Warenwirtschaftssystem vorhanden ist, muss automatisch in das neue System übernommen werden.

5. deLUXE-ERP konfigurieren

deLUXE-ERP wird entsprechend den Anforderungen des Unternehmens eingerichtet.

Vorhandene Standardfunktionen und Module werden genutzt, bevor über individuelle Programmierungen entschieden wird.

6. Schnittstellen realisieren

Die notwendigen Verbindungen zu Fremdsystemen werden eingerichtet und getestet.

Dazu können beispielsweise E-Commerce, EDI, DATEV, E-Rechnung, Versand, Zahlungsanbieter oder externe Logistiksysteme gehören.

7. Mitarbeiter schulen

Mitarbeiter lernen die Funktionen, die sie für ihre tägliche Arbeit tatsächlich benötigen.

Verkauf, Einkauf, Lager, Logistik und Buchhaltung haben unterschiedliche Anforderungen.

Die Schulung sollte deshalb möglichst praxisbezogen erfolgen.

8. Geschäftsprozesse testen

Vor dem produktiven Start werden typische Abläufe mit realistischen Daten getestet.

Zum Beispiel:

Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung

Bestellung → Wareneingang → Lager → Rechnung

Onlineshop → Warenwirtschaft → Lager → Versand

EDI-Bestellung → Auftrag → Lieferavis → Rechnung

Fehler sollten möglichst jetzt gefunden werden – nicht nach dem Go-live.

9. Go-live

Die neue Warenwirtschaft übernimmt den produktiven Betrieb.

Daten, Arbeitsplätze, Benutzer, Drucker, Schnittstellen und zentrale Prozesse sollten zu diesem Zeitpunkt geprüft sein.

FUCHS EDV begleitet seine Kunden auch in dieser entscheidenden Projektphase.

10. Weiter optimieren und automatisieren

Eine ERP-Einführung endet nicht mit dem Go-live.

Weitere Auswertungen, Schnittstellen, Automatisierungen oder neue Geschäftsprozesse können anschließend schrittweise ergänzt werden.

Das ERP- und Warenwirtschaftssystem entwickelt sich mit dem Unternehmen weiter.

Standardsoftware oder individuelle Warenwirtschaft?

Eine der wichtigsten Entscheidungen lautet:

Wie viel Standard und wie viel Individualität benötigt das Unternehmen?

Wir halten wenig davon, jeden bestehenden Ablauf ungeprüft nachzuprogrammieren.

Ebenso wenig sinnvoll ist es jedoch, erfolgreiche Prozesse nur deshalb aufzugeben, weil eine Standardsoftware sie nicht unterstützt.

deLUXE-ERP verfolgt deshalb einen pragmatischen Mittelweg.

Viele Anforderungen können bereits über vorhandene Funktionen und Module abgebildet werden.

Wo dies nicht ausreicht und ein individueller Prozess einen nachvollziehbaren betrieblichen Nutzen bietet, kann FUCHS EDV entsprechende Anpassungen und Erweiterungen entwickeln.

Unser Grundsatz

So individuell wie nötig – so nah am Standard wie sinnvoll.

Das reduziert unnötigen Entwicklungsaufwand und hält die Warenwirtschaft langfristig wartbar und erweiterbar.

Datenmigration: Was passiert mit den Daten der alten Warenwirtschaft?

Die Datenübernahme gehört zu den wichtigsten Aufgaben bei einem ERP-Wechsel.

Über Jahre sammeln sich in einem Warenwirtschaftssystem häufig Daten an, die nicht mehr benötigt werden:

• doppelte Kunden
• veraltete Lieferanten
• nicht mehr benötigte Artikel
• unterschiedliche Schreibweisen
• alte Ansprechpartner
• überholte Preislisten
• historische Stammdaten

Deshalb sollte eine Datenmigration nicht einfach bedeuten:

„Alles aus der alten Warenwirtschaft in die neue kopieren.“

Gemeinsam sollte entschieden werden, welche Daten tatsächlich benötigt werden, welche Daten bereinigt werden müssen und welche historischen Informationen gegebenenfalls separat erhalten bleiben können.

Eine saubere Datenbasis verbessert anschließend nicht nur die tägliche Arbeit, sondern auch Auswertungen und automatisierte Prozesse.

Welche Schnittstellen benötigt eine moderne Warenwirtschaft?

Ein modernes Warenwirtschaftssystem arbeitet heute kaum noch allein.

deLUXE-ERP kann mit unterschiedlichen Systemen und Diensten verbunden werden.

Typische Anbindungen sind:

• B2B- und B2C-Onlineshops
• EDI-Systeme
• DATEV
• E-Rechnungen
• ZUGFeRD und XRechnung
• Versanddienstleister
• Zahlungsanbieter
• Dokumentenmanagement und Archivierung
• Telefonie und Kommunikation
• Lager- und Logistiksysteme
• Kundenportale
• Lieferantenportale
• individuelle APIs und Fremdsysteme

Je früher solche Schnittstellen im Projekt berücksichtigt werden, desto besser kann die gesamte Systemlandschaft geplant werden.

Was kostet die Einführung eines ERP- und Warenwirtschaftssystems?

Eine seriöse Pauschalantwort gibt es nicht.

Die Kosten werden insbesondere beeinflusst durch:

• Anzahl der Arbeitsplätze
• benötigte Funktionen und Module
• Umfang der Datenmigration
• Qualität der vorhandenen Daten
• Anzahl und Art der Schnittstellen
• individuelle Anpassungen
• gewünschte Automatisierungen
• Beratung und Projektmanagement
• Schulung und Einführung

Ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitern, einem Standort und überschaubaren Prozessen benötigt ein anderes Projekt als ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern, mehreren Lagern, E-Commerce, EDI und individuellen Abläufen.

Transparente Preise statt Überraschungen

Trotzdem müssen die Kosten einer ERP-Einführung planbar bleiben.

Deshalb versuchen wir, Projekte möglichst früh in klar definierte Leistungen und Projektabschnitte aufzuteilen.

Für eindeutig beschreibbare Leistungen können wir verbindlich kalkulierte Preise bzw. Festpreise anbieten.

Wo sich ein Aufwand im Vorfeld nicht zuverlässig bestimmen lässt, sprechen wir dies offen an.

Planbarkeit entsteht nicht durch möglichst niedrige Schätzungen, sondern durch klar definierte Leistungen.

[Anforderungen und ERP-Kosten mit uns besprechen]

Wie lange dauert die Einführung einer neuen Warenwirtschaft?

Die Projektdauer hängt nicht allein von der Unternehmensgröße ab.

Entscheidend sind unter anderem:

• Umfang der Anforderungen
• vorhandene Datenqualität
• Anzahl der Schnittstellen
• notwendige Anpassungen
• Verfügbarkeit der Key-User
• Geschwindigkeit interner Entscheidungen
• Umfang der Tests

Ein Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und klaren Standardprozessen kann deshalb unter Umständen schneller starten als ein kleineres Unternehmen mit zahlreichen Sonderlösungen.

Wir setzen daher auf überschaubare Projektabschnitte und klare Verantwortlichkeiten.

Nicht alles muss am ersten Tag fertig sein.

Warenwirtschaft und E-Commerce aus einer Hand

Gerade für Handels- und Versandunternehmen endet Warenwirtschaft nicht am ERP-System.

Mit deLUXE-ERP, eZENTRUM und eMOVER können Warenwirtschaft, B2B- und B2C-E-Commerce, Auftragsverarbeitung, Lager und Logistik miteinander verbunden werden.

Artikel, Kunden, Preise, Verfügbarkeiten, Bestellungen und weitere Informationen müssen dadurch nicht permanent zwischen unterschiedlichen Systemen manuell übertragen werden.

Je höher das Bestellvolumen wird, desto wichtiger werden durchgängige und automatisierte Prozesse.

Automatisierung: Was muss zukünftig überhaupt noch manuell erledigt werden?

Eine moderne Warenwirtschaft wie deLUXE-ERP sollte nicht nur Daten verwalten.

Sie sollte Arbeit abnehmen.

Bestellungen einlesen, Aufträge erzeugen, Belege erstellen, Bestände überwachen, Beschaffung optimieren, E-Rechnungen verarbeiten, Versandinformationen übertragen oder Daten mit Geschäftspartnern austauschen:

Viele wiederkehrende Prozesse lassen sich automatisieren.

Deshalb stellen wir bei ERP-Projekten gerne eine einfache Frage:

Welche Arbeit muss zukünftig überhaupt noch manuell erledigt werden?

Für wachsende Unternehmen kann genau das entscheidend sein.

Mehr Aufträge und mehr Umsatz sollten nicht automatisch bedeuten, dass der Verwaltungsaufwand im gleichen Verhältnis steigt.

Eigene Softwareentwicklung – schnelle Wege bei Anpassungen

Ein wesentlicher Vorteil von FUCHS EDV ist die enge Verbindung zwischen ERP-Beratung, Projektmanagement und eigener Softwareentwicklung.

Wenn eine Funktion der Warenwirtschaft erweitert oder angepasst werden muss, sind wir nicht ausschließlich von der Entwicklungsplanung eines externen ERP-Herstellers abhängig.

Anforderungen können direkt mit unserer Entwicklung abgestimmt und bewertet werden.

Wo eine Anpassung sinnvoll ist, kann sie gezielt umgesetzt werden.

Das ist gerade im Mittelstand wichtig.

Denn besondere Geschäftsprozesse sind nicht automatisch ein Problem.

Manchmal sind sie genau der Grund, warum ein Unternehmen erfolgreicher arbeitet als seine Wettbewerber.

Typische Fehler bei der Einführung eines ERP- oder Warenwirtschaftssystems

ERP-Projekte scheitern selten an einer einzigen Funktion.

Probleme entstehen häufig, wenn:

• Anforderungen nicht eindeutig definiert werden,
• zu viele Sonderwünsche gleichzeitig umgesetzt werden,
• Mitarbeiter zu spät eingebunden werden,
• alte Daten ungeprüft übernommen werden,
• Schnittstellen erst spät berücksichtigt werden,
• Verantwortlichkeiten fehlen,
• Tests zu kurz kommen,
• oder die ausgewählte Warenwirtschaft später kaum erweitert werden kann.

Eine ERP-Einführung ist deshalb nicht nur ein Softwareprojekt.

Sie ist immer auch ein Organisationsprojekt.

Warum FUCHS EDV und deLUXE-ERP?

FUCHS EDV entwickelt und betreut seit mehr als drei Jahrzehnten Warenwirtschafts- und ERP-Lösungen für mittelständische Unternehmen.

Unsere Kunden erhalten dabei nicht nur eine Software.

Wir verbinden:

• Warenwirtschaft und ERP
• Beratung und Prozessanalyse
• Projektmanagement
• eigene Softwareentwicklung
• E-Commerce
• EDI und Schnittstellen
• Logistik und Versand
• Automatisierung
• Schulung und Support

Dadurch erhalten unsere Kunden wesentliche Leistungen aus einer Hand.

Kurze Abstimmungswege ermöglichen es uns, Anforderungen und notwendige Anpassungen schnell zu bewerten und umzusetzen.

ERP- und Warenwirtschaftskompetenz aus Hamburg

Über 30 Jahre Erfahrung mit Unternehmenssoftware

Mehr als 600 deLUXE-ERP Installationen

Mehr als 14.900 Anwender

Eigene Softwareentwicklung in Hamburg

macOS und Windows

Warenwirtschaft, ERP, E-Commerce, EDI und Logistik aus einer Hand

Häufige Fragen zu ERP und Warenwirtschaft

Was ist der Unterschied zwischen ERP und Warenwirtschaft?

Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich insbesondere auf Artikel, Einkauf, Verkauf, Lager und Warenbewegungen. Ein ERP-System verbindet darüber hinaus weitere Unternehmensbereiche und Prozesse. deLUXE-ERP kombiniert Warenwirtschaft und umfangreiche ERP-Funktionen in einer gemeinsamen Lösung.

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem für den Mittelstand?

Neben Software und Arbeitsplätzen hängen die Gesamtkosten insbesondere von benötigten Modulen, Datenmigration, Schnittstellen, Anpassungen, Beratung und Schulung ab. Deshalb sollten die Anforderungen vor einer seriösen Kalkulation zunächst analysiert werden.

Was kostet eine ERP-Einführung?

Die Kosten hängen von Unternehmensgröße, Arbeitsplätzen, Modulen, Datenmigration, Schnittstellen und individuellen Anforderungen ab. FUCHS EDV bietet für klar definierte Leistungen möglichst verbindlich kalkulierte Preise bzw. Festpreise an.

Für welche Unternehmensgröße eignet sich deLUXE-ERP?

deLUXE-ERP eignet sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen mit etwa 10 bis 200 Mitarbeitern, die eine leistungsfähige und erweiterbare Warenwirtschafts- und ERP-Lösung benötigen.

Kann deLUXE-ERP individuell angepasst werden?

Ja. Neben vorhandenen Standardfunktionen und Modulen kann FUCHS EDV individuelle Erweiterungen und Schnittstellen entwickeln, wenn diese für die Geschäftsprozesse des Unternehmens sinnvoll sind.

Kann eine bestehende Warenwirtschaft durch deLUXE-ERP ersetzt werden?

Grundsätzlich ja. Dabei werden bestehende Prozesse, Daten und Schnittstellen zunächst analysiert und anschließend wird festgelegt, welche Daten übernommen und welche Abläufe zukünftig mit deLUXE-ERP umgesetzt werden.

Können Daten aus einem alten Warenwirtschaftssystem übernommen werden?

Grundsätzlich ja. Vor der Migration sollte jedoch geprüft werden, welche Daten tatsächlich benötigt werden und welche veralteten oder doppelten Datensätze vorher bereinigt werden sollten.

Kann deLUXE-ERP unter macOS und Windows eingesetzt werden?

Ja. deLUXE-ERP kann unter macOS und Windows sowie in gemischten Systemumgebungen eingesetzt werden.

Welche Schnittstellen kann deLUXE-ERP anbinden?

Typische Anbindungen bestehen zu Onlineshops, EDI, DATEV, E-Rechnung, Versanddienstleistern, Zahlungsanbietern, Dokumentenmanagement sowie Lager- und Logistiksystemen. Darüber hinaus können individuelle Schnittstellen umgesetzt werden.

Muss eine neue Warenwirtschaft komplett auf einmal eingeführt werden?

Nein. Gerade umfangreichere ERP-Projekte können sinnvoll in mehrere Phasen aufgeteilt werden. Nach dem produktiven Start können weitere Funktionen, Schnittstellen und Automatisierungen ergänzt werden.

Sie suchen ein neues Warenwirtschaftssystem oder planen einen ERP-Wechsel?

Dann sollte der erste Schritt nicht der Kauf einer Software sein.

Beginnen Sie mit Ihren Geschäftsprozessen.

Welche Abläufe funktionieren bereits gut?

Wo entstehen unnötige manuelle Arbeiten?

Welche Informationen fehlen?

Welche Systeme müssen miteinander verbunden werden?

Und welche Prozesse könnten zukünftig automatisiert werden?

Gemeinsam mit Ihnen betrachten wir Ihre Anforderungen und zeigen, wie sich diese mit deLUXE-ERP umsetzen lassen.

Sprechen Sie mit uns über Ihr ERP- und Warenwirtschaftsprojekt

Ob Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems, Ablösung einer bestehenden Lösung oder Modernisierung einer gewachsenen ERP-Landschaft:

Wir schauen uns gemeinsam mit Ihnen an, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.